浅谈养老服务机构档案管理的弊端与改进措施

文/洮南市社会福利服务中心 陶德禹

浅谈养老服务机构档案管理的弊端与改进措施

文/洮南市社会福利服务中心 陶德禹

当前很多养老服务机构档案管理都存在不同程度的弊端，导致养老档案出现缺失、不完整等情况。故必须正视和分析养老服务机构档案管理存在的弊端，积极探讨改进措施，确保养老档案能真正、全面反映老人的各方面情况。

养老服务机构；档案管理；改进措施

养老服务机构建立养老档案能有效体现养老服务机构的服务水平和工作成效，便于家属及时、全面了解老人的生活情况、身体情况以及心理情况。在小型化家庭和空巢家庭逐渐增多的今天，越来越多老人选择在养老服务机构养老。这就意味着，对养老服务机构的服务和工作水平以及养老档案的管理都提出了更高要求。故探讨养老服务机构档案管理的弊端和改进措施极具现实意义。

一、养老服务机构档案管理的弊端

（一）管理人员素质问题。很多养老服务机构不够重视养老档案的管理工作，管理意识不强，在选择的管理人员中很多都是兼职，不具备专业的档案管理能力与知识，加之机构也未能提供专业培训机会，使得档案管理工作成效始终难以得到有效提升。甚至有的管理人员对养老档案的运作流程都不清楚，导致档案收集不全、整理随意、编目混乱等问题出现。

（二）档案管理制度问题。养老档案管理制度不够完善，使得档案管理中出现档案丢失、损坏、混乱等情况。如未统一养老档案的格式，装订缺乏规范性，影响档案查阅和归集；档案管理混乱，未作分类处理，导致重要档案损坏或丢失；档案保管与调阅未有相应的管理制度作支撑，使得档案更容易出现遗失或是损坏。

（三）养老档案内容问题。很多养老服务机构的养老档案都主要是入院协议以及登记表，对老人在机构里养老的情况未做全面记录，使得已有档案资料不能有效、全面体现老人在机构里的实际生活状态。如老人身体评估表、年度体检表、护理方案、特殊老人或是老人特殊情况说明资料等，这些档案的缺乏直接拉低了机构的服务水平和质量。

（四）管理理念与模式问题。在信息化时代，信息网络在各个领域都发挥了重要作用，无纸化办公以及电子文件弥补了传统纸质办公、手工检索等的不足。当前的养老服务机构在档案管理工作方面并未投入太多，现代化的档案管理理念与模式难以得到落实，直接影响了档案的保管、保护和运用。

二、养老服务机构档案管理的改进措施

（一）提高档案管理人员综合素质与能力。一是明确档案分管领导，积极部署档案与业务，将档案管理纳入年度工作计划和考核，促进档案管理工作有序开展。二是养老服务机构应强化培养档案管理人员，采取继续教育、岗位培训等方式，丰富管理人员的知识，提高他们在思想上的认识、促使他们掌握更多档案管理专业技能。三是档案管理人员自身应积极学习和提升，通过书籍、网络、视频等学习档案管理相关知识，并积极运用到工作中，不断改进和提高，提升档案管理工作质量和效率。

（二）建立完善的档案管理制度。一是养老服务机构应指定某个部门专门负责定期整理、阶段归档和转接养老档案的工作，定期向机关档案部门准时移交档案，强化档案管理工作的动态性，避免临时突击、疏漏等情况。二是指定档案管理流程责任及责任追究制度，明确每位管理人员的职责和权限，方便及时发现和解决问题，也能找到相关责任人。三是制定考核评价制度，定期或不定期抽样检查或是系统考核，确保档案管理所有工作环节都能严格按制度执行。

（三）拓展并丰富养老档案归档内容。养老档案应涵盖老人生活、身体、基本信息等多方面情况，故应积极拓展并丰富养老档案的归档内容。要丰富档案归档内容，养老服务机构应同时考虑自身实际情况和养老行业的发展情况，通过多方面探索，创建相对健全的老人生活、身体、心理等多方面档案信息，真实、全面体现老人在养老服务机构养老和休养期间的各方面情况。此外，丰富的档案内容还能为养老服务机构的自身发展提供有参考价值的信息。

（四）转变档案管理理念与模式。养老服务机构应自觉强化档案管理意识，特别是领导干部应积极做好带头作用，将档案管理工作与机构自身发展紧密结合，强化宣传《档案法》，让养老服务机构全体工作人员都能树立较强的档案管理意识，积极参与到档案管理工作中来。同时，养老服务机构还应增加投入，积极引进现代化的档案管理理念、模式及设备，并积极培训、教育档案管理人员，让他们学会运用现代化的档案管理理念、模式及设备，使档案的收集、归档、整理、分类等更具科学性和合理性。若养老服务机构在资金方面确实有困难的，可以通过申请政府补贴、慈善机构资助、社会各界募捐等途径获得资金。

三、结语

综上所述，养老服务机构档案管理工作十分重要，对反映老人身体、生活、心理等各方面情况以及养老服务机构的服务水平、工作成效等都有重要价值。当前养老服务机构档案管理在管理人员素质、管理制度、管理意识、管理内容等方面都存在不同程度的问题，各个养老服务机构应正视并重视这些问题，结合实际情况积极采取改进措施，有效提升档案管理工作的水平。本文针对这些问题提出了一些改进措施，希望能为同行提供一些参考和借鉴。

[1]毛家敏.浅谈目前养老机构档案管理存在的弊端及其改革的措施[J].办公室业务,2014(11)∶105.

[2]武娟.养老档案管理规范化的实现与思考[J].档案工作,2016(11)∶67;69.