医院人事档案管理的信息化建设探析

文/邵阳市脑科医院 王明晖

医院人事档案管理的信息化建设探析

文/邵阳市脑科医院 王明晖

本文指出了医院人事档案管理信息化建设的重要性，但也注意到了档案管理信息化建设过程中的一系列问题，并针对这些问题提出了相应的对策。

档案管理；信息化；资源共享；效益

目前医疗卫生事业的迅速发展导致相应工作量与工作难度加大，因而就需要不断提高人事档案管理的效率与质量。所以医院亟须进行档案管理的信息化建设。

一、医院人事档案管理信息化建设的重要性

第一，人事档案对于医院的决策与管理来说意义非同寻常，在当今社会形势下医院要想实现可持续发展必须加快医院人事档案管理信息化建设。目前医院已经对医疗体系和人力资源进行了管理方式的改革，在这样的背景下人事档案管理工作亟须进行相应的改革，只有这样才能提高医院人事档案管理的效率和质量，促进人力资源的有效利用，实现个人和医院利益的最大化。

第二，通过网络平台进行人事档案管理就是信息化建设的一项重要成果，它有效地实现了存储、共享、传递与修改等多项功能于一体，其作用体现在：首先，由于人事档案信息充分共享，所以可以有效避免医院各个部门重复输入同一个员工的信息，从而可以提高工作效率；其次，如果人事档案信息有变动，只需要管理人员在网络平台上进行修改，其他各部门就可以迅速接收到变更后的新信息，最大限度地实现了档案信息的时效性。

第三，医院人事档案管理的信息化建设可以提高医院服务的效率和质量。因为以往的人事档案查询是由专门的工作人员来负责的，而现在只需人事档案管理系统对有人事档案查询需求的员工在信息化平台授予访问权，需要查询档案的员工开通权限即可查询。

二、目前医院人事档案管理信息化建设存在的问题

（一）医院对人事档案信息化管理工作的重视度不够。当前医院一般把医疗事业作为中心任务来抓，把大部分资源都投入到了能够直接为医院创造经济利益的见效快的医疗、护理等工作中，而像人事档案管理这样能够间接地为医院创造巨大经济利益并且能够带动医院的可持续发展的工作却被忽视了。出现这一现象的原因是医院的决策层缺乏对人事档案信息化管理的正确认识，因而人事档案管理在资源投入上得不到重视，最终导致医院人事档案信息化建设停滞不前。

（二）医院人事档案管理信息化建设基础设施不完善。医院领导人意识不到人事档案信息化建设的重要性，会造成医院基础设施不完善的现象。医疗所需的资金、空间等资源本来就比较紧张，更无暇顾及档案管理信息化建设的基础设施情况。因为医院拿不出资金购买档案信息化管理所需的器材；由于医院空间紧张，也不能给予档案管理足够的用房。以上情况会阻碍档案管理信息化建设进程。

（三）人事档案信息化建设管理人员缺乏相应的专业技能。医院不肯高薪聘请或出资培训既懂法律又有计算机技能的高素质人才，还有的档案管理人员是兼职做档案管理工作，不仅没有专业的计算机操作技能，还缺乏档案管理方面的知识。此外，由于他们是兼职，不能把全部时间和精力投入到档案管理工作中，他们能把现有的任务完成已经难能可贵了，让他们在传统的工作模式基础上创新是很困难的。以上现象都会导致医院人事档案信息化建设长期处于低水平阶段。

（四）档案信息化建设存在安全隐患。有些工作人员不但缺乏安全意识，还不遵守医院制定的档案管理的相关规章制度，因而人事档案资源信息具有潜在的安全风险。比如很多档案管理人员在工作中不经过病毒检测就直接浏览一些网页、安装一些软件等，这些做法都会使档案信息资源感染木马程序或病毒，导致档案信息资源出现丢失的情况。

三、医院人事档案管理信息化建设的措施

（一）切实加强医院领导对人事档案信息化建设的重视程度。人事档案管理的传统模式不可避免地会耗费大量的时间和人力，医院只有做出相应的变革才能摆脱这种状况。院领导以及档案管理人员要变更思想观念，强化对档案管理信息化建设的重视程度，把人事档案信息化建设落到实处。

（二）完善医院人事档案信息化建设的基础设施。首先，要加强基础设施建设。医院决策部门应该合理分配资源，让档案管理部门拥有足够的资金来配备现代化的基础设施，完善自身的基础设施建设。

其次，要健全档案信息化建设的标准。随着档案事业的发展要求档案管理人员采用先进的档案管理技术把电子文件和电子档案进行一体化管理，不断完善档案管理体制。

（三）大力提高档案信息化管理人员的专业水平。档案信息化管理要求档案管理人员必须具有过硬的专业技能，所以在招聘档案管理人员时要提高门槛，只有档案资源管理专业并且具有较高的计算机处理技能，还要熟悉法律知识的综合型人才才具有录取资格。

（四）注意规避档案信息资源管理的安全风险。首先，人事档案信息安全管理制度需要不断完善。档案管理的任务就是尽量深入开发利用档案信息，实现个人及医院利益的双赢。要想达成这一任务，实现这一目标，需要不断完善人事档案信息安全管理制度，同时也要不断探索保护电子档案的安全措施，例如为档案信息加密，定期为计算机杀毒以保障网络安全等。

其次，档案管理人员要提高操作安全意识。由于档案本身也具有机要性和保密性，所以在保证资源共享的同时也要保障档案信息的安全性，这就需要档案管理人员树立起安全意识，例如做好电子文档的备份工作、定期对档案信息数据库杀毒以防止黑客攻击等。

第三，做好硬件防护工作，不断提高系统的安全性能。因为电子档案载体很容易受到其他不稳定因素影响，所以有必要做好硬件防护工作，定期对硬件设施检测和更新以提高系统的安全性。

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