高校基建档案收集工作中的常见问题与改善策略

文/四川达州职业技术学院 梁梅

高校基建档案收集工作中的常见问题与改善策略

文/四川达州职业技术学院 梁梅

高校基建档案一方面是基建工程中各方权益的凭证，另一方面也是一所高校建设发展的历史记载，做好高校基建档案收集工作，对高校的建设与发展有着深远的意义。基于此，本文阐述了基建档案收集工作中常见的问题，并提出了相应的改善措施。

基建档案；收集问题；改善策略

高校基建档案是高校建设和发展的历史记录。作为客观的真实凭据，它不仅为今天的现实服务而且为日后的维修和扩建提供重要的依据和参考，在学校的经济活动中起着不可低估的作用。由此可见，基建档案的收集、管理在高校管理中具有极为重要的意义，不仅是一项有利于当下的工作，还是一项有利于学校未来规划和发展的工作。

一、高校基建档案收集工作中的常见问题

（一）收集不齐全。档案人员在实际工作中存在资料收集不齐全的问题。如：只重视红头文件的正件而忽视同一文件的附件、定稿；只重视项目的施工图和竣工图而忽视其变更资料；只重视纸质材料而忽视照片、声像、电子文件等的收集。此外，隐蔽工程资料的收集也容易被忽视，这给后期的维修、改建工作带来了很多麻烦。

（二）归档质量偏低。基建工程在建设过程中，资料编辑存在以下几个问题：一是随手抓笔，随手写，用易褪色的书写工具书写、绘制。时间一久，字迹模糊，查阅困难。二是一些材料和图纸，时常出现缺少日期，日期笼统、字迹不清楚，图样不清晰、图表不整洁，签字手续不完备，或者无原始签名或印章等问题。三是记录信息不规范、不准确，不能做到“修改到位、标注到位、说明到位”。此外，很多文件不是原始资料，缺乏真实性。这些问题将影响档案的归档质量，并给今后的查找、利用带来极大的困难。

（三）载体形式单一。随着科学技术的发展，档案的载体形式也多种多样。如：照片档案、录音档案、录像档案、光盘以及电子档案等。目前，大部分高校基建档案的载体仍以传统的纸质为主，档案部门在接收档案时，也只重视纸质材料，而忽视了其他载体资料的收集，而纸质材料时间一长，挪动、翻阅等都会造成不同程度的损坏和遗失。

二、高校基建档案收集工作改进对策

（一）提高基建档案收集意识。学校领导重视档案管理工作，将会对档案管理工作的顺利开展产生积极的影响。这也是做好基建档案工作的重要基础。因此，档案管理部门要养成积极宣传、主动向领导汇报的工作作风，争取学校领导对档案工作的肯定，获取领导对档案工作在人力物力上的大力支持。改变档案管理工作不被重视的被动局面，与此同时，档案管理部门在开展工作时，要严格按着相关法律规定，要求基建部门明确档案管理职责，规范档案管理程序，保证档案管理质量，要加强对档案管理人员的业务培训，增强他们的精品意识，激发工作的责任心和主动性。按照基建档案管理的要求，做到“三到位”，即分管领导、档案管理人员、技术资料人员的落实到位。

（二）健全基建档案收集制度。“无规矩无以成方圆”，做好基建档案管理工作，首先要建立和完善各项规章制度。要使高校基建档案管理工作做到“有法可依，违法必究。”首先，各高校要根据高等学校的档案管理办法制定详细的规章制度，包括归档范围、 分类方案、保管期限、领导责任制、岗位责任制、利用制度、竣工文件编制要求、档案移交办法等逐个环节，依照谁形成的档案谁负责的原则，制定明确的相关建筑单位及学习档案管理职能部门的职责分工，完善高效基建管理的机制。在具体管理程序中档案管理的程序可这样划分：项目准备阶段档案—档案管理部门；项目施工文件—分包单位；分包形成的档案—相应承包单位；监理文件—监理单位；技术准备与试运行材料—试运行单位。

（三）推行“三同步”“两检查”监控。落实专人负责，实行“三同步”过程管理和“两审查”质量监控。首先，要结合国家在基建档案管理的明文规定，严格执行“三同步”管理，主要内容是：基建工程动工与建立档案同步；工程建设进程与竣工材料的管理工作同步；工程竣工验收与提交竣工图的验收同步。

其次，基建档案监控要采取“两检查”制度：首先，基建部门设专人负责管理档案，遵照学校关于基建档案的规章制度，检查工程各阶段形成的档案；其次，在基建档案移交过程中，要按规定再次对档案材料进行审查，发现问题及时处理，确保基建档案管理在每一个环节上都不存在疏漏，保证归档的档案质量优质。

（四）纳入项目合同管理。基建项目在投标、签订合同过程中要明确资料的数量、形式、质量、移交时间等，确保竣工资料的准确性、完整性，明确违约责任，若资料不全、不准确，方有权扣除相应的合同款项。此外，要落实责任制度，将项目档案工作进行编制，制定严格的考核制度，考核结果与经济利益直接挂钩，提高工作人员的责任心。

（五）强化信息技术的应用。目前，很多高校的档案管理仍是传统的纸质文件管理，耗时耗力，还容易导致损坏、遗失，查找困难。而现代社会，科技越来越发达，电子信息技术的飞速发展让档案管理人员看到告别传统的繁琐工作的希望。因此，高校要积极做好档案收集管理工作，将工作人员从传统的人工方式解救出，转向便捷的现代化管理方式。例如，扫描档案文件，并保存到计算机形成电子档案，将档案管理系统和办公系统对接，结合加密检索技术，实现凭借密码远程访问。这样查阅者不必再在庞大的资料库中一一查找，节省了大量的时间和精力。同时，也避免了资料的反复翻阅、借阅的损害和遗失。高校要积极配合基建档案管理的现代化建设，增加拨款，引进配套的、先进硬件设备，同时要加强档案管理人员的技能培训，提高他们对现代化工具的使用技能，从而促进基建档案工作的可持续发展。

三、总结

总之，高校基建档案对高校而言意义重大，做好高校基建档案管理工作，有利于学校规划发展。目前，高校基建档案收集管理工作中仍旧存在很多问题，相关负责人要提高认识，做好档案管理改革，摒除一些传统管理，以现代化管理方式实现档案管理现代化，做好档案管理工作，给学校日常运行、维护、保养、改建等工作提供优质的档案服务。

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