高校档案信息资源共享之我见

文/湖北大学档案馆 周洁纯

高校档案信息资源共享之我见

文/湖北大学档案馆 周洁纯

杨冬权局长在十二五期间曾指出要将档案工作重点转到档案信息资源的开发和共享上，作为拥有丰富存储量的高校档案部门更应尽快实现信息资源在社会上的充分共享。本文从档案信息资源共享的概念出发，就高校档案信息资源共享的现状，模式及具体实现提出了一些看法。

高校档案；信息资源；共享

国家档案局局长杨冬权在十二五期间指出：“我们要在档案公共服务能力建设上有实质性加强，全面完善档案利用体系，加快纸质档案数字化步伐，为利用者提供“一站式”服务，积极利用计算机网络、电视、手机、电子显示屏等传播系统，开展远程利用、远程服务，实现档案信息资源的最大共享。”这表明当前档案工作的重点要从实体档案管理转移到档案信息资源开发上来，尽可能地实现档案信息资源的共享。而高校档案馆拥有丰富的馆藏，其所特有的教学、科研档案资源，蕴含深厚的文化价值和社会价值，对其进行开发和共享尤其具有重要的意义。

一、档案信息资源共享的概念

信息资源共享这个概念起初来自于图书情报学界，随后，档案学界将其运用到档案利用领域，提出了自身观点：在有效整合馆藏档案信息的基础上，运用网络技术传递档案信息，加强科学管理，实现档案信息的社会充分共享。结合高校档案工作的特点可理解为：高校档案部门跨越时间和空间，通过网络连接，获取分散于不同地理位置可公开的档案信息资源，同时也向公众提供档案信息资源，以此实现资源充分共享。

二、档案信息资源共享现状

20世纪末，计算机技术快速发展，世界各国档案工作也从实体档案向数字化方向发展，在信息资源建设和共享方面，英国和美国起步较早，暂时处于领先地位。纵观国内，各部门也逐步在开展信息资源建设，但是和政务部门相比，多数高校在档案信息资源共享方面还属于探索期，共享广度和深度都不够，信息资源利用率和效率都处于较低水平，主要是集中于高校管理、教学评估等方面，大量的教学和科研档案并没有对社会公开。

三、高校档案信息资源共享可用模式

目前档案信息资源共享模式主要有以下几种：集中分布控制模式、开放式web 服务模式、P2P数据交换模式。根据高校档案管理的方式与发展方向，笔者认为可以建立以各立卷单位为主体，分层次的共享模式。

第一层，校内共享。校内各部门通过校园网来实现校内档案资源的共享。根据IP地址限定，该部分资源只提供给校内人员，不对外公开。第二层，校间共享。各高校档案部门通过教育网进行信息传递，以实现高校间的档案信息资源共享，各高校档案部门既提供资源，同时又可以获取资源。第三层，社会共享。各高校档案部门通过公共网络，向社会各类档案利用者提供信息服务。

四、高校档案信息资源共享的实现

（一）提高认识，建立法规制度和统一标准。各高校要有共享意识，加强协调协作，最好能有一个教育组织机构（比如教育部高校管理处）来统筹和协调，必要时可以采取行政措施进行干预。该组织机构制定统一的、自上而下的档案资源共享的系列标准,包括档案著录标准，数字化加工标准、信息检索标准等, 并尽可能与国际标准相一致, 以利于各高校、高校各部门之间信息资源的整合。

（二）夯实基础，建设档案信息资源库。高校档案信息资源库建设是实现档案信息共享的基础。对于各高校档案馆来说，首先做好档案收集工作，保证馆藏档案资源充足、有效；其次通过著录标引，建立各种档案基本目录数据库，即传统手工案卷目录和卷内目录的数字化；再次积极开展编研工作，根据社会公众需求，有目的有重点地建立专题档案数据库。

（三）消除信息孤岛，搭建档案信息资源共享平台。各高校要从根本上打破地域的界限，实现异构数据库之间的相互转换，将反映同一活动的信息从不同的高校档案馆集中起来，在某个平台上实现信息共享。此外，要对平台中的档案信息资源进行深度整合,比如对于各高校优秀的教育资源, 如教学课件、教学案例、教学素材等可以整合到一起, 实现充分交流；再比如建立学籍档案专题，为毕业生求职、升学、留学，为社会用人单位鉴别证书真伪等提供快捷、方便的服务。

（四）与时俱进，扩展档案利用服务方式。信息资源共享的最终目的是为了改变传统的入馆查询方式，为利用者提供便利，这需要档案部门借助网络平台，扩展服务方式。各高校档案部门可以通过网站、微信公众号等工具为利用者提供信息检索平台，可以通过QQ、E-mail等方式开展信息咨询服务。

（五）保障安全，做好产权保护和信息安全工作。高校档案，尤其是科研档案，会涉及科研成果的产权、版权问题，在信息资源共享利用过程中，必须要处理好各类安全问题，提供的可共享的信息资源必须都是可公开的、不涉密的档案。同时，共享平台需要通过权限设置、个人身份鉴别、防火墙等技术性措施和建立健全网络管理规章制度等来保障档案信息的安全性。

高校档案资源的社会共享是一项长期、系统工程，不仅需要档案工作者、档案利用者的努力与合作，更需要国家从上至下相关职能部门的共同推进。

[1]杨冬权.在全国档案局长馆长会议上的讲话[J].中国档案报,2010(12).

[2]秦书凰,王琨,练聪颖,刘瑜,张京平.网络环境下高校档案信息资源共享探析[J].机电兵船档案,2010(3)∶61-64.

[3]葛正美.高校档案信息资源共享的基本策略初探[J].经济研究导刊,2014(6)∶202-203.

[4]胡树煜,孙士宏,金丹.大数据时代档案信息资源共享平台建设研究[J].兰台世界,2015(12).