办公室档案文书管理工作的策略

李峰

【摘要】本文通过乡镇（办事处）办公室档案文书管理工作的特点，探讨提高档案文书管理工作的有效措施，希望对于真正提高此项工作的有效性有所助力。

【关键词】乡镇（办事处）；文书档案；管理

作为一个单位的重要组成部分，办公室在乡镇（办事处）中发挥着日常业务及信息传达和沟通协调的作用。而随着社会信息化的不断推进，办公室档案文书管理就成为乡镇（办事处）办公室重要工作之一，通过切实有效的管控档案文书，认真地收集、整理、保存档案文书，使单位能够有效利用档案文书开展工作提供帮助。而通过这些年在办事处办公室工作中对档案文书管理实际情况的了解分析，单位领导及管理者并没有正确认识到档案文书管理及其重要性，未提出工作计划及相关要求，导致办公室档案文书管理工作落实比较随意、马虎，致使档案文书管理的准确性和科学性不高，难以有效保证档案文书的使用价值，这对于进一步推进乡镇（办事处）工作非常不利。由此看来，在社会信息化不断深入的背景下，积极提高乡镇（办事处）办公室档案文书管理工作很有必要。

一、乡镇（办事处）办公室档案文书管理工作的特点分析

（一）乡镇（办事处）办公室档案文书管理重在收集、保存资料。档案文书管理具有较强的安全性和完整性，在具体落实此项工作的过程中，能够针对发生的人物和事实过程进行记载，以及相关文件和资料进行收集，在此基础上采用人工分类的方式对资料进行分类、归档处理，如此可以将单位内的人事信息、事件信息及其他信息良好地保存下来。这充分说明了乡镇（办事处）办公室对档案文书具有收集和保管的职责。

（二）文书档案应用于文书工作，也形成于文书工作。通过对乡镇（办事处）办公室档案文书管理做进一步分析，可以确定所进行的一系列档案文书管理工作，其中涉及较多文书工作内容，如文件的搜集、文件等级分配、文件运转、文件催办等，这在一定程度上促进了文书工作的形成，为更好地展开文书工作创造了条件。

（三）乡镇（办事处）办公室档案文书种类繁杂。乡镇（办事处）办公室档案文书管理还具有档案文书种类繁多的特点。之所以这么说，是因为办公室档案文书管理工作需要对单位相关的人事、事件、文件等进行收集、整理、分类、归档等处理，这势必会对各类档案文书进行处理，如人事档案、行政档案、收发文件、责任书等。

二、改进乡镇（办事处）办公室档案文书管理工作的策略

考虑到乡镇（办事处）档案文书管理实施的重要性及其具有以上特点，对其予以优化、改进，应当侧重于以下几方面，即：

（一）规范办公室档案管理制度。在办公室档案文书管理越来越重要的情况下，必须要保证此项工作规范化、合理化、标准化的落实，如此才能充分发挥其管理作用，提高档案文书的使用价值。当然，要想实现这一目标，就要规范办公室档案管理制度，明确档案文书管理标准，建立规范化的管理程序、细化管理流程，进而约束、规范档案文书管理，从而保证各项档案文书管理工作有序、有效推进，提高档案文书管理的有效性。所以，规范办公室档案管理制度，可以有效地约束和规范档案文书管理工作，这对于提高乡镇（办事处）档案文书管理工作水平有很大作用。

（二）强化档案文书的收集。作为档案文书管理最基本的工作，档案文书收集是否全面在一定程度上决定档案文书管理的效果。出于提高办公室档案文书管理工作水平的考虑，应当注意强化档案文书收集工作。也就是详细了解乡镇（办事处）工作动态，及时收集各种类型人事和事件信息，按照规范格式进行记载，合理分类，妥善保管；对于收文和行文的程序进行规范；对资料进行目录编号，入库的档案应尽可能完整。特别要注意对具有保存价值的公文、材料、图表及会议文件等进行综合立卷，进而对其进行统一管理，以便后续工作之中能够再次应用这部分档案文件。

（三）提高办公室档案文书人员专业素质。作为负责乡镇（办事处）档案文书管理的主要人员，办公室档案文书人员的工作能力、专业素质、管理经验等方面或多或少都会给档案文书管理带来一定影响。出于提高档案文书管理工作水平的考虑，应当注意提高办公室档案文书人员的整体水平。为此，应当建立制定档案文书工作制度，规范工作程序，以此来规范档案文书人员的工作行为，保证档案文书管理工作的质量和效率；定期或不定期开展培训活动，对档案文书人员进行档案知识培训、管理能力培训、素质教育等，不断提高档案文书人员的工作能力，规范化、标准化、合理化地落实各项档案文书管理工作，提高档案文书管理工作水平。

三、结语

随着社会信息化进程的不断加快，乡镇（办事处）档案文书管理工作就显得尤为重要。此种情况下，单位领导及管理层高度重视档案文书管理工作，对辦公室档案文书管理工作落实实际情况进行分析，明确其特点，进而提出切实有效的措施来提高档案文书管理工作水平，以便规范化、合理化、标准化地推进档案文书管理工作，为单位能够随时利用档案文书信息处理工作奠定基础。基于本文一系列的分析，建议通过规范乡镇（办事处）办公室档案管理制度、强化档案文书的收集、提高办公室档案文书人员专业素质等措施来提高办公室档案文书管理工作水平。

【参考文献】

[1]周宏.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].管理观察，2013（29）：179+180.