加强机关照片档案管理的思考

李国生

【摘要】本文根据档案行业标准《照片档案管理规范》，结合档案接收工作中发现的机关单位照片档案管理存在的共性问题，与同行探讨如何在照片形成、收集、鉴定、归档各环节加强管理，以提高照片档案质量。

【关键词】照片档案；管理；技术

照片档案能起到其它载体档案不可替代的重要作用。然而，对于照片档案管理，除艺术、文化等专业部门比较规范外，其它机关普遍显得比较薄弱。

一、机关照片档案管理存在的主要问题

（一）质量参差不齐。部分照片在材料来源、理化加工、主题表达、构图、用光等方面尚有一些不足，降低了利用价值。

（二）收集不齐全。长期以来，机关以纸质档案为主要保管对象，受此影响，单位工作人员不同程度地存在着重视纸质档案、忽视其它载体档案特别是照片档案的现象。表现在收集工作中，既不注意收集机关内部形成的照片，又忽视与外单位共同形成的照片，任凭经办人员交多少算多少。照片不能完整收集起来，很多有价值的照片随着时间的推移而流失。

（三）归档不完整。包括数码相机在内的照相设备在机关得到广泛应用的当今，照片数量呈几何级增长。机关在工作中形成的记录其基本职能、主要工作成果、重大事件、领导人或著名人物参加本单位活动及其它具有历史查考价值的照片、底片都应该归档，应该说照片档案数量很可观。但从本地区的情况看，实际归档率却很低。我馆近年来先后接收133个州级立档单位档案进馆，其中只有8个立档单位保存着照片档案。某一新闻单位成立30多年来，在采访过程中形成大量题材广泛、内容丰富的照片，仅见诸报端的图片就超过万幅，从一个侧面反映了改革开放以来自治州经济、社会发展面貌，价值一般都比较高，有的具有很高的历史价值，然而，档案室竟没有1张照片。又如，党委某一综合部门，60多年来曾组织召开很多全州性重要会议，每次会议都安排强大的宣传阵容，但会议结束，多数照片便分散到各参会单位和个人手中，机关档案室只保存零星的照片档案，照片资源流失严重，像全州第一至三次党代会这样重要会议仅分别存有1张、22张、14张；1956年成立大理白族自治州庆典这一重大活动仅存17张照片。

（四）价值鉴定不准确。在鉴定过程中，由于过多考虑本单位短期内利用，忽视其长远历史价值，保管期限划分很不准确，部分照片保管期限与其价值偏差过大。如，将主要领导在重要会议上讲话照片资料定为短期，而将单位组织职工开展娱乐活动照片定为永久。如此问题在接收进馆时还得重新鉴定、整理，造成不必要的浪费。

（五）整理不规范。编号混乱，或根本没有编号，整袋原封不动地装入箱柜内；固定方式不当，有的用胶粘剂将照片粘贴在纸板上的，底片不用底片袋装，而是随意附在照片后面；说明不规范，没有总说明，分说明太简单，过多使用艺术语言，照片主要内容不明了、贴切。

（六）保管条件差。没有专用库房，缺乏专门装具，保管环境温湿度变化大、尘灰多，部份照片已褪色、底片粘连，有的还存在火灾等安全隐患。

（七）利用手段单一。由于复制成本和技术要求高、费时，因此多数单位基本没有将照片数字化，没有电子目录，检索基本靠手工翻阅，查阅速度慢，利用时仅以外借底片扩印或翻拍原照为主，难以适应机关高效率工作节奏需要。

二、改进方法及保障措施

（一）提高照片档案重要性的认识。照片档案不仅对本单位工作起重要作用，而且对维护本地区历史面貌有一定的参考价值。为切实改进照片档案管理，提高服务水平，档案管理人员要努力克服重纸质档案、轻照片档案的思想，围绕机关中心工作，通过配合各种纪念活动编辑图册、举办展览等多种形式提高各部门对照片档案重要性的认识。只有这样，才能争取领导的重视，协调好部门之间的关系，解决工作中存在的困难和问题，使全局上下形成齐抓共管照片档案工作的良好氛围。

（二）强化制度建设。照片形成面广、经手人员多，管理难度大。为保证照片质量，使照片在各流转环节衔接有序，根据《照片档案管理规范》，结合各单位实际，制订相应的管理制度，并采取可行措施，以确保照片齐全完整，维护其原始性和真实性：1.形成阶段。精心维护设备，所选照相材料质量优良，技术精益求精，冲印质量过关，照片一经产生，就要使底片与照片相对应，并附有齐全的文字说明；数码照片要注意其格式和像素达到标准要求，并要有硬拷贝。2.收集阶段。照片形成渠道多，收集难度大，这就要求档案人员及时掌握照片形成动态，当照片全部或阶段形成即主动协同有关部门，及时将经办人员手中的照片及相关材料收集齐全。3.归档阶段。为保证照片、底片和相应说明三者的有机统一，照片的归档不能像纸质文件那样，到第二年才进行，应及时归档。

（三）加强监督指导。档案行政管理部门要加大监督指导力度，把照片档案作为年度执法检查的内容之一，要求机关设专人负责此项工作，有健全制度和科学的管理措施，使反映区域内重要会议、重大活動等价值高的照片完整保存下来。就大理州而言，作为全国唯一的白族自治州，悠久的历史（境内历史文化遗存丰厚，文物古迹星罗棋布， 全州已发掘的重点文物保护单位达300多项）、浓郁的民族风情（13个世居民族及其他民族丰富多彩的生活、共同创造的文化遗产）、奇异的节庆活动（三月街民族节、白族绕三灵、石宝山歌会等节日）、优美的自然风光（独特的地理位置和气候，孕育出了独特的自然风光，自古就有“风花雪月地，山光水色城”的美称，田园民居独具特色，集全国历史文化名城两座，国家级风景名胜区、国家级自然保护区两处，最佳中国魅力城市、中国内地十佳宜居地于一身，境内130多个旅游景点和4个国家森林公园构成云南省旅游业的重要骨干区和滇西北旅游热线的核心），是摄影的理想胜地。这里时刻有绝美照片产生，关键是如何及时收集、整理，充分发挥照片档案的作用，为旅游二次创业、提高大理的知名度服务。

（四）做好业务培训。照片形成过程复杂、流转环节多，管理难度大。随着数码技术的普及，数字照片越来越多，管理方法发生了根本的变化。档案行政管理部门要抓住机遇，顺势而上，加强扫描技术、网络技术、数码技术、多媒体等技术的培训。此外，档案人员还要通过继续教育、学术交流等多种形式拓宽视野，更新观念，创新思维，提高照片档案的管理水平。

（五）改善保管条件。由于感光材料的特殊性，照片档案的保管条件比纸质档案严格得多。要求有独立库房、专门箱柜和合适的装具（常规照片，可用照片档案册；规格过大或过小的照片，可自制相册，用相角固定在白卡板芯页上，照片之间用中性偏碱薄纸隔开，底片袋使用中性光滑纸袋装）松散竖放，配备空调、除湿、监控等设备，做好防火、防盗、防尘、防霉、防紫外光和湿温度控制（相对纸质档案，照片档案的温湿度要求更高）等工作，定期检查照片质量。创造条件，将传统照片转换成数字照片，做好数据备份，及时采取迁延措施，维护数据安全。

从黑白到彩色、从银盐片到数码像，摄影技术日趋成熟，照片种类越来越多，数量呈几何级增长。目前，就多数档案部门来说，要像广东省档案局那样直接派档案工作人员到现场拍摄重大活动、重大事件照片资料仍然存在不少困难。因此，加强照片档案管理，不仅是机关工作的需要，而且对优化档案馆馆藏和国家档案资源建设具有重要意义。

【参考文献】

[1]郑茜.读图时代.中国档案，2000（3）.