秘书岗位职责与职业发展的关联研究

文/华中科技大学同济医学院附属同济医院小儿外科 吴皑琛

关于秘书的概念，近年来被赋予了非常神秘的色彩，如何培养秘书也成为受到诸多关注的问题，在我国的社会舆论中对于秘书一词存在一定的偏颇，使得人们对秘书的职责以及职业的发展道路并不是非常的清晰。

一、秘书及秘书的职责

所谓秘书，在中国的职位中自古就有，最早出现这一词汇的是汉代，在最初的文化中指的是典藏于皇宫中的各种丰富多样的经典文献资料，也就是说，其实在最初，秘书这一词是物的代名词，其特点是比较隐秘，很少公开，有秘密的含义在其中，在东汉后期，秘书一词不再单独的指示书籍文献，而转为一种职位，从事的工作与史官相类似，其相应的称谓也比较多，在民国初年，秘书一词正式从兼人兼物的状态转化为职位的专属称谓，用于对政府的各级官员中从事文秘工作的人员的称呼。在现代社会中，秘书一词一般指的是我国的各个行政机关、社会团体、军队、学校以及企业等中所有的从事管理工作中的辅助性工作的从业人员，其职责的核心在于辅助和帮助领导进行工作的开展。

从秘书从事工作的特点进行分析后就可以发现，秘书的职责主要包括以下几方面：文件的处理、整理与管理、材料的综合与分析、政务信息的发布、检查工作的监督和督促、值班信息的管理与统计、会议的组织与整理以及对于领导下达的相关事务的协助等等。

综合分析以上各类职责可发现，作为一名合格的秘书必须具备以下几方面的素质：首先，需要秘书具有对待工作内容的高度的责任心和责任感，秘书所从事的工作与领导具有极为密切的关系，也就是说其处理的每一项事务都直接关系到企事业单位或者社会团体组织的发展，所以，秘书在进行事务处理的时候必须非常的负责，以自始至终的责任心面对每件事情，踏实勤奋，一丝不苟，不仅要做好领导的参谋，更要做好领导的好帮手；其次，秘书需要对自己做从事的工作具有强烈的认同感，秘书工作的特殊性导致其经常需要加班，而且长时间从事秘书工作的人就会发现这项工作其实是非常繁锁的，必须经常面对各种突发情况，需要秘书从业人员具有较强的应变能力和抗压能力，对他们提出的要求也比寻常的工作要高，因此，作为秘书人员，必须时刻意识到自己的工作的重要性并能够保持充足的精力和热情，全身心地扑在工作上，要想成为一名优秀的秘书，时常加班其实是非常常见的，在这种情况下，如果不能够对自己的工作予以认可和肯定，将会给日常工作带来极大的消极的影响，成功的秘书应该是积极乐观的，不仅能够打心底里认同自己的工作而且能够尽自己最大的努力为领导提供有价值的意见和参考，帮助领导顺利地解决问题，即使在休息的时候也会时常想着自己的工作，时时琢磨解决问题的最佳办法。

二、如何促进秘书的职业的发展

前一段内容中详细介绍了秘书需要尽到的本职工作和对于秘书最基本的要求，这些素质在企事业单位以及社团组织中均是适用的，与此同时，这些素质以及相应的职责需要也是秘书完成职业生涯规划和职业升华所必备的条件。要想完成秘书工作的蜕变，可以从勤学、克己、仔细、落实等四个角度进行学习。

首先是勤学，之所以要求秘书从业人员将勤学二字作为完成职业规划的首要条件是因为只有他们在各项工作以及工作的处理方式与技巧等方面下功夫学习才能够将自己打造成具有效率高、素质高和职位高的“三高”型人才，一般的，秘书人员的学习主要应该从政治、业务和能力几项内容着手，由于秘书最主要的工作就是文件的处理与相关政策信息的发布，这就要求他们能够对国家以及企事业单位的相应的政策法规予以非常清晰的了解，在政策的引导下将自己塑造成为一个头脑清楚、工作能力强的人。在进行材料的处理时要求秘书人员能够会说会写，而这所有的职责方面的要求都是靠学习这个唯一的途径获得，没有任何捷径可以走。除了技巧性和理论性的内容需要学习之外，还要求他们学习并坚持作为秘书应该具有的服务理念，比如绝对不能允许任何文件的积压，但凡收到文件就必须及时地进行初步的处理然后上交到相应的部门负责人处，决不能将一些需要保密的文件信息向他人泄露，决不能利用自己的工作之便从事一些道德与法律所不允许的行为，绝对不能怠慢来自自己部门处理事情的同事或者百姓等等。

其次，要求能够克己，即必须要求他们能够在相应的规章法规的束缚与引导下开展各项工作，严格地按照规章制度办事的同时还应该胆大心细，防止任何差错的发生。在秘书的工作中，很多事务是必须按照固定的程序进行处理的，比如公文的书写与处理，有着非常严格的格式和规范，要求工作人员井井有条，职责分明。

再次，需要工作人员能够具有工作仔细的优点。秘书人员工作职责的特点决定了他们在工作的时候必须从细微处出发，并最大限度地服从和辅助领导工作，可以及时发现领导没有注意到的问题，可以向领导提出没有想到的细节性的问题，做好自己的参谋工作，因此，“仔细”的要求是需要秘书人员能够在无形中观察领导的工作习惯和作风，可以与领导形成极强的合作的默契，能够第一时间领会领导的意愿并分析领导所做出的决定的合理性，为了帮助领导解决与各部门之间的交流与合作问题，需要在平时注意与其他部门的工作人员之间的沟通；另外，在信息服务方面，也要求工作人员能够仔细，在对繁复的信息进行归纳总结的时候需要认真仔细地阅读，找出其中的关键点，把零散的信息转为精简的一段文字，然后上报到上级领导或者部门。领导的日常出行的安排也是秘书工作的一部分，在进行活动安排的时候应该灵活而心细，既要保证领导的足够的休息又要不耽误工作，对于不必要的活动则可以当机立断。

最后，要求秘书人员能够落实各项工作。秘书工作的最终目标在于辅助领导的工作，因此，其所承担的职责就是把每一项分内工作都做好做成，落实到位，学会站在领导的角度思考和分析问题，学会在处理问题之前做好相应的预测与假设，需要在工作开展的过程中跟踪工作的进程，保证此过程的顺利进行。

三、结束语

总而言之，秘书在企事业单位和各种社团组织中的意义是非常重要的，不仅能够提高其管理效率和管理质量，而且可以协助相关的领导有条不紊的解决问题，因此，作为秘书从业人员，必须对自己的职责进行深刻的了解并在积极正确的职业认同感的引导下开展工作，只有这样才能够实现自己职业生涯的提升，此外，相应的企事业单位也应该意识到自己的存亡与发展同秘书的工作之间的密切的联系，并在日常的工作中加强秘书队伍的建设，提高他们的工作能力，最大限度地发挥积极能动性，促进单位的发展与进步。

[1]张瑞志.着眼成为合格的秘书人才 努力实现由知识到能力的转化(下)[J].秘书工作,2012(08).

[2]徐东.教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求[J].山西财经大学学报(高等教育版),2013(03).

[3]陈文贵,杨玉林.教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J].天津职业技术师范学院学报,2012(04).