地质资料档案信息化管理探析

文／广东省地质调查院 田莉莉

一、地质资料档案信息化建设的内涵

作为社会基础工作之一，地质工作开展的顺利与否会对我国经济的发展产生十分重要的影响。合理、科学的地质工作能够为我国的经济发展提供全方位的服务，奠定更加坚实的基础。当今时代信息化水平不断提高，各种信息化技术在我国社会发展过程中得到了广泛的应用。

地质档案资料是我国地质工作者工作过程最真实的记录，是我国未来的地质勘探工作开展的重要“参考书”。因此，做好地质档案资料的管理工作对未来我国地质工作的开展、社会主义现代化建设都具有十分重要的意义。为了进一步提高工作效率，获得或者保留更加完整的档案资料，我国地质档案工作者开始加强地质资料档案管理的信息化建设。到目前为止，该项工作已经取得了很大的进展。

所谓地质资料档案信息化管理，就是指相关工作人员利用现代化信息技术手段来加强地质档案资料的管理，这对于提高我国地质档案资料的管理水平，保证档案资料的完整性，为我国经济发展保留重要的史料等都方面都具有积极的意义。

二、地质资料档案信息化管理的必要性

加强地质资料档案信息化管理是当今信息化高速发展的社会环境下地质工作发展的必然趋势。

首先，加强地质资料档案信息化管理是社会发展的必然要求。当今社会是一个信息技术迅速发展的社会，在社会生活的方方面面都能发现信息技术的使用踪迹。实践证明，信息化技术的不断发展及广泛应用，对于我国经济的迅速发展、综合国力的提高等都有着十分重要的意义。作为我国地质工作的重要内容，地质资料的档案管理工作也必须顺应时代发展的潮流，运用现代化技术和手段进一步提高其信息化管理水平。

其次，当前的地质资料档案管理工作中仍然存在着很多问题，亟需解决。纵观目前我国的档案管理工作，笔者发现并总结出以下问题：第一，地质资料档案管理体系不完善。这导致很多地质资料在长时间的流转过程中被丢失或者遗忘，大量的珍贵资料遗失，对我国地质工作甚至国家建设来说都是一项巨大的损失。第二，我国很多地质档案资料都是分散存在的，大量的资料混杂在一起，使用时耗时耗力，同时这也使很多珍贵资料得不到很好的保存。第三，大部分的地质档案资料都是以纸质版的形式存在的，在长时间的翻阅过程中，这些资料难免会受到损害。例如，纸质会不断老化并且褪色，部分文字或者图片都会变得模糊，很多珍贵的信息无法辨认，使得地质资料的价值降低。

最后，我国部分地质档案资料管理工作者并没有充分认识到自己工作的内容及意义，他们不重视档案管理工作，对工作不积极、不负责；同时，档案管理人员专业素质较低，知识技能掌握不熟练，与社会发展水平不相适应等问题的存在，都极大地限制了地质资料档案信息化管理实现的步伐。

三、提高地质资料档案信息化管理水平的措施

针对以上存在的问题，笔者结合自己多年的行业经验，提出了几个提高我国地质资料档案信息化管理水平的措施。

（一）完善地质资料档案管理与服务体系。当前我国档案管理工作之所以会存在如此多的问题，其最主要的原因就是我国的地质资料档案管理与服务体系并不完善。因此，相关工作人员必须采取各种积极的措施改变这种不利现状。首先，国家相关部门及其他单位必须加强地质资料档案馆建设，加大资金投入，为我国珍贵的地质档案资料提供良好的“居住环境”。其次，地质资料档案馆必须加强馆内基础设施建设，配备各种档案管理的硬件设备。最后，地质资料档案馆必须聘请专门的工作人员来做好本档案馆的资料管理工作，这是做好地质资料档案工作的重要前提。只有这样，我国的地质资料档案管理与服务体系才能不断发展并进一步完善，才能使我国宝贵的地质资料档案等得到更好的保存。

（二）建立本地档案管理数据库。为了提高本地档案资料的查阅效率，顺利开展地质研究工作，地质档案管理部门要加快本地档案资料数据库的建设。相关工作人员要根据档案管理规定和细则，结合本地地质档案馆内的馆藏资料，对馆内所有的地质资料信息进行分类，并形成完善的目录体系。根据此目录体系，相关工作人员要建立合适的目录数据库，形成本地档案资料的目录检索系统。此后，档案资料的使用者在查阅资料时就不需要一本本地去翻阅查找，只需要输入某个关键词就能顺利找到自己想要的材料。这样不仅极大地节省了查阅时间，为档案使用者提供了较大的便利，也有利于我国档案体系的信息化建设与完善。

（三）纸质档案数字化。在现代化的管理条件下，为了进一步提高地质档案资料的利用率、扩大档案资料的使用范围、转变目前地质档案使用的方式，相关工作人员就必须努力实现纸质档案的数字化。所谓纸质档案的数字化，就是利用当代先进的信息化技术手段将地质档案馆内的各种纸质文献包括各种照片以及一些胶片等传统的档案保留方式转换成能被计算机识别的电子信息，使文献资料保持地更加完整。通过互联网技术，这些电子信息能够被广泛地“散播”，被更多人所共享和使用。地质档案是由很多文献资料构成的，内容繁复、类型多样，因此要想实现全部纸质档案的数字化是一个长期的过程，需要多方面的努力与配合。首先，相关工作人员可以努力实现地质档案资料目录的数字化。其次，档案管理工作人员必须对本馆内文献资料的使用情况进行调查和分析，再次，根据档案的实际使用情况对所有的文献资料逐步实现电子化。对于那些纸质较差、文字内容已经较为模糊的资料，工作人员应该进行电子扫描，必要时进行人工文字录入，最后，再将这些资料刻录成光盘，使其得到更好地保存。

（四）提高档案管理人员的专业素质。作为档案管理过程中最活跃的因素，档案管理工作人员专业素质的高低将会对档案管理工作产生十分重要的影响。首先，在聘用档案管理工作人员时，相关人员必须对其专业知识和素质的高低进行全面考察，尽量选用那些业务熟练、档案管理工作经验丰富的应聘者进入地质档案馆工作。其次，地质档案馆相关部门要加强对馆内管理人员的定期或者不定期的教育培训，及时更新其档案管理的观念，进一步深化对地质档案管理工作重要性的认识，以便能更好地开展工作。同事，档案馆管理部门要加强档案管理工作人员的技能培训，让他们了解并掌握更多的地质档案信息化管理技术并能熟练应用，提高自己的工作效率。最后，每个档案管理人员都要意识到自身工作责任所在，充分认识自己工作的重要性，不断学习新的管理理念及管理技术，为促进档案管理信息化建设贡献自己的力量。

四、结语

进入新世纪以来，我国的信息化技术不断发展，其广泛应用对于我国社会生活方方面面的进步起到了巨大的推动作用。新形势下，运用各种先进的信息化手段实现地质资料档案管理的信息化已经成为当前社会发展的必然趋势。作为地质资料档案管理人员，应当在工作中不断提升自己的业务素质，为资料档案管理信息化建设做出相应的努力。相信未来，我国的地质资料管理工作能够取得更大的成绩，我国的地质研究工作也能获得更大的突破。

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