信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新

蒲明桂

【摘要】本文对我国当下办公室文书档案管理工作的现实情况进行分析，并且对于现有的管理问题给出相关性、针对性的解决办法，提出变更的新措施，以此完善办公室人员对文书档案的管理。

【关键词】信息化视角；办公室文书档案管理；改革和创新

在我国社会不断信息化的环境下，对于办公室的文案管理要求逐渐增高，带来了巨大的挑战。怎样使办公室的文书档案管理能符合现阶段社会需求的不断更新，是办公室工作人员面临的一项问题。想要提升文书档案方面的管理，办公室人员必须做到对管理方式进行不断革新。这样会对办公室人员和事物的管理方法或效率都有相当重大的意义。

一、办公室文书档案管理的现实问题

在信息化的办公室文书档案管理中，其实工作并不是我们对想象的那样方便，但这绝不能把问题归结于信息社会。而是在信息社会的作用下，办公室的文书档案管理并没有很好地使用信息技术，用来作为管理的工具。总得来说，还是我国当前办公室的管理脱离社会的信息化技术。当然，这种问题的出现也不能归结于人员工作的不力。时代飞速发展，而办公室身为职能部门，在新技术的管理方面和人才对新职能的培训要用一些时间来适应。有的办公室管理人员不求上進，认为当下的管理方式已经无需变更。这种思想，会使工作人员在实际工作中不上心，导致办公室的管理和设备方面更新较慢，使之很难接受新形势下的文书档案管理方式。随之各种新型文书档案的出现，许多工作人员都没有接触过这些文书档案，这就犹如面对新鲜事物，不知所措。这些情况一旦出现，就需要办公室人员尽快解决，以免使办公室职能的发挥受到严重阻碍。

二.增强办公室文书档案管理的有效措施

（一）变更原有办公室文书档案的管理方法。在办公室文书档案的管理中，有时会出现对一部分档案记录不明确的情况。这些不明的情况，对办公室的文书档案的安全性和有关人事信息的秘密性有极大程度的影响，并且阻碍了办公室的职能发挥。为此，需要在办公室文书档案管理上实施针对性的变更措施。首先，在文书档案的管理中，确立特定的管理人。就是说，办公室人员在取到了一份文书档案后，就要对它的使用有一个明确的说明，并进行安全管理。另外，办公室的人员都要明确工作职责，使办公室内的分工有序。这样使办公室人员对文案管理的过程中，减低问题出现的几率，也使改变后的文书管理方式能走向更加科学的方向。最后，办公室文案管理的变革，为办公室划清了很多因责任不确定出现的问题，实现了谁出的问题谁承担的责任划分制度。因此，不断地对办公室的文案管理方式进行积极有益的变革是不可或缺的，这也是一个办公室能走向管理规范道路的方向标。

（二）改善办公室文书档案的安保工作。将办公室文书档案进行合理管理，不仅是为了资料方便办公人员查找，也是为了保障公司资料的安全性。因此，在办公室的文书档案管理中，要不断对其保密性和安全性采取有效的措施。办公室应根据自身的情况开展相对的安保措施，但安保措施的实施并不是简单地对管理的革新，而是要对文书档案的安全进行负责，并且保障办公室的整体职能得以发挥。保证办公室文书档案的安全并不是一个独立的过程，而是和整个办公室的职能密切不可分割的。

（三）对过期的文书档案进行清理。在办公室的众多文档中，存在着许多已超出使用年限的或已失去效用的文书档案。这些文书档案在刚刚产生时有着一定的用处，但是往往时间长了后就失去效应，形同一张废纸。对过期文书档案的保存，不但大大地占用文书档案管理的空间，也浪费了办公室有限的资源，还容易和正在使用的文档造成混淆，给办公室人员对资料的查找造成一定困扰。对过期文件的定期清理，有助于提升办公室对文书档案的管理。清理出的纸张式文档，我们可作为环保纸循环使用；如果清理出的是电子文档，我们可以直接删除处理，利用原有空间为新的材料存储做准备。

（四）建立相关监督的制度。对办公室文书档案的管理，并不是表面看上去的简单管理工作，这些资料还存着在没有发现的重大价值。因此，企业管理人员应十分重视办公室文书档案的管理，并且根据不同的情况建立相关的监督制度，对文书档案进行抽样检查。对于普通文件的抽样调查，管理人员可实施无时限的；对于企业重要的文书档案抽查情况，管理人员要实施定期检查，对其进行每周、每月或者每季度的方式进行抽检查看。

三、结语

综上所述，在社会逐渐信息化的今天，办公室的文书档案管理已经不是过去简单的分类管理，在信息化的不断作用下，办公室管理人员要做到对管理实时创新，勇敢地进行革新，以解决当下困难，去面对时代赋予我们的新挑战。

【参考文献】

[1]张玉梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2017（02）：108.

[2]孙述刚.办公室文书档案管理效率的提升对策研究[J].办公室业务，2016（19）：114.

[3]胡西春.文书档案管理工作在信息社会的改革与创新[J].办公室业务，2013（10）：99-100.