试论电子档案长期保存中如何保障其可用性

刘宪梅

【摘要】电子档案在长期储存过程中如何保障其可用性，是近些年来档案界关注的热点与难点问题。由于电子档案具有设备依赖性、信息可变性、信息不能直接读取性等特点，因此与纸质档案有着显著不同，基于此，本文重点探究电子档案在长期保存中如何保障其可用性。

【关键词】电子档案；长期储存；可用性

伴随社会的不断发展进步，如今计算机已经在社会各个领域得到了极其广泛的应用，从而由此产生了种类繁复的海量电子文件，这些电子文件在归档之后，就成为了电子档案。不同于纸质档案，电子档案由于其设备依赖性、信息可变性、信息不能直接读取性等特点，使得电子档案长期保存中保障其可用性存在一定复杂性。本文先阐述了电子档案可用性的涵义，然后在此基础上提出有效对策来保障电子档案在长期保存中的可用性，借此引发更多档案工作者关注如何有效地保存电子档案。

一、电子档案可用性的涵义

电子档案的可用性就是指通过计算机能够实现电子文件被查找、检索、定位，能够被转换成可直接读取的形式（比如档案内容显示在屏幕上被人们直接阅读），倘若电子档案无法达到上述几点要求，那么即使该电子档案具有齐全性与真实性，由于档案文件内容无法被利用，那么也就失去了可用性。因此，从电子档案可用性的涵义中可以看出，保障电子档案的可用性，是电子档案实现长期保存的基础与前提。如果电子档案因长期保存而失去了其可用性，那么其具有的可靠性、齐全性、真实性以及完整性也就无从谈起，更失去了长期保存的意义。

二、保障电子档案可用性的对策

（一）创设良好的保存环境以及定期检测维护。电子档案载体（尤其是磁性载体）很容易受环境因素的影响，即使在较好的保存环境中，电子档案都可能会发生读取错误或者信息丢失等情况，造成上述情况主要还是源于电子档案载体在长期的储存过程中老化或磁性的衰减。因此，对于电子档案载体的保存，除了要创设一个良好的保存环境之外，更需要定期进行检查维护。首先，电子档案载体的储存载体必须满足相关标准，以防出现意外的划伤、碰伤，室内温度最好控制在17℃～20℃之间，相对湿度最好控制在30%～45%之间，防尘、避光，远离有害气体与强磁场。其次，对电子档案的定期检测应至少一年进行一次，可采取随机抽样或等距抽样的方法，每次抽样量不能少于10%。对于抽取的检测样品，先观察载体是否出现物理变形或损伤，是否出现霉斑，是否洁净，再进行逻辑检测，对于检测出错的载体，应当立即进行有效更新或修正。

（二）定期对电子档案进行拷贝。对电子档案定期进行拷贝就是指定期将电子档案从原来载体复制到全新的另一个载体。为了确保拷贝的有效性，首先必须保证被拷贝的载体是否处于良好的状态。其次由于计算机技术的飞速发展，使得信息的储存能力也在不断得到增强，软件、储存方式、储存设备在较短时间内很可能就进行了更新换代，造成记录、检索与储存信息的产品与手段也在迅速发生着变化，从而对电子档案的长期储存造成极大的威胁。因此，为达到长期储存电子档案的目的，通常需要每四年采用新的储存设备或技术对电子档案原件进行拷贝，且被拷贝的电子档案原件也要再继续保留至少四年。此外对电子档案进行定期拷贝还要注意以下几点：一是对电子档案进行拷贝之前，应先对计算机进行病毒查杀，以防感染病毒。二是对需要保存的电子档案应至少有一个或一个以上的备份并且储存在不同位置，防止因储存环境或自然灾害造成电子档案的损毁。三是对电子档案进行检测、拷贝的操作人员必须接受专业的培训，并进行考核。

（三）明文保存电子档案内容。由于网络环境的多变性与复杂性，因此为了确保电子文件的保密性，通常我们会运用加密技术对电子文件进行加密。然而当电子文件一旦准备归档，则应当去除加密恢复成明文形式进行归档。主要是由于以下几个方面的原因：首先，伴随计算机信息技术的飞速发展，当前使用的加密算法很可能在未来的某个时间变得不再可靠，失去了原本进行加密的初衷。比如1970年代，著名的DES加密算法成为了美国政府御用加密标准，然而随着时间推移，黑客使用新的计算机技术就可以实现轻松对DES加密文件的破译。其次，对于加密的电子档案使用的时候就需要进行解密，海量的电子档案可能采取的加密措施并不相同，这就需要档案管理员保存大量的密匙来解密不同的电子档案，从而无形中增加了电子档案工作量。最后，加密后的电子档案可能存在无法压缩的情况，从而占用大量的储存空间。因此对电子档案采取明文保存的方法就可以避免上述情况的发生，而针对电子档案的安全问题，可以通过提高计算机安全等级来实现电子档案的信息安全。

三、结论

当全国兴起档案信息化建设的时候，人们的焦點重点放在了对电子档案的管理与利用上，忽视了电子档案在长期储存中潜在的风险。本文正是基于此探究电子档案在长期保存中如何保障其可用性，希望能借此引起更多档案工作者对电子档案长期保存中存在的风险的重视，从而积极探寻可行性对策来确保电子档案的可用性。

【参考文献】

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