浅议疾控机构档案管理信息化建设

文/云南省玉溪市红塔区疾病预防控制中心　方泉

浅议疾控机构档案管理信息化建设

文/云南省玉溪市红塔区疾病预防控制中心方泉

【摘要】对于基层疾控中心的档案管理滞后问题，应改革创新档案管理机制，改进提高管理水平，加强专兼职人员岗位培训，实现档案工作各个环节的计算机化，加强档案软件硬件基础设施建设和经费投入，促进疾控工作的开展。

【关键词】疾控档案管理；改进提高管理水平；信息化

当前，许多基层疾控中心的档案管理还比较滞后，需要使用档案材料时难查找，很难发挥档案材料的功能和效用。改革创新疾控机构档案管理机制，成为当前疾控档案管理的迫切任务。改革的方向应该是：以档案信息的数字材料化存储和提供服务为中心，使档案工作进一步规范化、数字化、网络化、社会化，把这些材料转为信息化的数字材料输入电脑，既可以长期保存，又能方便查找和使用，为疾病防控和突发公共卫生应急处置提供科学依据。

一、基层疾控机构档案管理中存在问题

（一）管理意识薄弱，档案利用率低。部分档案管理人员管理意识和服务意识不够，对档案管理墨守成规、安于现状，或者管理制度不严，借阅随意，有的单位领导对档案工作少过问、不关心、无要求，缺乏检查和督促，使档案管理人员失去工作动力。

（二）缺乏专业档案管理的人员。基层疾控机构没有档案专职人员编制，多为身兼数职的勤杂人员兼任。这些人一般年纪偏大，缺乏档案管理专业知识，档案专兼职人员不安心本职工作，兼职人员干几年就要求到业务科室，造成档案工作缺乏连续性，影响档案工作质量的提高。

（三）经费不足，设备落后。档案设施陈旧，虽然各级疾控中心近年来相继增建了房屋，改善了实验室和办公条件，但对档案室的投入还不够，温度湿度控制、“八防”设施、密集架、刻录机、扫描仪等尚未普及，有的虽已添置了计算机等设施，但没有充分开发利用。

二、改进和提高档案管理水平是形势发展的要求

（一）档案管理信息化是发展的趋势。把档案从纸质的载体变为电子载体是科技发展的必然，可以大幅度提升档案管理水平和利用率。《2006-2020年国家信息化发展战略》中提出要加强医疗卫生信息化建设要求，《中共中央、国务院关于深化医药卫生体制改革的意见》提出要建立实用共享的医疗卫生信息系统，这是大势所趋，要加快档案信息化建设，适应信息时代和社会发展的要求；档案信息化也是衡量医疗卫生单位正规化、标准化的重要指标。

（二）档案信息化有利于档案资料的永久保存。原始的纸质档案，管理不善就容易变质损坏，如果把纸质档案材料转化为信息系统，不仅保管方便，而且可以长期保存。

（三）方便对信息资料的提取和利用。档案开发利用是档案工作的根本目的和中心任务，档案工作必须通过档案利用来体现其服务性。档案是为了现实服务的，不用时“不重要”，需要时“急的跳”。建设一个高质量的档案计算机管理系统，开展信息化管理，需要时可以随时提取，简捷方便，不会遗失，很大程度上减少了人为损耗，节约时间和成本。

三、如何提高基层疾控机构档案管理信息化建设

（一）提高对医疗档案建设的认识，完善规范制度规范管理。

对档案管理重要性的认识，不仅一般档案管理人员认识不到位，部分单位领导重视也不足够，表现在人员配备不当，要求不严，经费不够，不重视发挥档案的作用等方面。实现疾控机构档案规范化管理，制定完善规章制度，明确中心档案管理人员和各科室兼职档案管理人员工作职责，实行档案管理分级负责制度。

（二）培训现有人员掌握现代化管理技术。搞好档案信息化的关键还是人才，没有懂得网络技术人才的支撑，都是纸上谈兵。人才从哪里来？一是在现有人员上挑选年纪轻，有一定文化、责任心强的人进行专业培训，熟练掌握网络技术和一般疾病控制专业知识，让他们在岗位上锻炼。二是从大学毕业生中吸收优秀网络人才，在工作中熟悉掌握疾控机构的专业知识（医学院毕业的网络人才更好），经过一段时间实践，这些人会成为疾控机构信息化管理的主力军。

（三）实现档案工作各个环节的计算机化。这是加快档案信息自动化系统建设和提高档案系统利用功能的技术基础和重要手段。目前，档案的信息化建设多以数据库的开发和利用为主题，大多单位还仅停留在录入档案目录，实现目录的电子查询。档案的信息化是发展的必然趋势，它将档案的文件管理转化为信息管理，实现所有档案的网络查询，可以更方便、更快捷地发挥其作用。在档案的信息化方面，要进一步发挥其数据库的功能，实现由低到高、由个体到群体、由单一到系统，实现，提高自动化效率。

（四）加强档案软件硬件基础设施建设和经费投入。软硬件跟不上，实现现代化网络管理也是一句空话。硬件设施包括计算机、打印机、刻录机、扫描仪等设备，以及设计合理、设备齐全的库房；软件包括管理档案应有的软件系统、数据库、档案查询软件、信息安全软件等。如果因经费限制，先购买主件，以后逐年增配，做好内部局域网建设，力争把档案管理的软硬设备配齐，这是完全应该而且可以做到的。

参考文献：

[1]王凤.疾控档案信息化管理的思考[J].办公室业务,2013(05).

[2]王笑玲,刘蓓.论加强疾控机构人事档案管理信息化建设[J].实用预防医学,2007(02).