略论轨道交通行业综合档案的一体化管理

文/深圳市地铁集团有限公司 王艳慧



略论轨道交通行业综合档案的一体化管理

文/深圳市地铁集团有限公司 王艳慧

【摘要】本文通过简单分析轨道交通行业综合档案管理面临的主要问题，讨论提出有效的一体化管理对策，希望能为轨道交通行业综合档案管理工作实践提供参考。

【关键词】轨道交通行业；综合档案；档案管理；一体化管理

在信息时代的冲击下，轨道交通行业综合档案管理工作面临一些问题，需要档案管理人员追求创新，通过实施一体化管理措施促使提升其综合档案管理水平。

一、轨道交通行业综合档案管理面临的主要问题

（一）综合档案管理的实践比理论要少。从总体上看，自我国开始进行档案一体化管理的理论研究与实践以来，实践工作就远远少于理论研究工作[1]。在实际的运作过程中，轨道交通行业的工程档案、行政档案等归不同的部门管理，相互之间缺乏交流，很多人很难将工程档案、行政档案等归集一体，没有意识到综合档案一体化管理是轨道交通行业档案管理在信息时代的必然选择。

（二）在建设信息资源网站方面存在不足。轨道交通行业实行综合档案一体化管理，最终目的在于为用户使用档案提供方便。由于轨道交通行业目前对于综合档案一体化管理的认识存在不足，加上综合档案的网络联合平台建设本身面临着巨大的困难，导致我国轨道交通行业的综合档案一体化管理实践中的信息资源网站建设跟国外信息网站中信息资源的集中程度相去甚远，且信息检索也不够快捷和方便。

（三）在研究综合档案用户需求上不够完善。不管是工程建设工作、行政管理工作，还是档案管理工作，如果这些信息资源没有被用户有效利用，那么档案也就失去了意义，更何况是将轨道交通行业工程档案、行政档案等有机结合的综合档案一体化管理工作，档案的利用拥有更加重大的意义。然而，在我国轨道交通行业综合档案一体化管理工作的实践中依旧忽视研究用户需求，即使研究了少数用户的需求，通常也是浅尝辄止、停留在表面，导致一些用户在利用轨道交通行业的综合档案时态度不佳，得不到人性化的服务。

二、轨道交通行业综合档案一体化管理对策

（一）鼓励开展轨道交通行业综合档案一体化管理的实践探索。针对轨道交通行业综合档案一体化管理实践少于理论研究的问题，应鼓励轨道交通行业的各个档案馆、参建单位等积极参与综合档案一体化管理的实践活动。一是要大力宣传轨道交通行业工程档案、行政档案等的一体化管理，及时树立综合档案一体化管理理念。宣传工作应从轨道交通行业企业的领导层着手，争取自上而下转变对综合档案一体化管理的思想认识，重新树立综合档案组织管理理念，把领导的消极态度转变成积极态度，形成充分利用网络、计算机、信息等技术，从本质上改变综合档案管理政策、体制，加快实践综合档案一体化管理的步伐。二是支持轨道交通行业实践综合档案一体化管理。建立健全范围广、层次多、功能协调的综合档案一体化管理的理论体系，针对轨道交通行业成立综合档案一体化管理的协调机制，从而科学管理其工程档案、行政档案等，并及时分析综合档案一体化管理环节产生的矛盾和问题，采取科学的手段解决问题，承担起综合档案一体化管理的职责。

（二）建立健全轨道交通行业综合档案一体化管理的网络平台。从当下我国轨道交通行业综合档案一体化管理的实践情况来看，建立健全一体化管理的网络平台迫在眉睫。在网络信息环境下，传递信息、交流信息的时间限制、空间限制等已被消除，在某种程度上，信息资源已经在全社会范围内实现了共享[2]。所以，构建通用的、兼容的网络平台，构建综合档案一体化管理的各种信息资源网站，在网络上有效整合轨道交通行业的工程档案、行政档案等信息资源，从而统一检索、利用各种信息资源，以便更好地为社会、为用户提供服务，从而充分发挥出轨道交通行业综合档案的经济效益、社会效益。因此，只有建立健全综合档案一体化管理的网络平台，轨道交通行业才能更好地实施综合档案一体化管理。

（三）通过创新综合档案一体化管理体制来加强研究用户需求。一体化管理创新主要体现在一体化建设与轨道交通企业经营发展的战略目标的双重引导下，通过利用集成管理机制和协同、统一等方式，把以往工程档案部门、行政档案部门等具备的相应资金、设备、工具、人力、物力等资源跟档案管理的其他要素进行集中和统一，最终实现对档案的综合管理与控制，促使档案管理要素优化组合、合理搭配，并对档案资源进行统一的开发和利用，以顺应信息化时代对轨道交通行业市场竞争提出的需求。那么在研究用户需求方面，轨道交通行业就应实践一体化管理体制，通过对用户在工程档案、行政档案等方面的需求开展调查和研究，以充分了解用户需要什么信息，想要得到什么样的服务等，从而改变以往封闭落后的档案管理服务方式，争取为用户提供开放的、现代化的服务，采用网络技术、计算机技术、设备等增强轨道交通行业档案管理部门的信息集散能力、反应能力、处理能力，从而提高各个档案管理部门的服务质量，为综合档案用户提供人性化服务。同时，轨道交通行业档案管理部门及人员通过研究用户对工程档案、行政档案等信息的服务需求，能准确地定位各自的服务对象，吸引更多的用户利用档案，这是轨道交通行业档案一体化管理现实意义的体现。

参考文献：

[1] 冯秀丽. 网络视域下图书、档案一体化管理模式研究[J].科技风,2014（16）：230.

[2] 李明. 关于图书档案一体化管理的思考[J]. 科技情报开发与经济,2015（03）：98~99.