浅谈档案信息化建设的思路

文/青岛市城阳区文化市场行政执法局　徐伟

浅谈档案信息化建设的思路

文/青岛市城阳区文化市场行政执法局徐伟

【摘要】近年来，随着社会的不断发展以及信息化的进步，档案信息化管理越发引起业内人士的重视，其是档案工作适应社会信息化发展的一种趋势。档案信息化不可一蹴而就，在此过程中，一定要有理性的思考，并对档案信息济源建设给予足够多的关注。本文就档案信息化建设的思路进行了深入细致地分析和探讨。

【关键词】档案；信息化建设；思路

目前阶段，档案信息化管理已经成为档案工作与社会信息化发展相适应的一种趋势，其可以使档案工作充分发挥服务社会的作用。在这种情况下，国家相关部门加大了档案信息化管理的力度，以此使档案工作获得更好的发展。目前，档案信息化建设的思路已经成为业内人士亟待研究的一项重要课题。

一、强化档案信息化建设的理性思考

档案信息化非常重视对信息技术的应用以及档案信息资源建设工作，其在信息网络的基础上，以相关专业人才和法律法规为依托，是一个较为漫长的过程。近年来，随着信息化的不断发展，我国档案事业也迎来了新的机遇和挑战。整体来讲，我国的档案信息化建设中尚存在一些不足：

首先，我国部分单位在档案信息化建设方面的认识尚有待于提高。为使档案信息化建设事业更加顺利，首要的一点，就是要树立科学的思想观念，以此使档案信息化建设工作有的放矢。

其次，部分单位对于档案信息化的投入产出不重视。在档案信息化建设中，人力和资金的投入非常重要。然而，部分单位存在着相关资金利用效率不高的现象，且对档案信息化方案的可行性缺少深入细致地研究，未能形成一体化的、科学合理的构想。除此之外，档案数字化的数据建设不重视时效也是一个较为显著的问题。

最后，部分单位对档案信息安全表现出过度维护的倾向，在档案信息化建设的过程中，不宜过分强调安全性和保密性。在维护档案信息安全的同时，要充分认识到成本以及效果的重要性。在档案信息化管理过程中，一定要注意保密适度，不宜像对待以往纸质档案一样，出现保密过度的情况，以此减少不必要的投入，缩减人力成本。

二、把握档案信息化建设的关键，强化电子文件管理

于档案信息化建设的过程中，应做到重点突出，合理、有序地展开相关工作。在此过程中，相关人员一定要认识到电子文件管理的重要性。通过这种方式，可以使档案工作更好地服务于机关以及企业，将该项工作与社会信息化相融合。此外，其对于借鉴电子商务等事项的信息管理标准也是非常有益的。目前，一些档案馆在电子文件的接收以及管理工作上，还有一定待于完善和提升之处，且对于档案工作与电子商务的有效接轨，也未能有效解决。

为此，国家相关部门一定要致力于档案信息化法规以及标准、政策的制定和完善，以此避免不同地区的档案信息化建设出现各自为政的局面，并提高档案信息化建设的进程。在具体建设和完善相关法律、法规的过程中，可对国外以及国内相关行业的先进经验进行有效借鉴。同时，还应重视社会技术力量的应用。因为档案部门仅凭一己之力很难使实际问题得到彻底解决。

从宏观的角度，国家相关部门宜对当前信息化建设的不均衡性引起重视。这种不均衡性主要表现如下：在经济条件好的地区，档案信息化建设也非常顺利；反之，在经济条件差的地区，档案信息化建设工作面临着重重阻碍。为此，国家相关部门应重视对经济落后地区的档案馆信息化建设的扶持力度，给予其资金以及人才、技术方面的支持，使其更快、更好地发展。

三、强化档案信息资源建设

档案信息资源建设有着非常重要的现实意义。在档案信息化建设中，档案信息资源建设是最核心的工作。为此，一定要确保档案信息资源的可利用性，以此使档案信息化建设的速度得到显著提高，并使档案信息化建设的效率也有所提升。在档案信息资源建设的过程中，有诸多亟待解决和改善的问题，首要的一点，就是在对档案信息资源进行整合的过程中，对档案馆的工作管理体制中的一些问题进行有效解决，使档案信息化管理事项更加顺利。

在具体对档案信息资源进行整合的过程中，一定要注意两方面的事项：一是治标；二是治本。在有效整合已有资源的基础之上，还应致力于科学合理的运营机制的建立，以免出现新的档案资源不集中的现象。目前阶段，对各级档案馆的管理体制以及运营机制进行规范和理顺是非常重要的事项。此外，还应使各级档案馆适度拥有整合的权利。在国外，组件文件中心往往会使需要长期保存的档案有统一的归宿，打破档案馆之间彼此独立的现象。相形之下，我国档案馆在管理体制方面存在一系列有待提升之处，致使馆藏资源不够集中。除此之外，档案馆的社会影响力也有待于增强。为有效改善这种局面，国家相关部门以及档案馆工作人员一定要采取切实可行的措施，把握档案管理现代化以及网络化的趋势，不断进行深入改革。

现阶段，宜针对我国的档案馆管理现状，在区或者市建设和完善中心档案馆有着非常重要的现实意义和价值。为此，可以将城市下辖的区档案馆以及县档案馆的独立档案馆的地位取消，将其改为档案文件中心。在此过程中，对于需要永久保存的档案，一定要及时移交到中心档案馆。通过这种方式，可以使中心档案馆充分发挥作用，也将资源有效集中了起来，并从源头上避免了各级档案馆各自为政的现象。长此以往，必然使档案馆的影响力以及凝聚力逐步得到显著提升。市级档案馆和县级档案馆宜扩大接受范围，并对馆藏结构进行适当改善，以此使自身不断完善，并为社会提供更全面的服务。在具体进行工作部署的过程中，档案馆一定要对信息资源建设给予足够的重视，从而使档案馆信息化建设工作更加顺利并更好地服务于社会。

四、结束语

综上所述，现阶段，档案信息化管理是非常重要的事项，其可以使档案馆更好地服务于社会。在具体进行档案信息化建设的过程中，档案部门应不断强化基础工作，对档案工作的运行机制以及管理体制进行科学合理地改革，以此使档案信息化建设工作的开展过程更加顺利。此外，对于我国档案信息化建设中存在的问题，国家相关部门一定要积极寻找切实可行的应对措施。同时，一定要重视电子文件的管理工作，以此使我国的档案馆更好地服务于社会以及新时期的发展需要。

参考文献：

[1]景雪.档案信息化现状、存在问题及其建设要点[J].产业与科技论坛, 2010,9(3):118-120.

[2]岳野.略谈档案信息化人才培养的科学思路[J].卷宗,2014(6):70-70.