集团公司如何加强对下属子公司的档案管理

杜转珍

【摘要】在快速发展的当今社会，集团公司想要发展壮大，对子公司的合理控制是最重要的环节，而在整个环节中，档案管理则是核心。本文阐述了集团公司对下属子公司档案工作管理的现状，并根据现状浅析集团公司应如何加强对下属子公司的档案管理进行了探讨。

【关键词】集团公司；子公司；档案管理

随着社会市场经济的建立，社会竞争的日益激烈，在企业改革中，许多集团公司都在不同区域建立了由集团公司控制的子公司，子公司的独立经营、核算，有利于适应市场的变化，顺应企业的发展潮流，但因企业管理不当，便会产生内部利益冲突，进而影响集团公司的整体发展。目前来看，部分公司的档案管理有所成就，但仍存在着一些问题，需要进一步完善和加强。

一、浅析当下集团公司对下属公司的档案管理现状

（一）内容复杂、形式多样，管理不便。《企业档案管理办法》规定，企业档案是指企业在各项活动中形成的全部档案的总和。内容上，企业档案是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物质供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团等方面档案，故子公司的档案数量十分庞大；表现形式上，档案形成的载体也是形式多样，有电子文件、光盘及纸质档案等。这无疑加大了集团公司对子公司档案管理的难度。

（二）差异较大，管理参差不齐。集团公司下子公司的分布可谓五湖四海，相对较小的集团公司子公司的分布也在不同区域，因此，形成的档案也是分布各地，其档案工作也呈现出跨地区、跨区域的特点。同时，因各个子公司所在区域不同、成立時间不同、经营内容不同等，造成子公司之间档案管理参差不齐、档案发展不均衡的结果。此外，为扩大经济发展，集团会不断增加业务范围，拓宽行业领域，对于新领域的档案管理，集团公司也是边摸索边积累，故而，给档案的收集增添了不确定因素，给集团公司的管理造成不便。

（三）基础不同，管理存在差异。《企业档案管理办法》中指出，集团档案工作在集团的层面实行统一管理，制定集团的管理制度和要求。而部分集团公司对子公司的档案管理，由于集团从事的业务范围比较广，工作地域比较散，各子公司的现实情况存在差异，例如有的子公司是由原来的国有企业改制发展而来，体制相对健全，档案基础扎实，档案信息化比较早、发展快。而有的子公司则是刚成立不久，还未建立档案机构，档案工作没有专人管理，同时，集团公司又允许各子公司根据自身的实际情况，制定本单位的档案管理办法。从而促使行业间、地区间档案管理标准存在差异。

二、集团公司对下属公司档案管理的加强

（一）提高档案意识，加快信息化建设。在追求经济效益的大环境下，部分企业的领导人只抓生产经营工作，对档案工作的管理则不够重视，采取“可有可无”的工作态度，此外，部分公司建立简单的档案管理，在信息化建设上的投入严重不足，既没有管理软件，也没有转换设备，有的甚至未接入互联网，在集团公司收集各子公司的档案时，出现档案无法收回、档案处置与管理工作不规范等现象。作为子公司的领导者，一定要认识档案管理的重要性，提高自身认识，并建立信息化档案管理渠道，方便即时存档，以更好地配合集团公司档案管理工作，推动企业发展。

（二）全面考虑，加强协调力度。因集团公司下的子公司分布区域不同，大多与集团公司不在同一区域，所以集团公司在对子公司的档案管理时，忽略了子公司自身的档案管理水平、工作体系以及制度实施等情况，从而出现档案管理工作中错误百出的现象；子公司在制定自身的档案管理体系时，只考虑自身的情况，导致制定出的档案管理体系与集团公司出入颇深。所以，集团公司在管理子公司的档案时，一定要考虑其自身情况，子公司在制定自身的档案管理体系时，要兼顾集团公司整体的档案体系，从而加强集团公司的管理。

（三）提高自身素质，确保档案高质量。受各方面因素影响，集团公司以及子公司档案管理人员中仍然存在部分学历层次较低、知识结构不尽合理，缺乏计算机、网络、多媒体等运用技术及处理信息的能力，只能在传统服务层面上劳作，业务水平不高；此外，档案管理工作中人员配备严重不足，专职档案员工较少，据了解，部分公司档案员工多数为兼职，工作精力与工作时间得不到有力保障，只能做表面较为简单的工作，不能开展更深层次的档案工作。集团公司在人员聘用上，一定要加大力度，寻找有能力、有才华的，与工作岗位相匹配的员工，建设一支复合型、创新型、高素质的档案人员队伍。

三、结束语

综上所述，企业档案信息资源作为企业发展最全面、最原始、最真实的信息记录，承载着企业可持续发展的重任。同样，企业档案管理工作的有序进行与企业发展速度成正比，二者互相影响、互相制约。在档案管理工作中，一定要加强集团企业对子公司的管理，确保档案信息的质量，促使档案信息在企业发展中发挥更强大的作用，从而推动企业更快、更稳地发展。

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