高校学生档案数字化创新管理模式构建策略研究

文/重庆文理学院 潘澜月

高校学生档案数字化创新管理模式构建策略研究

文/重庆文理学院 潘澜月

作为高等学校一项重要的基础性工作，学生档案管理对于学生的发展和就业有着重要的影响。同时，随着高等学校教育体制改革的深入开展，高校毕业生的就业形势和模式发生了变化，这就需要开展数字化的档案管理模式，提高管理效率。所以，档案管理者应该加强学习科学知识，熟练掌握信息技术，从而建立和完善数字化的学生档案管理系统，从而更好地为学生提供档案服务，保证学生以后的发展和就业。

档案管理；数字化；构建策略

随着人类社会进入信息时代，高校学生档案管理工作也应该迈向新的阶段，这就需要在高校学生档案管理过程中积极利用现代化的数字技术，在档案管理的各个环节实行数字化管理。相对于传统学生档案管理模式，数字化档案管理具有显著的优势。在数字化档案管理模式下，学生能够享受到跟踪式档案服务，能够有效培养自身的综合素质，实现全面发展。

一、高校学生档案管理现状

（一）档案管理者认识不足，重视力度不够。当前高校学生档案管理存在的主要问题就是管理者对于档案重要性的认识不够，缺少足够的重视。主要表现为，学生档案存在着管理方式不够规范，一些信息资料不全。同时许多相关材料应该纳入学生档案中，但是因为档案管理者不够重视，所以没有进行有效的整理和归档。这样就会影响学生以后的就业和发展，容易出现一些人事档案资料隐患问题。

（二）管理体系具有滞后性，管理过程不够规范。当前学生档案管理体系具有明显的滞后性。在整理学生档案的时候，采取的都是粗放式的管理方式，容易造成档案缺失的情况。同时，在现有的管理体系中，档案管理者都是在学生即将毕业的时候才进行档案的收集和整理工作。这样就会使档案不能够把学生平时成绩以及表现记录在案，影响档案的真实性和实效性。

（三）档案管理人员综合素质不高。当前，高校学生档案管理人员综合素质不高，缺少专业的管理知识是影响档案数字化发展的重要因素。许多高校的学生档案管理人员都是一些年龄大或者文化水平不高的人，因为他们缺少学生档案管理工作相关专业知识，所以在管理的过程中就会容易出现各种错误，影响学生的就业和以后的发展。

（四）管理方式陈旧，手段比较落后。当前，许多高校的学生档案管理方式还以纸质的为主，这样就会容易造成档案的损坏和缺失，影响学生以后的升学和就业。同时，高校在学生档案中输入的信息仅仅包括学习成绩和个人的简单情况介绍等。这样就会使用人单位对学生的档案没有吸引力，用人单位想要了解的内容从档案中无法体现。许多关于学生能力的内容没有录入档案，影响学生在就业市场的竞争力。

二、构建高校学生档案数字化创新管理模式的方法

（一）加强数字化档案管理宣传，提高管理者的认识能力。想要构建高校学生档案管理数字化模式，首先应该加强相关宣传，提高档案管理人员的认识能力。只有档案管理人员能够重视学生档案，认同数字化管理模式对于学生档案管理的重要意义，才能够提高学生档案数字化管理的效率，为学生以后的就业发展提供支持。这就需要高校应该加强相关的宣传，让档案管理者和广大师生对于数字化档案管理有一定的了解，然后在广大师生的配合下，共同构建起有效的学生档案数字化管理模式。

（二）完善档案管理制度，提高档案管理规范性。学生的档案中应该包含学生走向就业岗位的基本信息资料，包括学习成绩、道德素质以及一些社会实践。所以，加强学生档案管理有着重要的意义，能够为学生以后的发展打下良好的基础。这就需要高校不断规范学生档案管理，建立档案管理制度。把管理责任落实到每个人身上，加强对于档案管理工作的监督和检查工作，把学生档案管理工作纳入绩效考核评价中，从而激励其做好档案管理工作。

（三）加强档案管理队伍建设，提高档案管理者的专业能力。构建数字化学生档案管理模式，加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员的专业素质是非常重要的。这就需要高校在聘用档案管理人员的时候，应该充分考察其专业素质和责任意识，使其能够很好地胜任学生档案管理工作。另一方面，应该加强对于档案管理人员的培训工作，使其能够掌握一定的信息技术，充分利用信息技术开展学生档案数字化管理，提高学生档案信息化管理水平，为学生以后的就业和发展奠定坚实的基础。

（四）应用信息技术管理档案，提高档案管理数字化水平。应用信息技术管理学生档案，要求档案管理人员应该能够有效应用信息技术，建立学生档案数据库，把学生的信息录入到数据库中。这样在查询、保留和填充内容的时候就会更加方便。同时用人单位可以在数字化档案信息库中进行人事档案查询，及时了解学生的实际情况。

三、结语

综上所述，在高校日常学生档案管理工作中，由于学生档案信息量比较大，所以传统的管理方式难以保证期限和效率。通过开展档案信息化管理，能够很好地保证学生档案管理的水平，提高高校毕业生就业率。同时能够提高高校教育教学水平，提高高校以及毕业生的竞争力，提高高校综合实力，为学生以后的发展打下坚实的基础。提高高校学生档案管理工作的效率是一项长期的工作，需要不断地研究。

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