关于推进企业档案数据库建设浅析

刘琨

【摘要】在企业档案发展规划中，档案全文数据库建设被放到一个很重要的位置，随着信息技术的发展与广泛应用，档案信息化发展受到各大企业越来越多的重视，如何搞好企业档案全文数据库建设，已经成为一个需要我们重点关注的问题。

【关键词】档案数字化；信息化；数据库

一、企业档案的发展趋势

档案，作为一种原生的信息资源，是组成国家信息资源的重要部分。而企业的经营、生产、产权、科研、资信、企业资产和管理活动的真实记录都在企业档案中得以反映，是企业成长过程中不可或缺的一部分。同时纸质档案的一些缺点与不足随着科技的进步与发展慢慢地暴露了出来。比如随着时间的推移，年头已久的纸质档案存在着纸张变黄、变脆、字迹不再清晰、丢失等问题，而声像档案也会随着时代的发展变得越来越不能顺应时代潮流而无法播放。这样不但给整理工作带来了困扰，还影响了查阅率，使得服务大众的效率变低，也使得档案自身的价值受到了一定的影响。因此，档案信息化是不论从哪个角度分析都势在必行的。所以现如今档案的数据库建设正在各个企业如火如荼地进行着，炼化企业也不例外，这样做既保证了公司建设过程中的文件和图纸不被损坏，又在一定程度上提高了利用率，使得查阅过程更加便捷。

二、档案全文数据库建设目标的提出与实现

（一）档案全文数据库目标的提出。首先，企业档案的载体正在慢慢转变。随着企业内部各项工作的信息化建设不断推进，物质化办公程度也在随着信息化应用水平的提高而不断提高。我国档案信息化建设伴随着馆藏档案数字化、档案信息网络化等广泛利用现代信息技术开展的档案资源管理的热潮取得了很好的成绩。为了使档案利用者在查阅利用等方面更加高效、快捷，我们应改变原始的手工粗放式管理方式，开始利用网络、计算机和信息系统开展现代化管理。而这一切的基础，就是电子档案。

电子档案，是电子文件的延伸，是对国家和社会具有重要保存价值的电子文件经整理归档后的档案，是档案数据库的有机组成部分。新世纪档案事业发展最重要的方向就是信息化，同时档案工作又是企业发展的重要保证与基石，档案中蕴藏的丰富信息在企业发展中发挥着不可替代的作用。一个企业在建设过程中会形成大量的档案信息，这些都是重要的记忆文件。而如何高效而合理地利用这些文件，就需要全文档案数据库的支持。

（二）档案全文数据库目标的实现。实现档案全文数据库的先决条件就是所有档案资料均有符合存储、利用条件的电子文件。即所有档案都必须有纸质版和电子版双套版本。实现方法为：新归档的档案按照要求由归档单位提供档案的电子文件，已经归档且没有电子文件的档案，需要人工进行数字化处理，即对历史档案进行扫描。

有了档案的电子文件与纸质版，接下来最重要的就是档案全文数据库的构架。档案全文数据库是以档案管理系统为工具，数字化处理为前提的一套档案利用体系。该体系由服务器、档案管理端、用户利用端三部分组成。服务器用来存储数字化处理文件及档案数据，档案管理端用来把数字化处理文件上传至服务器，并且对用户利用需求进行处理，用户利用端提出利用申请，经过流程审批，对数字化档案进行查阅和利用。这三个部分构成了档案全文数据库的构架。

三、档案全文数据库的应用

用户如需查阅档案数据，先在网上进行申请，经过主管领导和档案管理人员两级审核后，可以查阅相关文件。申请分为实体借查阅和电子文件查阅两种情况，电子文件查阅即为全文数据库应用。用户可以在自己办公电脑上进行所有搜索，只要是已经上传的电子文件，用户都可以搜索到，然后把自己想要查看的内容添加，申请流程，就可以在自己电脑上查看所需内容。整个过程不需要离开电脑。

四、档案全文数据库的优点

一是电子档案（图纸）的生命力相较于纸质档案（图纸）的生命力更旺盛，更加便于保存。二是对于那些利用率较高、特别重要的珍贵档案，利用者查阅电子版即可，减少了档案实体翻阅，可以很好地保护珍贵档案。三是利用者可以做到足不出户即完成档案查阅工作，这样既节省了查阅时间，又提高了工作效率。四是借查阅均需有网上流程，所有查阅都有记录，只有经过各级审批，利用人员才能查看权限范围内的数据。这样极大地保证了数据安全。

五、结语

档案工作是一项知识管理工作，同时知识管理又是信息管理的延伸和发展，档案管理被人们从信息管理看成知识管理，这是认识的进一步深化，同时更加提升了档案的社会地位。档案工作应当随着我国经济的快速稳健发展而得到更多的重视，水平得到进一步提高，而为了实现这一目标建设档案数据库是档案工作适应社会发展、服务于大众的必要手段。希望通過档案数字化建设工作的推进与发展，在各领域档案人员的共同努力下，我国档案事业的发展能够蒸蒸日上，早日开启一个全新的篇章。