信息环境下的卫生档案管理工作探析

闫海婷

【摘要】目前，我国卫生档案管理工作存在着很多问题，这就使卫生档案管理工作陷入了难题，同时也不利于我国医疗卫生行业的改革。为了改善这种局面，需要发展信息化档案管理，这样才能有效提高卫生档案管理的质量。本文主要对卫生档案管理工作的重要性进行了阐述，并分析了目前存在的问题，提出了相应的解决对策。

【关键词】信息化；卫生；档案管理

档案管理一直是一项备受重视的工作。之所以对档案开展管理，是因为其形式多样，而且具备保存价值。档案管理在各行各业中都是一项不可或缺的环节。因此，卫生档案管理的重要性是不言而喻的。在卫生工作、管理和医疗卫生工作之中，卫生档案管理是一项基础性较强的工作，其关系到卫生行政管理部门、医疗卫生机构和公民的权益，也是卫生服务工作的重要职责。随着时代的发展，卫生档案信息化建设已经成为提升卫生档案管理质量的必经之路。不过，卫生档案管理若要实现真正的信息化管理还需要漫长的道路。

一、卫生档案信息化管理概述

目前，卫生档案管理的工作已经逐渐不再适应快节奏的发展，传统的档案工作不仅落后，而且效率低，在用户需求如此庞大的今天，卫生档案管理工作如果不能有所改变，就无法应对庞大的用户需求，工作越发滞后，将严重影响卫生服务工作的质量。卫生档案之所以如此重要，主要就是其工作的内容和服务的对象所决定的，完善的档案管理可以提高卫生部门的服务质量，为卫生服务机构的服务功能发挥提供了重要的后勤保障。这样看来，实现卫生档案信息化是十分重要的。卫生档案信息化主要是将卫生档案转化成电子、数字化模式，摆脱了传统纸质档案存在的弊端，大量的档案得到了妥善的把关，并拥有无限的存储空间。通过完善的技术平台支持档案信息化的发展，将卫生档案管理工作从传统模式中解放出来，融入信息技术和网络技术的优势，使档案管理以全新的方式呈现，为卫生部门的建档提供更多的信息化策略。

卫生档案信息化的主要工具是计算机，通过计算机将大量的档案进行收集、分类和归纳，实现档案智能检索，并可以实现资源共享，各部门都可以通过信息化的管理及时查询档案，同时，信息化管理还可以实现档案的管理更加规范、严格、智能，为卫生服务提供有章可循的依据和参考。总之，卫生档案信息化管理颠覆了传统档案管理的理念和模式，开辟了卫生服务的新理念。

二、卫生档案信息化管理的用途

（一）有利于保护珍贵的档案原件。传统的档案形式多样，有光盘、有纸质材料，也有相应的照片，这些形式多样的档案很容易受到环境的影响，比如光盘因受潮、时间长而损坏，纸质材料因为一些客观原因而丢失，十分不易于保存。信息化建设摆脱了传统档案的形式，使档案更加便于储存和使用，从传统的搜集、整理与归档变成计算机智能归档，将珍贵的资料妥善进行保管，还能够提供无限大的存储空间，实现档案的安全备份。这样就会减少档案的丢失，有助于保护珍贵的文件。

（二）有利于提高档案管理效率。传统档案管理多采用人工管理的方式，一方面效率不高，另一方面还要消耗很多人力与物力。工作人员将大量的精力放在档案管理上，忽视了其他部分的工作。而卫生档案管理信息化却可以大大提升档案管理效率，节省资源，减少许多不必要的精力耗费，使档案工作有了新的突破。

（三）有利于档案信息资源整合与共享。在传统的档案管理工作中，一旦需要哪一种资料，在搜索的时候需要耗费大量的时间。或者档案在进行归档和整合时也会十分繁琐。档案管理工作信息化就可以将资源整合和共享，使资源在第一时间内得到检索，摆脱了传统检索和查找的冗长环节。同时，即时的资源共享能够大大提高卫生服务的效率和质量，提升客户的满意度。

三、衛生档案信息化管理存在的问题

（一）信息化管理缺乏重视。目前，关于卫生档案的信息化建设并没有受到相关部门的高度重视。一些特殊的地区甚至缺乏档案管理部门，或者档案管理依然采取传统的方式，对信息化建设基本保持拒绝的状态。这主要是因为当地政府并不重视档案管理工作，更无法将信息化建设作为工作的重点。而且，档案管理工作十分繁琐，相关的管理人员并不专业，再加之政府对档案管理工作的不重视，就会大大降低档案管理的工作质量。这种质量的降低也没有引起相关部门的重视，或者仅靠一些并不专业的人士进行管理，得过且过，认为档案管理就是简单的保管资料，这样就会给信息化建设带来了更多的不确定性。

（二）管理人员缺乏积极性。目前，档案管理人员对于信息化建设十分忽视，在工作中缺乏积极性。首先，政府和有关部门的不重视会引发档案管理人员忽视这份工作，而且相关福利待遇不完善，档案人员的积极性会大大降低。其次，档案管理工作十分枯燥乏味，也会使一部分管理人员对工作的态度十分消极。再次，档案信息化的资金投入过少也会影响工作人员的积极性。

（三）专业结构有失平衡。卫生档案信息化需要专业的人才，这些人才不仅要了解档案管理的知识，具备丰富的管理经验，还要了解互联网技术、信息技术，掌握熟练的计算机操作技能，这样才能将档案管理和先进的技术结合开展全新的信息化档案管理。目前的工作人员专业素质较差，许多人员都不是专业的卫生档案管理人员，不仅缺乏必要的档案管理知识，也不了解计算机相关知识，这样就会出现专业结构不平衡的情况，大大制约了我国卫生档案信息化的发展。

四、信息环境下的卫生档案管理改进措施

（一）强化电子文件归档管理。为了提供卫生档案信息化的建设，需要加强电子文档的管理，管理包含多种环节，需要将每一个环节结合现代化信息手段进行妥善的处理。所有的电子档案都要经过有效的载体进行储存，再通过计算机实现智能检索和分析功能，并实现资源的共享。通过一系列的信息化处理，实现文件的有效管理，需要检索时能够在第一时间找到所需要的文件，提高工作效率。

（二）加大软硬件基础设施投入。为了实现卫生档案信息化的管理，相关软硬件设施必须要到位，这是技术得以施展的舞台，也是基础。由于卫生系统基础设施大多比较落后、简陋，人工操作居多，因此就会大大减少信息化施展的空间。档案管理工作质量的提升需要信息化的支持，那么就要加大投入力度，根据工作的实际情况配置相应的基础设施，从软件开发到硬件设施均要不断完善。最先进的设施也许并不适合卫生档案信息化的建设，因此购置的软硬件要符合实际情况，能够满足工作的需求，提高档案管理效率即可。

（三）规范档案管理体系。目前，卫生档案管理工作存在不规范的情况，这样就会大大降低管理效率和质量。对档案信息化管理进行相应的规范，主要可结合计算机建立多种文件的存储格式，支持多种格式的即时浏览，检索等功能。通过规范档案管理，就可以实现档案一体化管理建设，将管理流程进行进一步优化，开发出十分实用的资源。规范后的档案管理能够促进各部门的联系，实现信息的即时传输与共享。

为了实现档案管理的规范化，除了从技术角度上进行改进之外，还要加强管理人员的专业水平提升。如果管理人员不能认真对待工作，或者技术能力不够，认识不到信息化的重要性，就很难实现信息化建设，更谈不上档案管理的规范化进程。人才是关键的技术资源，因此一定要重视人才的培养。人才培养的内容主要包括信息管理技术、数字技术、网络技术。管理人员要摆脱传统的观念，要将这些先进的技术进行了解，并具备基本的知识和实践能力，这样才有益于档案管理的可持续发展。

五、结语

综上所述，实现卫生档案信息化的管理是一件十分必要的事情。传统的卫生档案管理工作已经落后于这一时代的发展，尤其在医疗卫生体制改革的今天，更需要卫生档案管理工作做到与时俱进，以更加积极的方式配合改革的步伐。由此可见，促进卫生档案信息化建设势在必行。

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