新版归档文件整理规则执行中的要点

文/吉林省农业科学院 翟季 栾天浩 孙祎龙

新版归档文件整理规则执行中的要点

文/吉林省农业科学院 翟季 栾天浩 孙祎龙

《新版归档文件整理规则》的制定和提出，将档案管理的制度进行了完善和加强，有益于管理的有序进行，提升了管理的效果。因此，本文针对新版归档文件整理规则执行中的要点做出了进一步探究，对规则执行中的要点在于文件一体化的前端控制、引入门类代码加强编制的科学性与高效性、文件的整理与改革进行了具体的分析。

归档文件；整理规则；执行要点

2015年的10月25号，最新修订的《归档文件整理规则》正式进行发布，代替了之前的文件，在2016年的6月1日全面开始执行。在新版的规则当中，除了对之前的纸质文档提出了整理要求以外，还加入了对电子板文件的相关管理，将文档的归档方式以及分类的形式做出了一系列的调整，增强了对文件进行整理以及修订等具体要求，对档案号的结构以及具体的编制工作提出了更好的要求，统一了室编与馆编件号，并在文件的附录当中增加了具体的归档示例等。

一、规则执行中的要点在于文件一体化的前端控制

信息科技的高度发展，电子文件的形式应运而生，并且得到非常广泛的应用。在新版的规则当中，管理的重点方向已将之前对纸质文件的管理逐步转向了对电子档案和文件的管理，尤其是在建立了数字档案馆之后，对数字档案进行管理是现在的关键任务。在新版的规则当中，为了更好地保障好电子文档的真实有效性，将执行的要点放在了对前端进行控制的基础上，并且控制好前端是落实档案一体化管理的关键。在《电子文件管理指南》当中，着重强调了电子文件所具有的生命周期，以及文件周期当中对其进行干预的关键时期。最后，把进行干预的有效时机定位为管理系统的设计阶段，将之前对纸质文件进行管理系统当中的后控制方式进行了提前，这样主张在文件产生之前便对其实施相应的管理行动。另外，为了更好地适应对电子文件实施的各项管理工作，把整理的程序进行简化，在新版的规则当中，统一了室编与馆编的件号，将其简化为件号，简单来说便是在文件当中被编排了档号之后，这个编号会永久陪伴该文件，一直到永久保存或者销毁。该项规则的提出，对文件的首次整理工作提出了非常严格的要求，要全力保障分类以及检定的过程中没有任何的失误。

二、规则执行中的要点在于引入门类代码加强编制的科学性与高效性

目前，计算机技术已经全面在管理档案之前进行使用，对档案进行管理的相关工作要利用检索工具，也就是全引目录以及案卷目录等等，为了更好地对其进行管理，要将每一本目录编制唯一的一个编号，也就是它的目录号码。这样，在对传统的档案编号制定相应的规则过程中，编号是非常重要的要素。在应用人工进行检索的管理系统当中，目录号发挥了关键性的作用。由于计算机的发展，对档案进行管理的相关工作也产生了非常大的变革。其一，档案的数量增长的速度非常快，但是在一本目录当中能够接纳的档案条目是非常有限的，立档单位又经常会出现几十个目录号，同类档案当中又会分出较多的目录号，所以被安排在各个档案门类以及类别当中，影响了档案管理的有序进行。其二，计算机对数据处理的功能非常强大，具备高效的管理能力，与纸质类型的目录进行比较，电子目录非常方便，这样除了对库存进行盘点的相关工作以外，已经很少应用以往的搜索形式。在这样的情况下，要对以往的编制规则实施有针对性的调整，以便使其能够适应时代的发展和工作的需要。因此，在新规则当中，在档案结构当中引进了档案门类代码，并且，门类代码适用于全部的档案门类。该代码是各类档案当中的识别标识是唯一的，通常会应用拼音的首个字母。门类代码与以往的目录号进行比较，具备的最大优势在于非常容易进行辨识，数量是可以控制，所以引入门类代码的执行要点在于使编号更为高效、科学。

三、规则执行中的要点在于文件的整理与改革

社会实践工作的高度发展，档案所进行管理的对象也会发生改变，在档案管理的过程当中会不断加入新的科学技术和管理措施。所以，要对文件的管理规则实施有效的调整，使其能够更好地迎合工作的需求。之前制定的规则已经不能满足工作的需求，新版的规则对其进行了修正以及革新，加强了纸质文件与电子文件的整合和统一，分别列举出了整体的具体要求，使其整合有序，具有非常清晰的条理性。新版在内容的补充上，将文件进行分类的方法进行了调整，优化装订文件使用的材料等。

四、结束语

总之，在新版制定的规则当中，不论是在内容上还是在内部的架构上，都将文件归档的流程以及方式进行了细化，将整理的具体要求进行了明确，对具体工作流程的管理有十分重要的意义。所以，只有切实落实新版规则当中的各项要求，明晰执行当中的要点，才能真正将管理的质量进行提升，使管理水平以及管理的效果提高至更高的层级。

[1]龙建强.新版《归档文件整理规则》修订内容浅析[J].机电兵船档案,2016(01):44-45.

[2]王瑞,吴长静.新版《归档文件整理规则》给国有企业文书档案管理带来的变化[J].山东档案,2016(06):43-44.