浅谈新形势下的档案创新管理与信息安全

文／昌吉州农牧机械化技术推广站 盛杨华

一、前言

随着网络技术的发展，信息时代的到来，很多单位和企业的办公环境与档案管理都已经网络化。在新形势下，档案管理工作也要进行创新才能顺应时势的发展，利用网络信息技术、计算机技术对档案管理模式进行创新，对档案信息资源进行整合。本文主要就新形势下档案管理存在的问题进行分析，并探讨了新形势下如何做好档案创新管理与信息安全，为新形势下档案管理与信息安全研究提供一定的理论依据。

二、新形势下档案管理存在的问题

随着网络技术的发展与普及，档案管理水平也得到了一定的提高，但是在新形势下，档案管理还是存在以下问题。

（一）档案管理缺乏连续性与长期性。当前很多单位和企业并没有真正重视档案管理，相关的档案管理部门也是临时建立来应付上级领导的检查，并没有真正的系统化的档案管理系统，只是简单的将要检查的档案进行简单的归类和整理，导致档案管理缺乏连续性与长期性。

（二）档案管理缺乏规范化的制度化管理。当前很多档案管理部门，收集档案信息资源的力度和范围不够，档案管理缺乏规范化的制度化管理。由于没有规范化的档案管理制度，档案信息资源没有可以遵循的规范进行立卷，更不可能根据档案资料的目录对组卷进行排序，从而导致档案资料的遗漏和损失，造成档案信息查阅与使用的不便。

（三）档案管理自动化水平不高。虽然当前网络技术的发展很迅速，但是真正应用在档案管理的网络技术却少之又少，当前很多档案管理的自动化水平还不高。一些档案管理部门的硬件设施以及软件设施比较落后，相应的管理技术手段也比较落后，并不能随新形势下网络技术的快速发展的脚步进行硬件和软件的更新与改造。除此之外，很多档案管理部门电子档案信息管理工作人员缺乏，有时候即使将先进的网络设备和软件引进了，但由于缺乏专业的技术人员，网络技术的先进性也没有充分发挥出来，从而使档案管理工作停滞不前，满足不了档案信息资源日益增长的使用需求。

（四）档案管理的安全性不高。网络、计算机是处理电子文档的主要手段，但是网络、计算机等很容易存在安全隐患，因此在处理电子文档时要特别注意电子文档的处理过程的完整和安全性。除此之外，很多电子文档的传输需要网络来进行传播，如果受到黑客的攻击、病毒的侵袭，用于电子文档传播的载体如计算机硬件设备等也可能受到损害。因此，将电子文档应用于档案工作时还要注意网络安全性。

三、新形势下做好档案创新管理与信息安全的策略

（一）提高档案创新管理与信息安全意识。档案管理部门要提高创新管理与信息安全意识，建立系统化的档案管理系统，不断更新和维护档案管理的电子设备和软件系统等，从而不断提高档案管理的规范性，使档案管理具有连续性、长期性。在州、县(市)档案管理部门工作上尽量做到档案管理人员相对稳定，业务素质差距不大，才能呈现出上下联动工作成效较高等基本特点。

（二）建立和完善档案管理制度。建立和完善档案管理制度就是要建立对档案进行整合的共享平台。随着网络信息技术、计算机技术的不断发展，档案管理的方式也不断融入网络技术的支持。通过网络软件的运用，可以将档案以统一的格式录入到电脑设备，再在电脑设备进行提取、整合和转换等操作这，这克服了纸质档案的重要档案份数少、时效性差、归档工作手续繁杂、借阅运行繁琐等缺点。通过建立和完善档案管理制度，可以提高档案信息的存放、分类、整理的效率。除此之外，建立和完善档案管理制度，能将档案信息的适用范围、检索功能、利用效率大大的进行提高。档案工作人员能够在管理利用上更便捷的浏览档案信息，从而实施档案信息资料的共享性、有效性和系统性。

（三）提高档案管理的自动化水平。档案管理的自动化水平是制约档案管理发展的重要因素，因此档案管理部门应提高档案管理的自动化水平，积极引进专业的电子档案信息管理工作人员，不断更新维护用于档案管理的硬件和软件设备，不断提高专门人才的业务素质和服务水平，只有这样才与档案管理的自动化水平不断提高相匹配。

（四）提高档案管理的网络建设和技术水平。电子文档的生成、输出、保存、传播等均需要依托计算机和网络，因此加强网络建设和技术支持是将电子文档应用于档案工作的重要前提。各单位或企业除了要培养档案工作人员，还应招聘一些网络技术人员，防止黑客的攻击、病毒的侵袭对档案工作的影响，定期维护电子电脑设备等。

四、结语

随着网络技术的发展，信息时代的到来，档案管理工作也要进行创新才能顺应时势的发展。在新形势下，档案管理缺乏连续性与长期性，且其自动化水平不高、安全性也存在一定的隐患。因此，新形势下，要进行档案创新管理和信息安全工作，就要提高档案创新管理与信息安全意识、提高档案管理的自动化水平、提高档案管理的网络建设和技术水平等，从而不断发展档案的创新管理与信息安全。

[1]仲伟茂.对新时期社会档案管理若干问题的研究和探讨[J].淮海工学院学报(社会科学版·教育论坛),2010,11(05):113-115.

[2]李举民.试论网络环境下档案信息安全[J].经济研究导刊,2010,81(07):103-105.

[3]姜之茂.档案人员上岗必读[M].中国档案出版社,2007.07.