人事档案管理中存在的问题及对策

时间：2024-06-04

文/河北省邯郸市工业学校李明

人事档案管理中存在的问题及对策

文/河北省邯郸市工业学校李明

【摘要】人事档案对于事业单位来说，是获取人才基本信息的关键载体，是事业单位选拔人才的重要资源库，是单位日后人力资源储备的信息收纳基础。但是由于一些不可避免的因素，在事业单位的人事档案管理中存在着种种棘手问题，本文着重分析人事档案中存在的问题和解决这些问题的具体对策。

【关键词】人事档案；管理问题；具体对策

随着社会的不断发展和进步，事业单位对于人才的需求越来越强烈，这就要求事业单位在进行人力资源管理工作的同时，要积极对人事档案进行妥善的管理，深入挖掘人事档案管理工作中存在的问题，并积极探索相应的解决问题的方法和策略。

一、分析人事档案管理中存在的问题

（一）内容陈旧单一、信息量不足、内容不够真实等问题。在填写人事档案时，档案表的内容设置太过固定，无非就是姓名、性别、年龄、毕业院校、工作经历等若干固定模块，在档案表格设计中缺乏可以深入挖掘填表人信息的项目设置，导致了档案材料内容的形式过于陈旧单一，信息量不足等问题。另外，在填写人事档案的过程中，难免会有人为了在众多应聘者中更有优势，对个人工作经历、管理经验、薪资待遇等信息进行隐瞒和虚报，造成了人事档案信息的真实度大打折扣，这是人事档案材料收集中比较常见的问题。

（二）人事档案管理落后、管理水平低。很多事业单位的人事档案管理工作不是很正规：要么人事档案管理收杂乱无章的内容，要么是其他部门人员兼职管理，要么只有个别专人进行管理，或者为了节省人力、财力，干脆直接将企业的人事档案管理工作交给劳动人事相关部门。这些混乱的档案管理方式都导致了人事档案内容真实度无法确保、资料完整度不够、归档混乱等棘手问题的出现，长此以往得不到有效解决，这个问题只会越来越严重，最终影响到事业单位的正常人力资源管理。

（三）档案管理环境不够优化。就目前档案存储工作现状来看，档案多以纸张形式存放，假如遇到潮湿天气很容易受潮发霉，或遇到突发自然灾害，很可能会导致档案的损坏和丢失；再加上档案存储环境不够优化，可能还会出现被偷窃、被虫蛀等不必要的损失。

二、针对人事档案管理工作中出现的问题，提出具体解决对策

（一）加强对人事档案内容的把关工作，确保档案内容的真实性和完整性。在人事档案管理工作中，要想从根本上解决人事档案内容陈旧单一、信息量不足的问题，首先要对人事档案填写表格的内容进行合理设置，添加一些类似于兴趣爱好、座右铭等辅助信息栏，从其他方面了解填写表格者的素质、修养等，进而通过表格填写的内容，可以更全面地了解应聘者的各方面信息，同时还要做好把关工作，确保档案内容填写的完整性。另外，在工作中，要加强对于档案内容真实性的核实，确保档案填写内容准确无误。

（二）加强对人事档案管理的宏观控制与相关工作人员的工作能力培养。一个事业单位发展再强大，它的人事档案管理也要依靠相关人力资源去进行有序的收集、归纳和整理，要想做好事业单位的人事档案管理工作，首先就要加强对于档案管理的干预和控制，规范相关规章制度，奖罚严明，确保档案管理工作的制度化和规范性。在选择档案管理人员时，要进行多方面综合考察，主要从知识层次和职业素养两方面进行考量，慎重选择负责档案管理的工作人员，这是做好人事档案管理工作的第一步，也是关键的一步，同时还要提高相关档案管理人员的综合素质，这是做好档案管理工作的基础和有效措施。

（三）逐步实现人事档案管理的科学化、现代化。前面提到，在人事档案管理中存在着管理环境不够优化的问题，针对这一问题，最好的解决方法就是将所有档案都归为电子档，在保证纸质档案在保存形式上不会受外来因素干扰的同时，将大量资料存储在电脑里，并建立人事档案管理数据库，还可以尝试开发个人档案跟踪更新系统，确保人事档案的及时更新。但是这个工作量是巨大的，也不好具体实施，所以在充分利用现代化科技手段完善档案管理形式的同时，还要注意对档案管理工作环境的优化，多投入时间和精力在档案管理环境优化上，在平日的管理工作中做好有效预防措施，保证档案管理的顺利进行。