浅析机关档案管理工作中存在的问题及对策

时间：2024-06-04

文/山东省博兴县湖滨镇人民政府孙丽萍

浅析机关档案管理工作中存在的问题及对策

文/山东省博兴县湖滨镇人民政府孙丽萍

在机关公务活动中，形成了大量档案资料，作为机关公务活动的真实记录保存下来具有重要的参考和凭证作用。但是，当前机关档案管理中还存在一些问题，本文结合这些问题对提升档案管理水平进行探究。

机关档案；档案管理；对策措施

一、当前机关档案管理工作中存在的问题

（一）机关档案管理组织领导体系不完善。虽然现在机关单位都将档案管理工作列入年度工作计划，也明确了相应的负责人，但工作开展很不平衡，个别单位重视程度不够、档案管理意识薄弱、投入和支持力度不足，组织保障不够。

（二）机关档案利用率不高。机关档案管理中收集、整理是重要工作内容，但档案利用更能凸显档案管理的价值，当前受有关法律法规和业务工作保密要求，部分档案资料没有列入政务信息公开的范围，主要对机关内部服务，但受制于审批程序复杂烦琐等原因，以及各方面利用限制和档案利用意识较为淡薄等，造成档案的利用率不高。

（三）机关档案信息化管理水平不高。当前机关档案管理中，特别是镇级档案管理工作受办公经费等因素限制，管理精细化、信息化程度不高，虽然也开展了电子档案工作，但数字化档案整理记录不及时、电子档案建设标准不统一、管理程序不规范，特别是缺乏统一的信息化档案管理平台，造成信息化建设层次不高。同时，网络的共享性等特点，使信息化档案管理存在安全性问题，制约了电子档案利用水平的进一步提升。

（四）机关档案保管条件相对滞后。当前机关档案管理特别是镇级档案管理中，有的单位没有完全按照档案管理规范要求进行整齐、规范、有序的管理，个别单位甚至将档案管理场所存放杂物，各类保管存放的设施设备出现老化问题，保管设施不齐全、档案柜等设施比较凌乱、不统一，造成档案存在一定的破坏或丢失等问题。

（五）档案管理队伍建设亟待加强。档案管理工作不仅是一项政策性工作，还是一项业务性、专业性和技术性较强的工作，需要档案管理人员具备较高的专业素养。在具体工作中，有的档案管理人员身兼数职，承担大量事务性工作，对档案管理投入精力有限，影响了档案管理高效高质地开展，甚至个别工作人员存在被动应付现象。有的单位档案管理人员工作岗位变动频繁，对档案管理工作不关心、不重视，影响了档案管理的持续性和连续性。有的档案管理人员业务能力不强，在归档整理、分类保存和妥善保管等工作中不到位，特别是存在不按时立卷归档、不及时将档案资料放置到档案室保存等问题，影响了档案管理工作的有序开展。

二、提升机关档案管理工作水平的对策措施

（一）加强档案管理的组织领导和制度建设。随着现代社会经济发展，人们法制意识和档案意识增强，对档案查阅和利用观念不断改善，加强档案管理工作，将为人们查阅和利用提供便利。因此，要严格按照《档案法》《档案法实施办法》等有关规定要求，加强对档案管理工作的重视程度和宣传力度，完善组织领导体系，强化经费和人员保障，引导全体工作人员树立归档意识，健全档案管理工作体系。同时，要根据机关工作特点和实际，健全完善档案资料收集、整理、归档、保存、查阅、使用等一系列制度规范，明确档案管理的各类工作流程，确定好档案资料归档范围、保管期限、分类标准、安全防护等标准，实现依法治档，探索开展目标化档案管理模式，提升档案管理水平。要强化工作考核，倒逼工作人员按照规范标准和程序开展立案归档和目录汇编等工作，提升档案管理工作效率。

（二）提升档案利用水平。要强化工作人员档案利用意识，在按照有关规定依法进行政务信息公开的基础上，最大限度地公开各类不涉密信息，鼓励和引导社会公众和工作人员查询和使用有关资料。要在档案管理中注意做好各类资料的编研工作，注意整合和挖掘档案中的有用信息和资料，汇编成高质量、有价值的档案合集，为业务科室、工作人员和社会公众提供信息参考。为提升利用水平，要做好立卷、组卷等档案分类汇编基础性工作，明确不同档案资料的序号、保存期限等，为后期查阅使用提供便利。

（三）注重档案信息化建设。档案资料纷繁复杂，要借助信息网络技术的应用优势，结合机关电子政务、自动化办公系统建设，强化信息化档案管理平台建设，明确电子档案建设标准和安全规范，实现重点档案资料的电子档案和纸质档案同步归档管理，通过信息化手段实现档案自动收集、归档、编纂、保存、统计和使用。同时，要注意档案管理的安全性，实现双套备份等制度，防止档案资料的流失。

（四）强化档案基础设施投入力度。各类档案基础设施是档案管理的基础，档案设施优劣直接影响档案保存的寿命和管理质量。要按照《档案法》有关标准和要求，建设合格的档案室，配套完善档案保存设施，并按照档案管理“八防”要求持续改善档案保管条件，改善档案保存场所脏乱差等问题，打造统一有序、整齐规范的档案管理场所。

（五）打造高素质的档案管理队伍。要实现档案管理工作专人负责制，落实岗位工作要求，并建立完善的岗位工作交接班制度，保证档案管理岗位的稳定性，实现岗位变动的有序衔接。要加强档案管理人员的业务培训，综合采取讲座、外出参观、定期脱岗培训等方式，使工作人员及时掌握新理念、新技术、新手段，提升工作人员的专业素养。