中职学校档案管理工作存在的问题及对策

文/肇庆市工业贸易学校 关敏然

中职学校档案管理工作存在的问题及对策

文/肇庆市工业贸易学校 关敏然

当前中职学校档案管理工作还存在着诸多问题，不利于发挥档案应有的作用，需要尽快采取有效的解决措施，确保档案利用率得到提升。本文将简述中职学校档案管理工作存在的问题，并有针对性地提出了解决对策。

中职学校；档案；管理

档案管理工作可以将中职学校管理水平与办学质量体现出来，能够呈现出中职学校的历史真实面貌，并为科研、教学等提供真实、完整的资料。目前中职学校处于改革发展的关键阶段，档案管理工作作为中职学校重要的管理内容，也面临着诸多困难与挑战。需要档案管理人员提高重视程度，认真做好档案管理工作，为中职学校发展提供更好的服务。

一、中职学校档案管理工作存在的问题

（一）思想认识不足。档案管理在很大程度上影响中职学校的发展，能够为决策的制定提供可靠依据。但是当前很多人不重视档案管理工作，普遍抱着“重教学、轻档案”的思想，学校领导忽视档案管理工作，要求也不严格。这样一来，造成档案管理人员缺乏较强的归档意识，未及时做好档案收集、整理等工作，频繁发生档案丢失、破损等问题。

（二）收集资料不够完整。一些中职学校档案管理人员综合素质不高，未及时做好档案收集工作。由于档案管理人员思想上不重视，只对重要文件进行归档，而基础性文件随意处理。此外，还缺乏完善的档案管理制度，档案立卷上不够规范，收集范围不全、保管期限不长，档案管理与利用体系不健全。因为档案资料收集、整理和录入不够规范，不利于档案今后的查询与利用。

（三）档案信息化水平不高。中职学校档案管理工作上有很多不规范的地方，包括立卷、归档不及时，也未能按照规定销毁过期档案。从档案查阅上看，基本上通过手工完成，很多重要文件、案卷在反复调阅中会出现破损。中职学校不重视档案管理的信息化建设，为发挥出先进设备的作用，计算机、打印机、复印机、扫描仪和防磁柜等设备配置不齐全，这些都影响了档案的利用。

（四）人员素质问题。现阶段中职学校档案管理人员专业能力不强、综合素质偏低，大多是兼任的，无法将全部时间与精力投入到档案管理工作中。档案管理人员很少接受专业培训教育，对档案收集、整理、归档和利用等工作环节不够熟悉，影响了档案管理工作效率。一些档案管理人员未掌握先进的信息技术，为档案查询和利用造成不便，也让档案经常发生遗漏的情况。

二、加强中职学校档案管理工作的对策

（一）加强领导，提高认识。中职学校领导和档案管理人员要认真学习《档案法》，熟悉档案相关法律法规，充分认识到档案管理工作对促进学校建设的重要性，切实增强自己的档案管理意识。学校领导要高度重视档案管理工作，加大监督与管理力度，及时找出档案管理工作中存在的问题，督促相关人员尽快改进，确保档案管理水平得到提升，为中职学校的发展提供更好的服务。

（二）做好档案收集与整理工作。为提升中职学校档案管理工作的效率，需要重点做好档案收集与整理工作，除了要收集学校重点文件和材料以后，还要做好一些基础性档案的收集。在将档案资料收集起来以外，需要按照不同的门类和载体，根据年度与类别进行整理，确保及时归档保存，为今后的利用提供方便。

（三）加强档案管理信息化建设。中职学校档案管理人员要将计算机的优势体现出来，认真做好档案收集、整理、编目、保管、鉴定和检索等工作，让档案信息资源的配置更加科学、合理。中职学校要重视档案管理信息化建设，将各种先进设备配置齐全，促进档案管理效率不断提升，避免档案资料出现遗失，让档案检索、查阅和利用等高效进行。要建立自动化办公系统，通过实现自动检索，可以帮助利用者快速、准确查找到档案信息，让档案信息利用率得到提升。中职学校通过提升档案管理的信息化水平，还可以让信息资源得到共享，为档案的利用提供方便。

（四）提升档案管理人员素质。中职学校档案管理人员要提高重视，转变观念，积极学习，掌握更多信息技术，这样才能满足当前形势下档案管理工作的要求。档案管理人员要注重拓展知识面，熟悉档案标引、检索和编研等业务，自觉将学校档案管理制度落到实处。而中职学校也要为档案档案管理人员提供更多培训的机会，让他们了解档案相关法律法规，提升自己的责任感，做好档案管理工作，防止档案发生丢失、损坏等问题，促进学校科研、教学等工作更好开展。

三、结语

总之，中职学校通过做好档案管理工作，可以将自身管理水平、发展轨迹、文化积淀以及办学特色等如实反映出来。对此，中职学校要高度重视档案管理工作，逐步增加资金投入力度，健全档案管理制度，引进更多先进的管理技术与设备，为档案管理工作的顺利开展奠定良好基础。同时重视人才的引进与培养，促进档案管理工作水平不断提升，将档案资料的价值体现出来。

[1]宋月红.探析中职学校档案管理的现代化建设相关对策[J].科技展望,2015(13):214.

[2]何荣财.中职学校档案管理信息化的探索[J].黑龙江史志,2015(05):109-112.