浅析图档案管理系统的应用

文/广东粤电靖海发电有限公司 刘映兰

浅析图档案管理系统的应用

文/广东粤电靖海发电有限公司 刘映兰

图纸、文档资料是电厂设备日常管理、大小修的依据和重要工具。规范的图纸资料管理不但有利于生产现场图纸资料的查询、修改和统一，而且有利于提升生产经营管理效率和现场专业水平。

图档系统；应用

电子文件的迅速发展带给档案管理前所未有的机遇，它使档案价值快速传播成为可能，另一方面，也带来极大的管理难度。笔者从事电力系统图纸电子化及档案整理工作多年，深刻认识到因图纸更新不及时、版本不统一、共享困难、无法搜索定位等问题而造成的“图实不符”现象，在工作中无法实现有效的共享及知识积累，给工作所带来的不便，图档管理工作面临的困境，迫切需要相应的技术软件来应对问题并提供支撑。

电厂从建设到运行整个过程中会产生很多图纸，根据我们在电厂项目工作经验，一个大型电厂，大概有5000到8000张图纸需要定期查看，有1500到3000张图纸需要班组定期修改，一个小型电厂大概有3000到6000张图纸需要定期查看，有1000到2000张图纸需要班组定期修改，目前电厂图纸现状主要如下：

目前大多数图纸是由设计院和厂家提供的PDF和纸质蓝图或打印的白图为主，传统的档案室对图纸管理主要以人工方式进行管理，现状是纸介质图纸与电子版图纸并存，而电子版图纸大多以单个文件形式零散地存于不同的PC机上，未集中地分层次、分类型进行结构化管理。图纸文件的分类管理也只是用普通的目录文件夹形式，未采用专业的图纸管理系统，图纸版本混乱，图纸出处不一致，图纸及文档在厂内无法实现有效的共享及知识积累。这种管理模式导致图纸难于修改、复制成本高、存储成本高、图纸版本难于统一、搜索、查阅、借用不方便等。图纸管理标准化、规范化、美观度低下等原因已明显不适应企业的生产管理，大量纸介质图纸、资料的电子化是电厂必须进行的一项重要工作。

基于上述问题，与之现行的MIS和OA系统又不能达到电厂对图纸、资料电子化管理的要求，电厂多年来辛苦积累的宝贵的知识财富难以得到充分共享、利用，从而迫切需要一个专业的管理平台，整合现有纸介质的图档资料及现有的电子版资料，以便有效实现图档资料的电子化管理、内部的信息共享，推动和促进电厂图档资料向电子化、标准化和规范化方向发展，提高管理水平。这种管理经验及理念通过电力图档规范化管理系统软件来实现，从而解决电厂图纸管理混乱的问题。通过这种管理模式可以实现图纸集中化、网络化、流程化管理，更进一步规范图纸、资料、文档等基础资料统一、规范管理，健全标准化管理体系，夯实专业管理基础，提升生产管理效率和工作水平，推进基层班组建设，实现“标准化、规范化、精细化”的目标。

图档管理系统主要功能是用于集中管理电子版图纸文档，虽然目前电厂的图纸文档有很多格式，种类繁多，但是图档管理系统可以兼容以下格式的图纸和文档：

一般情况下电厂的图纸主要存在以下几个类型：DWG、PDF、JPG、BMP、Visio、exb等格式；文档类型主要有以下几个类型：Word、Excel、PDF、各种音频视频文件等。

图档管理系统根据使用者的需求，遵循实用性、先进性、可靠性、经济性、可维护性等设计原则。

图档管理系统采用模块化设计，部署在服务器上，链接在本单位门户，通过IE浏览器在门户上直接访问，系统的主要操作模块有：系统主页、图纸管理、技术资料管理、统计报表、公告、系统管理。

1.图档管理系统具备多种查询浏览方式：可通过图纸资料名称、图号、档号、设备资料名称、设备型号等条件进行查询，查询功能满足一个或多个条件进行查询、浏览。

2.如果图纸是CAD版本的，可支持在线修改。其他版本的图纸也可通过新旧不同版本进行在线比对，进行加亮显示差异，从而找出不同版本的相差之处。

3.对工作状态可在线监督和控制，可实时了解流程所处环节、审批意见、办理时间等，有条不紊地开展工作。

4.系统可保存多版本的图纸及文档，存有工作历史记录，详细记录每个用户的操作时间、内容等；图纸修改时有自动加锁机制，只有操作者满足操作条件才可进行相关修改，确保了图纸和文档的安全与准确。

随着档案管理信息化建设的不断发展，电子化图纸越来越受到用户的青睐。电厂图纸、文档资料是系统传递信息和知识的手段，是设备管理、检修的依据和重要工具。为规范机务、电气、热工、自动化等各专业图纸资料、文档的管理、利于生产现场图纸资料的查询、修改和保存、利于各专业基础资料统一、规范管理，提升电厂生产经营管理效率和专业工作水平，建设一套图档数字管理系统非常必要。