浅析档案管理的信息化策略

文/南京市后宰门社区卫生服务中心 汤严

浅析档案管理的信息化策略

文/南京市后宰门社区卫生服务中心 汤严

档案管理的现代化是用计算机等科学技术信息化管理，其终极目标是实现管理的信息化。多年来，大家多热衷于档案管理软件的丰富与完善，而信息化时代的“互联网+”模式为我国的档案管理工作提供了快速进入信息化的捷径。由于档案自身的保密性、安全性等特殊属性，很难将互联网运营模式的所有优势都体现在档案管理中，在世界信息化的浪潮中我们的档案管理者还需要有选择地尝试。

档案管理；信息化；策略

随着我国经济、社会的发展，“互联网+”行动计划被提上日程，其对我国经济、文化、管理等诸多领域都产生了立竿见影的影响。在依照档案管理基本原理的前提下，将互联网和档案管理融合在一起，提升科学的管理理念和机制的要素水平，是今后档案管理现代化的核心目标。

一、传统档案管理方式的不足

传统的档案管理，主要侧重于纸质文件的保存。文件的保存过程中，需要耗费大量的人力与物力资源。例如，档案文件的存放空间，档案的归档与编排顺序，档案的调取查询都是如此。而且在纸质文件的过程中，还容易出现一些问题。例如，文件受自然环境影响，而产生的氧化与损毁。许多档案文件已经多年不用，但却不能及时判断，是否需要继续保存，受到保存期限的限制，仍然需要继续保存多年。还有就是档案管理的工作人员，没有经受过档案管理的专业学习与培训，对工作缺乏责任心，不掌握档案管理专业技能，档案文件丢失现象也屡见不鲜，这对个人和企业造成巨大的损失。所以，传统的档案管理，主要存在着人力、物力资源消耗大，档案文件调取时间长流程多，档案保管安全性保障不强等问题。

二、档案信息化管理的优势

传统的档案管理模式下，档案立卷是必要的，直到现在档案室也依然要求所有档案必须立卷。但是一些单位将零散的材料分批送到档案室代替立卷，这种现象的存在导致了档案管理员对部门工作无法判断，也无法确定材料是否完整，促使档案质量下降。将档案信息化、网络化后，由档案管理员统一为档案卷整理编码，统一管理保存，从根本上解决档案卷无法收齐的问题。有效提高档案管理员的工作质量，确保部门全面落实立卷制度。

另一方面，档案信息化管理不受时间和空间的限制，改变了传统管理模式，使档案资料在管理和利用上都不仅限于上班时间。在传统管理模式中，想要翻阅档案资料需要在特定的场合中，利用办公用具，经过管理人员审批后才可以使用，在实现档案信息化管理后，只需要在互联网、局域网、计算机网络等网络平台中就可以翻阅。以计算机、电脑工作台为主要办公工具，通过档案编码就能精确查找。不但节省了大量的时间，也降低了档案管理员的工作难度。在企业各部门内部，大量的电子档案、文件被整理出来，通过有序的编码将资料存在硬盘中。这种方式使得电子档案可以存贮于不同的载体中，同时易于保存，只需要把档案、文件进行加密处理，就可以提高文件的准确性。使用者只需要获得允许，就可以查找所需的资料。有效提高了档案管理部门的工作效率，立卷部门也只需要将资料、文件输入到计算机中，定期对文件、资料进行更新，再输送到档案室就可以了。档案管理员通过管理系统将档案卷编目、整理，同时打印目录，方便查找。整个操作流程节省了大量的人力、物力、财力，也提高了办事效率，促进企业快速发展。

在信息时代，传统管理模式下需要将档案明确分类、按照内容、时间顺序整理，以保证档案完整保存，方便及时查找。实现档案信息化管理后，企业各部门、各类档案的电子文件都整理在计算机硬盘中，通过电子档案立卷后，使用计算机检索功能可以查找与之相关的具有历史性的文件。方便在查找档案卷时了解来龙去脉，同时也深化了档案内容信息。

三、 档案管理信息化的具体策略

（一）完善文书档案的信息化管理机制。在文书资料档案管理现代化的进程中，工作应该与时俱进，了解和采用新的方法来加强对文书资料的管理。在实际的工作中，从可持续发展的角度看档案资料规整工作，应对文书资料的档案电子化后遇到的新问题，不断地提高文书资料的档案管理科技水平。电子文件具有体积小、信息容量大、检索快速的长处，但也有安全问题的缺点，如可以篡改原稿致使无法识别，对硬件和软件的依靠性强等；纸质文件的长处是真实性和可靠性，但也存在信息存储量小，占用空间较大的缺点。传统档案管理中的长处仍需发扬，同时改革传统办公档案管理中落后的治理方法、技术。我们不妨开放思维，利用文书档案的数据信息，使用新的方法来指导文书资料档案治理的现代化，完善管理机制，把传统的办公档案管理方法和现代化的办公室档案管理方式紧密结合。

（二）提高相关管理人员的专业素质。加强治理职员的计算机应用知识学习和实际操纵技能，帮助他们更快地掌握信息化技巧。另外，档案管理职员还需要不断地学习新知识，只有不断地扩充新知识，才能辅助自己提升档案管理的综合能力。只有提高老员工的实际操作技术，才能更好地融入当今现代化的档案管理工作，使相关文书档案的管理职员尽快适应现代化的现状，从而更好地为单位乃至整个社会服务。需要提前制定可行的相关培训计划及目标。根据业务水平的不同，因材施教、循序渐诱、因人而异，内容涉及职员的岗前培训、专业查找等。跟随信息化的步伐，传统的档案治理方法已经无法跟上当今工作信息化的发展需要，文书管理相关单位需要培育一批高素质、专业化的档案管理职员，以应对档案管理的信息化建设。

综上，档案管理工作融合信息化技术，已经取得了一定的成绩。起到了节约资源、方便查询，存储安全、减少资料调取环节等多个方面的作用。但档案管理工作在未来，还可以与信息技术共同在信息平台、部门协作、档案信息管理系统开发等若干个方向合理发展，打造更加科学更加和谐的档案管理工作氛围。

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