企业重要档案异质异地备份工作研究及实践

文／华能沁北电厂 郭团卫

企业档案作为企业生产经营活动的原始凭证记录，是企业不可再生的宝贵财富，一旦丢失或者损毁都将造成无法弥补的严重后果。我国的企业遍及全国各地，而我国的地震带涉及面较广，水灾、地震、海啸、泥石流等自然灾害频发。如何提高企业应对自然灾害的防范能力成为当前档案工作亟待解决的问题，而企业档案异质异地备份是解决档案安全管理的有效策略。规范并有序开展档案异质异地备份工作，确保重要档案的安全保管与利用已经刻不容缓，因此做好企业档案异质异地备份理论研究和实践探索，可为企业更好地实施备份提供良好的借鉴和选择。

一、企业重要档案异质异地备份工作现状及解决方案

（一）企业档案备份现状。国家档案局在最近的几次会议上都强调做好重要档案异质异地备份的重要性，目前企业档案的备份工作还处于起步阶段，因管理规模不同、层级不同、地域分布广泛、建设项目较多且周期长、工作面广等方面的原因，企业档案异质异地备份工作尚未全面展开，异质异地备份工作还存在重要档案未数字化、备份基地未选定、标准不统一、业务不规范、制度不健全等问题。一些企业虽然不同程度地开展了档案异质异地备份工作，但异质异地备份工作还处于研究探索及初步实施阶段。

（二）企业重要档案异质异地备份总体方案。1.异质异地备份。（1）异质备份。企业重要档案异质备份工作可通过静电复印、缩微、翻拍、数字化、高仿真复制、在线备份、离线备份等方式，将传统载体档案、电子档案及档案信息系统进行异质备份。（2）异地备份。企业重要档案异地备份是指将档案原件的复制件存放在异地，本地档案发生意外时，即可启动在异地存放的档案复制件。其备份方式主要有集中式、分布式和委托代管式三种形式。

集中式：在企业总部建立备份中心，备份二级单位的重要档案；二级单位建立备份中心，备份二级单位所属基层企业的重要档案。

分布式：企业总部指定或各二级单位档案备份中心自愿结对，互为备份。互为备份是成本低、操作方便的一种备份方式。

委托代管式：选择有资质要求的档案馆或者商业性的备份中心进行备份托管。

集中式和分布式多应用于多层级的集团公司，而委托代管式多应用于单一型的企业公司。企业可根据本单位实际情况选择相应的备份方式。

2.异质异地备份管理。按照《重要信息系统灾难恢复指南》（国务院信息化办公室2005年4月）的要求，企业重要档案异质异地备份工作的管理包含：组织管理、基础设施、技术支持能力、维护管理能力、恢复预案等内容，具体工作要求按《信息系统灾难恢复规范》相应条款执行。

二、企业重要档案异质异地备份工作的开展及实践

（一）中央企业开展重要档案异质异地备份工作及实践。中央企业在开展重要档案异质异地研究和实施过程中，中国华能集团公司走在了前列，并取得了一些实践经验。下面以中国华能集团公司为例，介绍中央企业开展重要档案异质异地备份开展和实施情况。中国华能集团公司是经国务院批准成立的国有重要骨干企业和中央企业，也是世界500强企业。公司注册资本200亿元人民币，主营业务为有电源开发、投资、建设、经营和管理，金融、煤炭、交通运输、新能源、环保相关产业及产品的开发、投资、建设等。目前，集团公司发电装机容量世界第二、亚洲第一。集团公司组织机构为三级管理体制，公司总部设16个部门，下设3个直属单位、11个产业公司、17个区域分公司、15个区域子公司、2个直属单位，基层企业遍布全国各地。

1.异质备份。华能集团的重要档案主要分为传统载体档案和电子档案，根据不同档案的类型，采用不同的异质备份手段，选取适合长期保存的文件格式和存储载体。

（1）档案异质的方式。传统载体档案异质备份的方式主要有数字化、静电复印、缩微、翻拍和高仿真复制等。电子档案使用存储介质，定期将系统中的数据复制下来，可采取离线、在线或其他形式将重要档案有针对性的迁移到其他载体上。

（2）档案异质存储格式。档案备份数据的格式选择采用或转换为国家或行业标准规定的、利于长久保存的格式（电子文件的长久保存格式可参见档案行业标准《版式电子文件长期保存格式需求》）；无标准格式规定的，尽量采用主流专业软件的通用格式；无通用软件的，在移交备份数据时应同时移交相关软件。传统载体数字化文件格式推荐为TIFF、JPEG。电子文件按照GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》。

（3）档案异质存储介质。数字化采用DVD±R档案级光盘作为脱机离线备份的主要介质。

（4）档案异质套别。电子文件、数字化备份套别分为：A套用于库房封存保管；B套用于查阅利用；C套用于异地备份移交保存。复制、高仿真采用双套制。

2.异地备份。采用“集中”与“分布”式相结合的异地备份形式。中国华能集团公司组织机构为三级管理体制，根据这一特点，公司在总部及二级公司分别建立了备份中心，采用“集中备份”与“分布式备份”相结合的形式。集团公司是各二级公司的集中备份中心。二级公司是各所属单位的集中备份中心。在京二级公司与集团总部同城，采用与京外二级备份中心自愿结对的分布式备份。

华能集团公司总部设立一级备份基地，对存在风险隐患较大的重庆、云南、海南等区域公司作为试点率先开展档案备份工作，并设立了五个二级备份基地，同时备份库房在位置选择当地历年最大洪水警戒线之上。

3.备份实施成效。华能集团公司开展重要档案异质异地备份试点工作，经过统一规划、试点先行、分级管理的实施战略规划，采取集中和分布相结合的备份模式，制定了全方位的备份管理体系。先后建立了6个备份中心，顺利完成了15个单位档案异质备份，5个单位完成了档案异地备份，并通过了集团公司验收，形成并积累了中央企业档案异质异地备份工作实践经验及技术数据。从中央企业档案异质异地工作情况来看，华能集团公司的异质异地备份工作走在了前列，为其他企业档案异质异地备份工作的开展提供了可借鉴的宝贵经验，将极大的推进中央企业异质异地备份工作普遍开展和实施。

（二）地方企业重要档案异质异地备份工作及实践。地方企业可采用委托保管方式，选择有资质要求的档案馆或者商业性的备份中心对备份档案进行委托备份保管。2012年12月，浙江省颁发《浙江省档案登记备份管理办法》，部署实施档案登记备份工作，并将企业档案的纳入了登记备份范围，这为企业实施档案登记备份提供了很好的平台。在全国省市县级档案登记备份工作开展实施方面，浙江省处在了全国最前面。企业档案登记备份的主要目的是保护企业永久的重要的档案信息资源，保护企业的自主创新成果。

浙江省各级档案行政管理部门已在部分企业开展试点工作，并取得了一定成绩。下面以浙江省亚龙公司为例，介绍其在浙江省档案登记备份中心的登记备份实践。浙江亚龙高科股份有限公司是一家以纺织、印染、服装一条龙生产为主体，融科、工贸、房地产为一体的大型综合性地方企业，多次被评为“银行资信 AAA级企业”和“出口创汇先进企业”等称号。公司主导产品服饰面料、装饰用布及床上用品面料等远销北美、欧洲、中东、南美、非洲等区域的50多个国家和地区。其生产“亚龙”牌商标被评为浙江省著名商标，在国内外市场享有盛誉。经浙江省档案局的业务指导，亚龙公司对企业档案登记备份的内容、要求和程序有了更深一步的认识和掌握，积极开展了档案登记备份工作。

1.实施步骤。（1）制定档案登记备份实施方案。根据档案行政管理部门的备份要求，亚龙公司依据档案备份范围、形式、周期等制定了具体的登记备份方案。（2）确定重要档案备份范围。依据档案价值性筛选原则，即“法律凭证价值”“参考利用价值”“企业文化保存价值”，确定具有永久或30年（长期）保存价值的原始档案列入登记备份范围，并考虑是否涉及民生、现实凭证价值等因素，将部分10年或l0年以下保存价值的档案列入登记备份的范围。（3）开展重要档案数字化工作。根据备份范围，对重要档案开展数字化处理工作，包括对那些证据性较强的档案进行数字化加工，将数字化扫描图像和目录数据按规定格式存储到一次写光盘或磁带等介质，要保证档案数字化成果数据内容的真实性、完整性和可读性。对于电子业务数据，可根据不同业务需求与安全保障要求，采用在线和离线相结合的存储备份方式。（4）对登记备份数据进行组织整理。将数字化档案和电子文件进行合理分类和排序，使用档案行政管理部门提供的“登记备份软件”进行打包、登记、刻录。（5）申报和受理。填写《各单位档案管理情况登记表》和《电子文件和数字档案备份情况表》，并报请登记备份中心审核。备份中心通过材料审核和对备份载体的技术检测，达到要求后进行接收。

2.实践经验。通过档案登记备份保障了企业档案安全，保护了自主创新成果，但企业委托登记备份工作处于初始阶段，还需要进一步实施和完善：

（1）领导重视才能稳步开展备份工作。档案的数字化和安全保障需要经费投入，加上异地备份工作的正常运转和日常维护需要一定的人力和物力。只有企业领导重视和支持，才能把企业异质异地备份工作切实开展下去。

（2）梳理并细化企业知识产权登记备份范围。企业对登记备份涉及自身知识产权的档案范围不很明确，档案行政管理部门对申报登记备份的档案甄别不够，只要是企业申报的就一概全收，这样就违背了档案登记备份工作开展的初衷。档案行政管理部门应与企业积极沟通交流，指导企业梳理并细化全面、完善的知识产权档案登记备份范围。

（3）企业登记备份的方式和程序需进一步完善。登记备份的方式和程序有些简单，移交交接清单项目不齐全，缺乏齐全性、严密性。经登记备份的企业知识产权档案要作为主张权利或应诉时的证据材料，必须具备证据本身所要求的真实性、完整性、可靠性，这就要求登记备份工作的各个环节要经得起法律的检验和推敲。

[1]国家档案局.档案馆防治灾害工作指南[Z].2009.

[2]王维娜.企业自主可控环境下重要档案互为异地备份的策略[J].机电兵船档案,2013(8):18-19.

[3]谭玉章.浅谈企业重要档案异质异地备份管理体系的构建[J].机电兵船档案,2014(1):4-6．