建设工程电子档案接收模式的应用及注意问题分析

徐洁

【摘要】档案资料对于建设工程的整体施工来说有着极为重要的意义。而本文主要针对建设工程电子档案接收模式的应用及注意问题展开了分析，对档案接收的形式作了介绍，并对应注意的问题作了探讨，给出了一系列相应的实践措施，以期能为有关方面的需要提供参考借鉴。

【关键词】电子档案；接收；应用

所谓的电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储的档案。在建设工程的施工中，电子档案的有效应用，将会给整体的施工有着极大的帮助。因此，为了提高电子档案的利用效率，我们就需要有效建立起电子档案的接收模式，从而为工程施工提供保障。

一、 档案接收形式

（一）移交方式。一般来说，档案的接收和管理有以下两种模式：1.在线模式。指得是依托网络对档案进行编制，或者实时把电子档案上传到网络中，能够保证档案移交的实效性，但编制档案的单位必须能够上网，普及范围受到一定的影响，而且难以保证档案的隐秘性，档案编制工作的效率较低。2.离线模式。简明扼要，就是在没有网络的情况下编制档案，此种模式能够保证档案编制工作的效率，普及范围广，档案隐秘性高，但档案馆无法掌握档案编制的实时情况。

（二）软件模式。通常情况下，接收档案的软件有以下两类：1.具有统一性的档案编制软件，当前，几乎所有的档案编制单位在编制档案时都采用了计算机软件，如果档案馆在编制档案时统一进行，在技术上，能够对纸质档案与电子档案实施一致性的检查措施，保证电子档案的真实性与可靠性。编制档案的软件不但应该保证档案编制的质量，而且应该尽可能为编制人员提供方便，以扩大电子档案接收的使用范围。

2.不具统一性的档案编制软件，在编制软件的过程中，往往会生成不同的电子文件，为了兼容这些电子文件，需要应用能够统一收集档案的软件，把档案编制过程中生成的电子文件收集起来，并转化为相同的格式，比如，PDF这一格式。或者，在对纸质档案进行扫描，使其成为电子档案时，软件需要具备接收档案的目录，以实现电子文件与目录之间的链接。此种模式具有操作简便的优点，但扫描、文件转换等环节降低了工作的效率。

（三）电子档案的组卷方式。1.根据工作组电子卷。这种模式不用对案卷进行区分，可以直接根据归档目标，让档案成为电子包，在日后查询档案时，能够充分应用查找电子文件的技术迅速找到所需文件，具有快捷性。2.根据案卷组电子卷。这种组电子案卷的方式与传统纸质档案组卷方式一致，能够把卷内的电子文件和目录逐一对应起来，具有查找方面的优点，但工作效率不高。3.工程+案卷组电子卷。统一应用一种编制电子档案的软件，能够按照工程的单位，自动生成相应的电子卷，软件中增加了能够根据案卷的形式进行组卷的功能，只要案卷相关信息填入，就能应用选择电子文件的方法生成卷中的目录，把这些档案移交至档案馆时，能够提供格式为xml的标准文件，此文件会自动进入档案馆相关的办公、业务系统中，能够自动生成项目级、工程级、案卷级的目录，使办公效率得以有效提升。

（四）电子签章。自2015年5月开始实施的《建设工程文件归档整理规范》中，在电子档案接收、电子签章等方面提出了明显的要求，接收电子档案的同时需要同步接收电子档案，而且电子档案中必须应用电子签章的技术，注重CA证书的使用，以保证文件的合法性。当前，住建部已经把电子行业的电子认证平台搭建起来，以保证国内建设行业相关单位、相关工作人员应用CA证书的通用性，从而使企业的成本得以降低。

二、接收电子档案需要注意的几个要点

为了保证接收电子档案的工作能够顺利进行，软件系统应该注意以下几个要点：一是软件系统应该保证档案工作者的工作效率。二是各个档案管理应该以自身实际情况为依据，合理选择应用离线或者在线模式。三是在与软件公司合作的过程中，应该对其签章效率、接收电子档案的经验等。四是选择与自身实际情况相符合的电子档案管理模式。

三、电子档案工作具体工作

各个档案馆的办公、业务系统存在差异性，在接收电子档案时，相关软件的接口应该具有开发性，可以接收格式为xml的文件，可以把接收到的文件导入原有系统，使系统兼容性这一问题得到解决。为了保证接收电子档案的工作顺利进行，系统应该包含以下一个：

（一）网上注册的系统。在工作开始之前，在网上填写、报送相关工程的基本信息，并向原有系统提供这些信息，以便于自动著录项目级、工程级的相关信息。

（二）电子档案的编制和移交。编制电子档案的软件不但应该接收相应的软件，还应该把各个部门、工程需要的资料完成，在使用时，应该具有便捷性、智能性、先进性、扩展性、实用性等优点，为使用者提供更多便利。

把电子档案组卷、著录、移交的功能添加到编制电子档案的软件中，并保证数据之间的共享性，形成的电档案应该包括项目级、工程级、案卷级、文件级等多个方面的内容。该软件还应该具有对电子档案、纸质档案进行统一检查的功能，以保证档案的真实性、完整性。

（三）电子档案接收、审核与完善。电子档案的设备端也应该具备对电子档案、纸质档案进行统一检查的功能，保证电子档案的实性、完整性和有效性，同时，该设备端还应该具备补录功能，最大限度保证电子档案的完整性，为日后电子档案的使用提供方便。

四、应用实践

《建设工程文件归档整理规范》明确指出，在对纸质档案进行提交的同时，需要一起移交电子档案，而在这规范实施之前，部分城市已经在电子档案接收工作中进行了探索，取得了一定的成绩。比如，辽宁鞍山市城建档案馆比其他单位先使用了住建部的电子认证平台，在电字档案的接收工作中，充分应用了电子编制软件，让项目级、工程级、案卷级等文件移交工作得以实现，有效提高了各项档案工作的效率，在电子档案接收方面进行了探索，做出了一定的贡献。

五、结语

总之，为了保证城建档案管理工作的效率，進一步提升档案工作的质量，构建高效的档案接收模式极其重要。因此，相关城建档案工作人员应该认真分析电子档案接收工作中的要点，并在此基础上采取有效措施，提升管理水平，保证工程施工建设顺利进行。

【参考文献】

[1]韩莉.建设工程电子文件与电子档案管理探析[J].工程与建设.2015（04）.

[2]丁力.浅析建设工程电子档案软件的应用价值[J].兰台世界旬刊.2009（Z1）.