如何做好医院档案管理工作

文/山东省泰安市中心医院 田新赞 张光莉；山东省泰安荣军医院 周广军

如何做好医院档案管理工作

文/山东省泰安市中心医院 田新赞 张光莉；山东省泰安荣军医院 周广军

本文从医院档案配套设施、档案管理人员业务水平、医院档案管理制度、医院档案开发与利用四个方面进行分析，讨论档案管理工作在医院工作中的作用与地位，提出相应的改进措施和方法。

医院；档案管理

档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。医院档案主要整理、记录了从不同角度，全面、客观地反映了医院在各个不同历史时期、不同背景条件下所发生的事件、参与的活动、取得的成绩等，为医院的改革发展、领导决策、医疗质量与医疗安全的提高以及医院的各项工作提供大量、准确的参考资料。医院档案的特殊性和重要性，已成为医院管理工作中不可或缺的重要组成部分，在医院管理中具有重要意义。

一、医院档案管理工作中存在的问题

（一）医院对档案工作不够重视。对档案工作认识不清，没有认识到档案对医院发展的重要性。首先，档案意识淡薄，对档案管理工作存在误区。认为档案工作就是简单的收存材料，只是把一些医院内部制定的红头文件和上级主管部门转来的红头文件整理归档。以至于医院在人力、财力和物力等方面对档案管理没有应有的支持和倾斜。其次，各科室归档意识不够。部分科室对本科的重要文件不愿归档，图自己查阅时方便、顺手。再次，没有对档案工作进行有效的考核和监督，没有将档案工作纳入医院年终综合目标考核之中。并且未将档案管理与医院其他业务同步进行。

（二）医院档案工作硬件条件不够完善。由于医院对档案工作不够重视，所以档案管理的硬件设施也跟不到位。档案库房、办公区、阅览区共处一室，存放档案的档案库房混乱，基本设施设备老化陈旧，远远跟不上现代档案需要保管工作的要求，影响了档案的安全和使用年限，使档案受到损害。一些保存电子文件的设备没有及时跟踪到位，造成医院的电子文件档案的丢失。

（三）医院档案管理人员综合素质不够高。档案管理是一项综合性、业务性较强的工作，但在现实工作中，档案管理人员对档案工作的重要性认识不够，专业能力不高，管理方法落后，工作不踏实，存在应付了事的思想，对档案的分类、整理、保管期限没有明确的标准，制约着医院档案的发展。这就要求档案工作人员的业务知识和管理操作能力要提高。

（四） 医院档案利用价值不够明显。一是档案宣传力度不够。宣传方式单调，二是档案收藏不够丰富。只重视对医院红头文件的收集归档，对能反映医院具体事情的材料不够重视，没有收集归档，造成医院档案缺失。三是信息检索落后。查准率、查全率和查找速度还不理想，严重影响了档案资料的开发和利用。

二、医院档案管理工作的对策

（一）加强医院对档案管理工作的认识。档案管理是医院管理的重要组成部分，要提高对医院档案管理工作的认识。档案管理人员要用现有的资源，在全市档案工作或全省卫生系统档案工作做出一些成绩，让医院认识档案工作的重要性，加大档案工作的资金、人力等扶持力度，为档案管理提供有力的保障，使档案工作取得更好的成绩。

（二）完善医院档案的配套设施。档案工作需要相应的硬件设施和技术设备。医院加大对档案工作的支持力度，按照《档案馆建筑设计规范》要求建造或改造档案库房，配备完善的档案装具，档案技术设备等。并且加强档案库房管理，尤其是在库房的制度、库房的存放、库房的温湿度三个方面的管理。

（三）提高医院档案管理人员的素质和业务能力。档案的管理方法、手段也不断更新，对档案管理人员的业务知识、管理能力等方面提出了新的要求，原有传统的业务知识和管理方法已不能适应现代档案管理，需要对档案管理人员进行培训和业务知识更新。

（四）建立健全医院档案管理制度。科学完善的档案管理制度是开展医院档案管理的重要保障。首先，建立健全档案管理制度，使档案管理有章可循。其次，建立医院档案管理体系，形成档案一体化管理。再次，出台档案考核制度，将档案考核纳入医院年终考核之中，使医院档案管理更具体更完善。

（五）加强医院档案的开发和利用。一是加大宣传力度。利用医院网站、报刊杂志等媒体介质进行宣传，使职工了解档案的作用和怎样利用档案，吸引大家更多地利用档案。二是创新归档程序。过去归档程序是坐等档案，是被动式收集档案，对重要程序，要在档案没有形成前就提前介入，以避免档案的遗失。三是优化档案借阅流程，减少审批手续，根据管理规定，可对一些临床科室提出的借阅申请，提供上门服务，并注意对借阅档案的信息反馈进行收集。

总之，医院档案为医院全面健康发展提供科学依据，是医院管理人员在管理方面的帮手，是临床一线人员在科研上的数据库，是医院职工在工作、生活中的信息源。这也对医院档案工作提出了新任务和新要求，在医疗改革的大背景下，做好档案管理工作，不断更新档案管理观念，积极探索和创新档案管理，为医院健康发展提供有力保障。

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[2]周健.浅谈职业医院管理者的素质[J].医院管理论坛,2003(5)∶39-42.

[3]张智慧.2002年中国医院管理者调查[J].中国卫生产业,2004∶32.