关于大学生毕业档案接收管理工作的几点思考

文/广安市前锋区人力资源服务中心 向小兵

关于大学生毕业档案接收管理工作的几点思考

文/广安市前锋区人力资源服务中心 向小兵

高校学生档案是大学生考研、考公务员以及以后踏入工作岗位进行转正定级、职称申报、社保金办理等的重要凭证，关系着一个人今后一生的工作和生活。因此，做好大学生毕业档案接收管理工作极其重要。

大学生；毕业档案；接收管理

毕业档案包含大学生本人履历、身份、党团资料、奖惩、任免、学籍、学位等信息，是大学生在读期间学习、生活及社会实践的真实记录，也是用人单位对大学生选拔聘用、晋升培养的重要依据。大学生毕业档案接收管理水平对高校毕业生和社会供需关系是否协调有着紧密联系。然而目前大学生毕业档案接收管理工作还存在档案投递意识不强，缺少便捷的接收窗口等方面的问题。因此，想要改变这一现状就必须加强大学生毕业档案接收管理工作，着力解决档案接收管理过程中存在的主要问题，力争为大学毕业生的就业夯实基础，为人才的流动以及诚信体系的建设提供有力支撑。

一、大学生毕业档案接收管理工作中存在的问题

现阶段，档案接收工作正面临诸多的机遇和挑战， 但在发展过程中仍存在很多不利因素，给档案接收工作带来很大困难和阻碍。

（一）毕业生档案投递意识不强，缺乏重视。每个人的人事档案的重要性和个人身份证几乎相当，然而，由于长期以来人们对档案信息资源重要性的认识还很不够，对档案接收管理工作的认识没有达到足够的高度，以致许多大学生毕业后只注重于寻找工作，而常常好几年都不理会档案，也不来办理任何手续，直到需要档案的时候却怎么也找不到。这些都表明了部分大学生缺乏对毕业档案工作的了解，忽视档案工作。随着近年来劳动合同签订的要求提高，签合同时必须有档案跟随，这种忽视档案的情况已经大大减少，但仍然有部分大学生毕业档案投递意识有待加强。

（二）缺少便捷的毕业生档案投递窗口。个人档案记载着一生的人事档案关系，但由于毕业生对档案的重要性程度认识不够以及缺少档案投递窗口，许多学生都是直接将档案邮寄给所报到的单位，但是邮寄不仅安全性低还容易出现各种问题。例如很多学生档案邮寄地址填写不够规范，误以为档案邮寄地址如同普通邮寄地址一般，只要地址内容填写的足够详细，所报到的单位就能收到，殊不知报到单位的性质决定了是否能够接收到机要文件，给档案接收工作带来极大的隐患。

（三）大学生毕业档案核对入库方面存在滞后。许多档案从业人员从思想上不重视档案利用工作，工作松散，参与意识淡薄，社会竞争意识不强，不讲效益，在工作中缺乏主动性，这导致大学生毕业档案核对入库方面存在严重滞后现象。这与新时代要求提供高质量、高效率的服务很不协调，造成档案信息的极大浪费。同时，单位也没有把接收档案事业的发展纳入议事日程，对接收档案工作在人员配置、资源配置、资金投入等方面都比较少，也同样造成了档案核对入库方面的滞后。

二、关于做好毕业档案接收管理工作的对策探讨

随着社会的发展，大学生档案接收管理水平提升已经迫在眉睫，营造一个便捷、高效的接收管理环境是一个必然的趋势。

（一）加强档案重要性宣传，使毕业生端正观念。对于大学生忽视档案的情况，需要加强宣传，通过网络传播、发放宣传单等多种方式宣传档案存放流程、人事代理情况说明、就业优惠政策。让学生本人充分认识到学生档案的重要性，了解学生档案的材料入档范围、毕业后档案可能转递的去向，档案转出后如何查阅等知识，从而自觉加强高校毕业生档案的收集归档工作。每年的3月到6月份，是高校毕业生就业的重要时段。在此期间要加强对毕业生档案的收集，以便在学生毕业之后能及时、完整地将毕业生档案转出。归档材料必须进行严格登记，移交时必须有移交清单，移交人和接收人各执一份，做到责任明确、查有依据。

（二）设立专门服务窗口，提供一站式服务。据悉，许多同学会因为对毕业档案重要性的认识不够，不熟悉档案包含范围，加上档案投递麻烦等原因，而不急于甚至放弃投递档案。针对于此问题，笔者建议：在人才中心设置档案“一站式”接收窗口，并保证接收窗口的业务经办人员熟悉档案接收的各项相关业务的办理流程，具有较高的服务意识和热情的服务态度，为人才提供快速便捷、高效优质的服务。在接受毕业生档案托管咨询时，做到热情有礼、有问必答，同时为毕业生提供政策咨询、档案接收、人事代理等一条龙服务，使大学生档案投递更为便捷，使档案接收管理工作得到进一步加强。

（三）设置专人进行接收，确保档案及时入库。对于档案管理的流程需要严格规范，安排专人负责档案接收工作，确保当日接受的档案当日登记、当日核对、当日入库，严格把控档案接收流程的各环节，确保新进档案无差错，切实对毕业生负责、对社会负责。同时还需要有明确的激励制度和相应的法律法规，对于那些兢兢业业工作的工作人员要给予精神和物质的双重奖励；相反，对于拈轻怕重、消极怠工的那些人就要给予相应的惩罚。并将工作人员的工作成绩和服务态度纳入到职务升迁和职称评定中去，以此来对工作人员形成制度化的约束，提高人员工作积极性，为做好档案接收管理工作，营造一个积极、高效的环境，确保档案及时入库。

三、结语

大学生档案管理在当今社会的发展中具有十分重要的地位，在一定程度上决定了一个毕业生今后的发展，甚至是对社会的稳定也有重要的意义，因此，机关事业单位首先要树立一定的档案接收管理意识，以服务为根本宗旨，积极探索，不断创新，采取更积极有效的措施，解决目前大学生毕业档案接收管理存在的诸多问题，促使大学生档案接收管理向着制度化与专业化发展，更好地为用人单位和毕业生服务。

［1］路燕琴.加强毕业大学生档案管理的思考［J］.百家述评，2015（04）：353.

［2］纪莹.浅谈大学生档案管理现状和发展趋势研究［J］.办公室业务，2015（12）：68.