档案室资料收集的制约因素及对策分析

向仕斌

【摘要】档案资料的收集和归类是一个非常复杂的工作，很多的单位和企业在进行归档的时候不重视，或者档案资料收集的时候受到诸多因素的影响，导致工作的开展受到阻碍，在需要资料的时候找不到或者资料不全。本文针对很多企业面临的资料收集和管理问题提出参考意见，为广大档案工作者尝试分析档案资料的现状和可实施的措施。

【关键词】档案室资料；收集；制约因素；对策分析

档案管理包含了对档案资料收集、整理、立卷、归档等多项工作，加强档案管理的目的在于使得档案的保管制度更加健全，从而促进档案开放与运用，进一步保障档案的功能得到充分发挥。据此，笔者关于档案室资料收集的制约因素与应对方法所做出的分析，也便具有了比较重要的现实意义。

一、档案室资料收集的现状

（一）资料不齐全。部分部门开展工作的时候认为资料来源于自己的努力结果所得，应该由自己保管，或者有的部门认为将资料或者文件递交给档案室的资料管理库不利于后期的资料查找，甚至有的部门因为没有及时地将资料上交，导致资料遗失。而当保存工作未能按照要求进行或是准备材料不够齐全时，那么在具体的工作效用上也会大打折扣。

（二）档案归档不合规范性要求。当前，有的单位的规章制度没有得到严格执行，譬如，文件的跟踪登记和传阅没有形成具体的标准，便容易导致部分文件借阅处理不规范，无法根据要求进行资料归纳；文件的收纳不根据问题和种类进行区分等问题，有的材料进行归档的时候将材料的空间范围界定标准定义过宽，造成资料归类的时候重复调用同样的文件；对资料的期限划分不准确，资料没有附带相应的目录等；或者有的部门直接将零散的资料移交到档案室，将部门的内在职责转交给资料收集工作人员，而工作人员又并非完全理解单位和企业的工作内容。

二、企业和单位资料收集的制约因素

关于档案资料收集工作中存在的制约性因素，简要概括起来应当包括以下几个方面：

（一）部分档案管理人员的管理意识薄弱。重视程度往往对管理者的行为产生引导作用，但是，在具体的档案资料收集工作中，由于负责人的疏忽与能动性的缺失，也会在档案收集效果上体现出来。通常情况下，档案室中存储的档案主要是来源于各个科室的原始记录，主要包括工作中的书面材料、影像资料等，这些种类繁多的文档资料都需要科室人员在日常的工作中树立重要性意识与培养良好收集习惯。

（二）“账外”文件材料的归档率不高。这里的“账外”主要指的是没有经过文书部门登记，在收发文件记录簿上也无法查明的文件，这其中主要囊括了各种会议性的文件稿、內部规章制度、调研的相关材料、各类统计报表以及单位接收的其他文件材料等。不对这些“账外”的档案进行收集，那么在后续的任务中也容易使得因收集的档案内容残缺不全而使档案失去价值。

三、提高资料收集管理质量的对策

中央十七届六中全会首次提出了要将中国建设为文化强国的目标，因而加强档案收集管理工作的重视，也成了追随时代发展的旋律的必然性要求。只有确保档案资料收集工作的顺利实现，才能确保单位、部门的各项工作能够有条不紊地使用档案。关于档案资料收集的对策，概括起来主要有以下方面的内容：

（一）档案管理人员要明确管理范围。首先应当对管理的范围予以明确，进而才能确保档案文件的价值意义与管理效用。这其中又包含了以下内容：第一，档案归档是对工作和职能最直接的诠释，并且对于各部门开展工作都具有极高的参考价值和研究价值。第二，资料归档不但是一个企业员工的责任，同时是维护集体和公民权益的一个表现，对促进人类文明的进步都具有重要价值。第三，档案资料的收集和管理是上下级相互联系的一种关系纽带，能够直接地表现上级的思想传递和下级的完成效果。第四，档案资料的收集和管理能够为相关的企业单位工作提供参考，承载单位的历史。只有认清资料归档的意义，才能够提高工作积极性，从而完成任务。

（二）加强档案管理工作重要性的宣传。档案资料收集管理不仅仅是档案管理人员的个人职责，解决这个问题的关键就在于领导的重视和措施。因此，归档人员应该首先宣传《档案法》，根据归档知识对领导进行宣传。其次，应该多向分管领导汇报工作开展情况和遇到的困难，适当的时候应该将归档的质量和任务与薪资挂钩，并且对所有职工进行档案知识的培训指导，职工需要明确自己所在部门应该将档案资料移交到哪个部门，明确档案不得占为己有，不得以任何理由拒绝档案移交，只有带有强制性才能够保证归档的质量，降低人为因素导致的归档制约。

（三）明确管理责任，将负责事项落实到人头上。档案管理人员应该制定相应的人员分工，为了使人力资源的运用达到极致，最好是能够推动资料归档工作兼职化，兼职归档人员对自己所在部门或者所做的工作档案进行分类，这样的方式不但能够减轻档案管理人员的工作量，同时可以减少在归档工作中的财政支出。其次，相关工作人员能够更加明确地对资料进行分类，在工作开展的过程中因为知识领域、人脉沟通、业务熟悉等多方面因素，对档案进行归类相对来说容易很多。此外，设立部门负责人，将每个部门的归档工作进行统一接收之后，为了确保归档资料的真实、有效、完善，由每个部门的负责人对照所在部门的日常工作和目标进行对比，对于不合格的档案资料需要重新进行整改之后再入档，每一份资料的入档都必须保证档案经过了严格的把控，经过多方确认之后才将最终的档案根据性质和类别进行归档。

【参考文献】

[1]王旭东.论档案文化资源的开发利用[D].云南大学，2013.

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