“互联网+”下高校行政秘书信息工作的“三快”要求

戴奕

【摘要】“互联网 + ”的时代特征对高校行政秘书工作产生了深刻影响。本文以“互联网+”背景下高校信息工作量剧增为切入点，提出并阐述了快速反应、快速应对、快速求变这三个高校行政秘书信息工作的全新要求。

【关键词】】互联网+；信息；高校行政秘书

“互联网+”是互联网与传统行业融合发展的新的经济形态，最早是由于扬在2012年11月的易观第五届移动互联网博览会的发言中提出，随后国务院总理李克强在2015年政府工作报告中提出了制定“互联网+”行动计划，推动移动互联网、云计算、大数据、物联网等与现代制造业结合，促进电子商务、工业互联网和互联网金融（ITFIN）健康发展，引导互联网企业拓展国际市场。不可否认的，“互联网+”是当前信息化发展的核心特征之一，当其与高等教育产生联系时，深刻地影响了当前高校行政工作，具体到高校行政秘书的信息工作当中，则要求行政秘书能主动接受，主动改变，笔者认为具体可用“三快”来予以概括，即快速反应、快速应对、快速求变。

一、快速反应

传统的高校行政秘书工作基本围绕着讲话稿、文件、记录等书面信息工作展开，但“当网络的出现使得信息源由传统的印刷型向网络型过渡”，网络报纸期刊、电子图书等逐渐成为行政秘书接受外界信息的途径之一。而在当前互联网+这一空前开放的信息社会中，其內容不再是简单的办公自动化或网络管理所能涵盖的。信息喷井式的爆炸增长，首先决定了高校行政秘书活动的视野和范围已经不再也无法局限在领导和组织内部了，大量信息在校办公室中汇集转移决定了高校行政秘书不仅要为领导服务，更多的要服务于全校师生；不仅要为行政工作服务，更多的要服务于全校教学工作，甚至是区域发展；不仅要为校内职能部门、二级学院服务、也要为一切校外与高校发生联系的单位或个人服务，这些属于信息接受范围的扩大。其次，传递媒介也在不断扩大。纸质红头文件传递已经是少数，大多数情况下，信息的上传下达已由之前的通过电话、传真等形式扩大到通过QQ、电子邮件、短信，而随着手机微信、在线视频的崛起，传递媒介进一步扩大，高校行政秘书所需要掌握的信息工具更多，这属于信息传递途径的多样化。

繁芜多变、来源复杂的互联网信息决定了高校行政秘书的工作必须及时更新对自身的角色要求认识，积极提升对信息的认知水平，对每一条从任一途径收集接受到信息，作为高校的行政秘书都要有着积极敏锐的感受和洞察，以便进一步做出快速妥善安排和处理。高校行政秘书要从过去传统被动的信息接受或传递者转变为主动的信息快速接受和反馈者，甚至成为信息的提供者，加强同时处理多条信息的能力，从而在“互联网+”背景中有条不紊地做好各项学校服务。

二、快速应对

“互联网+”背景下高校发展的区域环境瞬息变化，新的上级文件要求，政策意见层出不穷。对有效信息快速地做出应对，已经成为衡量高校行政秘书工作能力的新标准和要求。

虽然现在高校行政秘书的现阶段呈现一种多层次、全方位、立体式的服务，但无论在什么背景下，秘书直接为领导服务，作为领导的参谋和助手这一基本性质不会发生改变，而校领导决策的主要依据是有效信息，而这部分的信息基本都由行政秘书提供，因此，行政秘书面对大量信息时，其“庞杂性要求秘书具有清晰的思路和较强的甄别能力”，从繁多的信息中洞察有效信息，并主动挖掘、搜集相关信息提供给校领导以供决策正是当下秘书参谋职能的充分发挥，如2015年11月，***总书记提出了“供给侧改革”，作为高校的行政秘书应第一时间捕捉到这一关键信息并研究其与高等教育的联系点，为校领导提供教育层面的供给侧改革方案或设想，使高校的运转能第一时间接轨国家政策。这种在信息量陡增的“互联网+”时代快速为领导提供有效深入的信息尤为关键。

三、快速求变

传统的高校行政秘书的工作框架基本在高校内部呈现“办文—办会—办事”的三角结构，当“互联网+”介入到高校行政秘书的工作中时，这种原有的稳定的结构被打破。在处理文、会、事三者已经成为秘书基本但最主要的工作职能。相反，高校行政信息工作变得活跃且重要，行政秘书围绕信息展开工作并不断快速地创新工作理念和工作方法手段。

故步自封的工作风格已不适应当下的高校工作，互联网倒逼高校的发展必须要有超前意识，先于市场需求的运作才能使得高校得以发展，这就决定了行政秘书在工作中最重要的素质是具有超前意识，提前为校领导的决策提供预测信息，从而在专业设置等方面做出提前调整。其次“互联网+”深刻影响了高校行政秘书的工作方式方法，其中最突出的就是要求其面对大量的信息工作快速建立动态的信息处理联动机制。行政秘书单凭个人能力已完全无法应对庞大的网络信息资源，原来的秘书群体要求在短时间内向秘书团队完成转换，高校行政秘书不仅要加强与校内二级学院教学秘书的联系，甚至要将范围扩大到其他学校的秘书，已便快速建立起一个广角度的信息收集网，从而使得“互联网+”下秘书团队的“耳目”功能得到最大化地发挥。

【参考文献】

[1]李克强.2015年政府工作报告[N].人民日报，2015-3-17.

[2]孙也.网络环境下高校行政秘书素质培养新探[J].中国科技信息，2010（16）：191.

[3]张弘.网络视域下秘书信息意识探析[J].江苏建筑职业技术学院学报，2012（12）：84.