档案标准化工作中存在的若干问题及对策研究

文/中国民用航空局档案馆 孟祥喜

档案标准化工作中存在的若干问题及对策研究

文/中国民用航空局档案馆 孟祥喜

本文通过对部分现行档案行业标准进行比较分析，指出目前档案行业部分标准之间、标准与法规之间存在相互冲突，编写不规范等问题。结合我国档案标准化工作现状，建议通过加强协调沟通，组织标准化知识培训，制定标准编制规范等措施加以规范和改进。

档案标准；标准化工作；标准编写

一、引言

档案标准化工作是指在档案工作领域内，由档案事业主管机关对档案工作的管理、方法、概念、原则、质量、设施等制定出科学的统一规划和技术规范，克服各自为政、各行其是的局面，以获得最佳的工作秩序和社会效益。结合工作中遇到的问题，发现目前依然存在着标准之间、标准与法规之间规定冲突以及不熟悉标准编制方法等问题。笔者试以若干现行标准为例逐一论述。

二、档案标准化工作中存在的若干问题分析

（一）标准与标准之间的冲突问题。行业内标准之间存在冲突。主要是指针对同一规范对象的不同标准要求不一致的情况。以文书档案管理标准为例，2001年《归档文件整理规则》DA/T22-2000（下文仅显示标准号，其他标准表述方式同此）下发实施，改变了过去立卷的整理方式，但《文书档案案卷格式》GB/T9705却未被废止。按照《中华人民共和国标准化法》（以下简称《标准化法》）第六条以及《中华人民共和国标准化法实施条例》（以下简称《实施条例》）第十四条的相关规定，在规范对象相同的情况下，有国家标准的，行业标准应予废止。然而DA/T22作为行业标准不但未被废止，且其“范围”中明确规定本标准适用于作为文书档案保存的归档文件的整理，与GB/T9705产生冲突。导致以“件”为单位的整理方式大行其道，却实质上处于不合法状态。档案行业与其他行业标准之间存在冲突。这一冲突是指针对同一规范对象的不同行政主管部门或标准化主管部门间要求不一致。如《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）的6.1.1中规定页码采取按件编页的方式。与住建部的《建设工程文件归档规范》5.3.1.1中规定编页方式依然采取每卷档案编一个流水号的方式产生了冲突。导致有些工程项目无法确定应该按照哪个标准整理建设项目档案，造成人财物的浪费。

（二）标准与法规之间的冲突问题。法规与标准的主要区别在于法规是由国家立法机构发布的规范性文件，在其辖区内具有强制性。标准是由公认机构发布的规范性文件，供有关人员自愿采用。法规与标准又是有联系的。为了保护人类健康、安全等目的，法规中常常涉及技术问题，通常这类法规叫技术法规。技术法规常常引用标准。标准与法规之间的冲突主要是指针对同一规范对象，档案标准与法规在要求上、适用条件上呈现的对立、矛盾的现象。二者的冲突大致有两种情况，一是出台了新的法规，与该法规规范内容冲突的相关标准却未被废止或修订。如《企业档案工作规范》与《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》规范对象有重合的部分，但迄今DA/T 42依然存在并未修订。二是相关标准已更新，但引用该标准的法规未同步修订。如《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》第十三、十五条中引用的《建设工程监理规范》《归档文件整理规则》等标准均已更新，该规章却未同步更新。这些标准之间、标准与法规之间的冲突必然带来重复劳动、成果认定不一等问题，造成上述问题的直接原因是制定标准的行政主管部门之间，行政主管部门与标准化部门之间协调机制缺失导致的，根本上则是由于标准化法规建设实践滞后造成的。

（三）标准编修规范化问题。由于标准编修人员对标准编写要求不熟悉导致部分现行的标准中存有一些错误，大概有以下几种表现形式：一是在标准中引用法规。这种错误不在少数，如DA/T42的5.2.4中引用了《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（档发字〔1998〕6号）等法规。《标准化工作指南第3部分：引用文件》GB/T20000.3-2014中明确指出标准中不宜再引用法律、行政法规、规章和其他政策性文件。二是编写标准要素时出现的一些细节问题。标准是由各种要素构成的，如前言、引言、规范性引用文件等称之为标准的要素，每个要素的编写均有相关要求，不注意则易出现错误。如《全宗卷规范》DA/T12-2012的“规范性引用文件”中个别被引用标准排序错误。

三、相关建议

（一）加强协调沟通，编制完善标准化法规。针对行业内不同标准间的冲突问题，笔者认为档标会每年制定新标准编修计划的同时，可对现行标准的修订、废止审查也做一计划，并向各级国家机构、社会组织及个人就标准的存废改征求意见。针对档案行业与其他行业标准间存在的问题，档标会可与其他标准化工作管理委员会协商后报标准化主管部门处理。针对标准与法规之间存在的冲突，档案行政管理部门应经常关注相关法规的变化情况，并与档标会建立专门的协调机制。但根本上还是有赖于相关法规的完善。目前《标准化法》《档案法》均已公布征求意见稿，政策法规部门可以此为契机，制定本行业标准化工作规定，补齐档案行业标准化工作长期无行业法规的短板。

（二）组织标准化知识培训，制定标准编制规范。不熟悉标准编写要求一方面是档案标准宣贯及培训中缺少对标准编写规则内容的培训。在对档案工作标准宣贯、培训的同时，增加对标准适用范围、条件、效力，档案标准化工作内容、支撑标准编修的基础性系列国家标准的介绍，能够较好地改变这一现状。

[1]蒋华.档案工作标准化现状分析及对策[J].淮海工学院学报(人文社会科学版),2005(4):98.

[2]什么是法规[EB/OL].http://www.sac.gov.cn/bzhzs/201108/ t20110829_96211.html,2016-12-18.