疾控中心档案管理中存在的问题及对策

韩冰

【摘要】疾控中心档案不仅是预测疫情、制定防控策略、实施公共卫生监测、研究预防医学的重要参考，同时也是我国公共卫生事业发展的重要资源。本文针对疾控中心档案管理中存在的电子档案缺乏规范化管理、开发利用程度较低的问题提出了相应的对策建议，以期对疾控中心的档案管理工作提供有益的参考。

【关键词】疾控中心；电子档案；规范管理；开发利用

随着疾控中心档案事业的不断发展，疾控中心檔案也不断体现出其所具有的双重价值属性，它不仅是疾控中心各部门工作的重要参考，同时也是向社会群众宣传疾病预防知识，使群众提高自我防护、保健的核心资源。因此，疾控中心档案对于疾控中心事业的发展有着重要的影响，但随着我国档案信息化、科学化、规范化要求的不断提出，电子档案的不断产生，疾控中心也面临着如何更加规范地管理、高效地利用中心网络化环境下产生的电子档案问题，这也是目前疾控中心亟待解决的问题。

一、疾控中心档案管理工作中存在的问题

（一）电子档案缺乏规范化管理。为适应大数据时代的发展要求，我国档案信息化建设全面提速，逐步落实“存量数字化、增量电子化”的发展战略要求，积极推进档案数字化建设，应用档案管理系统，全面提升数字档案的管理工作层次、管理工作水平。我国疾控中心也在不断建立中心局域网络管理系统，应用档案管理系统，各科室应用办公自动化管理系统，提升中心数据信息的管理水平。但在中心局域网环境下，各科室OA系统与档案管理系统并未形成统一的网络系统，各科室数据信息仍需手工录入，并未实现自动归档。档案室虽然应用档案管理系统，但只能实现文件级目录的检索，并未实现全文检索。而对于原基础条件下保管的纸质档案，并未实现全部的数字化归档。另外，中心档案室电子档案的备份程度也较低，如遇突发事件，极易造成不可挽回的损失。

（二）电子档案开发利用程度较低。档案管理的最终目的是为了实现档案的利用，为了实现更广范围内的资源共享。疾控中心档案室藏丰富档案信息资源，具有极高的参考价值和社会价值。但现阶段疾控中心档案室仍停留在“上门查档”的被动查档阶段，提供较为简单的档案复制、查阅等档案服务。而对于电子档案的检索服务，也仅限于以文件题名、形成者、年代、案卷号等为关键词的档案目录检索。另外，档案的编研水平也较低，仅有少量的编研成果。因此，疾控中心日常工作中形成的大量业务档案在一定程度上并未实现其所具有的价值。

二、对疾控中心档案管理问题的对策建议

（一）加强对电子档案的规范化管理。随着疾控中心数字化建设水平的不断提升，电子档案的日益增多，实现对电子档案的规范化管理势在必行。疾控中心在应用电子档案管理系统的基础上，要不断实现与疾控中心各科室业务管理系统的有效衔接，实现从“源头上”对业务数据的有效管理，而且各业务系统产生的电子档案要可实现自动归档，以减少人工录入成本以及信息错误。同时，疾控中心档案室也应按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步规范电子文件的归档流程、数据标准，实现中心电子档案的统一归档，实现各科室业务系统的有效对接。而对于“存量”部分的纸质档案，疾控中心还应不断实施数字化建设。对于纸质档案的数字化，其中重要的一点就是要不断加强硬件设备的建设，配齐扫描设备、存储设备、计算机设备等。其次，档案室人员要熟练应用档案信息化的加工设备，提高数字化加工水平。另外，在此基础上也可选择“外包”的形式，选择第三方责任公司进行中心档案的数字化加工。

对于疾控中心电子档案备份程度低的问题，疾控中心要建立电子文件安全保障体系。首先，在本地备份的基础上，实现异地备份，以避免突出事件所引起的不可挽回的损失。其次，实现对电子档案的分级管理，设置不同的管理权限，以实现资源的利用安全。再次，要加强对电子档案的安全加密，防止黑客入侵；另外，对于上网的电子档案信息要进行严格的审核，以防止重要信息外泄。

（二）提升电子档案的开发利用水平。疾控中心档案室针对电子档案开发利用程度较低的问题，一方面要以中心资源为依托，以历年疾病预防控制数据为分析对象，从业务档案入手，开展编研工作。对此，中心档案工作人员不仅要掌握一定的档案编研专业知识，还要全面了解中心的各项业务工作，积极争取与各业务部门合作，共同完成对中心各项年度业务知识的汇编；另一方面，要选择多样化的电子档案利用方式，对内以中心局域网为依托，在电子档案目录检索的基础上实现更高程度上的全文检索，以及对电子档案全文的下载、打印、传输、共享；对外可选择以网站的形式，面向公众提供一定的疾病预防知识。另外，随着我国移动互联网技术的不断发展，移动终端应用的普及，疾控中心也可以选择以“两微一端”（微信、微博、APP）为载体，移动传播现已公开的疾病预防控制知识，使公众随时随地得在线获取，以提升自我保健和防护的能力。

三、结语

疾控中心档案不仅是预测疫情、制定防控策略、实施公共卫生监测、研究预防医学的重要参考，同时也是我国公共卫生事业发展的重要资源。随着疾控中心档案数字化建设的不断提升，电子档案管理问题不断显现。针对疾控中心电子档案管理存在的规范化问题、开发利用问题，疾控中心档案室应当不断加强对电子档案的规范化管理以及提高电子档案的开发利用水平。

【参考文献】

[1]裘华平等.省疾控中心业务档案管理实践[J].浙江档案，2014（1）：60-61.

[2]张丽珠.疾控中心卫生防病业务档案管理[J].北京档案，2006（2）：34-35.

[3]季兰江.提高档案管理水平为疾病防控事业多做贡献[J].档案与建设，2006（S1）：48-49.