做好办公室文书档案管理 方便机关各部门的工作

文/莱州市农村社会养老保险事业管理处 徐志锋

做好办公室文书档案管理 方便机关各部门的工作

文/莱州市农村社会养老保险事业管理处 徐志锋

档案学是一门科学，有它自己的规律，为了适应经济建设的发展，就需要建立一个契合档案学规律的档案管理方法。机关办公室档案工作与各个职能部门的各项工作有着千丝万缕的关系，档案工作好坏直接或间接地影响整个机关的工作。鉴于此，我处在做好办公室文书档案管理方面做了一些尝试，希望能起到一个抛砖引玉的作用，得到各位同行的指导。

办公室；文书档案；管理；机关

社会在不断地发展，政府机关职能也在发生变化，机关工作中的一个不可缺少的环节就是办公室文书档案管理。因为，档案是领导同志进行科学决策的参谋和助手，同时也是查询本机关各种业务资料的信息库。机关档案是在各业务部门的工作中形成的，它反映了机关职能活动的全貌，所以要想把各业务部门的文书档案收集齐、保管好，使其效用得到发挥，就需要有一套科学的规章制度和管理手段，换句话说，也就是对文书部门、业务部门形成的不同的文书材料，从书写的材料、公文的格式、立卷归档、分类、编目、检索等工作程序及其组织领导，到人员落实和业务的提高等诸方面都要提出统一的标准、规范和要求。

几年来，我们在市、区档案部门的具体指导下，结合本机关的实际情况，做了很大努力，也取得了一些成绩。总体来说，我们是从以下几个方面做工作的。

一、领导重视，组织落实

农村社会养老保险事业管理处的档案工作是由一名分管工作的副处长兼管，每个科室一名科长或副科长分管，要求各科室要有一名同志具体负责，并将文书档案工作纳入本科室工作日程，每年至少研究两次，并认真做好记录。这样，就保证了档案工作组织上的落实，做到领导有人管，层层有人抓，具体工作有人做。

二、做好文书档案工作的业务培训

做好机关档案工作，提高文书档案的质量，发挥文书档案的效用，一个关键的问题是提高机关文书工作人员的业务水平。几年来，对我处科室的文书工作人员，每年都有重点地组织业务学习，进行业务培训。几年来我们组织力量，先后进行了有关“文书档案的立卷及其工作程序”“农村社会养老保险事业管理处机关文书档案的归档范围”“农村社会养老保险事业管理处机关文书档案保管期限”“如何编写本单位的大事记”“如何写好本单位的组织沿革”等等有关档案工作的基本知识和档案工作的程序。通过培训，提高了业务水平和文书人员的素质，使文书档案工作走向规范化、制度化、统一化。

档案是由文书的精华部分转化而来的，文书是档案的基础和前身，二者有着密不可分的联系，并统一于同一文书上。所以，文书撰写得如何对于档案的质量是有着直接的关系的。要做好档案工作必须从文书工作开始抓起。因此，我们对文书的撰写、文书的规格和文书的构成几个方面又做了具体的要求和规定。还购置了文书档案业务书籍，结合业务讲课的内容，有针对性地进行业务考核。通过各种手段，提高同志们的业务水平，达到做好档案工作的目的。

三、把文书档案的立卷归档作为机关的重要工作来抓

按照国家相关的规定，要求立卷归档的材料，一定要按照流程，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交并集中管理。这几年来，我们把文书档案立卷归档的工作作为单位的一项重要工作来抓。我们原则规定：上一年的文书档案立卷归档工作，要在专业人员的具体指导下，由各科文书工作人员立卷归档，于第二年上半年完成。具体做法是，每年三、四月份进行业务培训，做好文书档案材料的收集准备工作。五、六月份集中时间，集中人力，按照文书档案立卷的工作程序，先易后难，先小后大，采取关键把关、协同作战、个个完成的办法做好文书档案的立卷归档工作。

我处的下属科室大小不同，业务范围不同，形成的文书档案的数量相差很大。有的科室一年只形成七、八卷，一两天就可立卷归档。而有的科室一年形成一、二百卷，业务重、工作量大，需三，四个月才能立卷归档。科室大小不一，进度不一，我们采取大小科室一起上，先把小的科室、容易解决的科室的任务突击完，再集中各科的人力突击任务重的科室。在文书立卷的关键环节上，如立卷的分类、案卷标题的拟写、档案保管期限的划分等都由业务熟练的同志负责把关。这样，才能高质量地按时完成文书档案的立卷归档工作。

四、认真考核，总结评比，把文书档案工作纳入目标管理岗位责任制的一项内容

我们制定了文书档案工作的评比条件与考核办法，每年进行一次总结评比。要求各科领导参加，按照检查项目逐项评议打分。表彰、奖励做得好的科室和个人，批评、教育做得差的科室和个人。通过检查评比，引起各科领导的重视，使我处文书档案工作的水平不断提高。

五、充分利用文书档案推动工作

随着当前的深化改革，档案工作已成为各项事业不可缺少的组成部分。为此，原来那种凡是进了档案柜的东西都视为机密，要想查阅必须层层审批的管理体制必须改变。要把机关档案由封闭型变为开放型，首先要做到对本机关的工作人员，本系统的有关人员积极提供利用，对个别科室长年需要研究使用的档案，可以全部借走。

我们通过实践认识到如果没有丰富的档案资料，要做到积极提供利用，便是一句空话。所以，花大气力集中时间，集中人力做好文书档案的收集、整理、立卷归档工作是非常重要的。

另外，我们还编制了档案的检索手册，一方面是保护档案的一种方法，另一方面为使用单位查找材料提供了方便，提高了查找工作的效率，更好地为利用者服务。通过以上的努力，我们把档案的利用工作变“你来我找”为主动提供利用，改变了过去的被动局面，从而较好地发挥了档案的利用价值。