刍议房地产企业建设工程类档案的管理与归档

文／长沙城市公用设施建设开发公司　龚玲

刍议房地产企业建设工程类档案的管理与归档

文／长沙城市公用设施建设开发公司龚玲

近年来，房地产行业发展迅速，房地产企业档案管理在房地产企业管理中地位也越来越高，其中建设工程类档案管理极为重要。本文主要分析房地产企业档案管理的特点，以及现阶段存在的一些问题，并提出相应的解决措施，以加快房地产企业的又好又快发展。

房地产企业；建设工程类档案；档案管理；档案归档

随着人民生活水平的提高，人民对住房的需求也不断增加；随着信息技术的高速发展，房地产企业管理的信息化趋势已不可抵挡。房地产企业实现档案的有效管理是加快企业稳步发展，减少企业售房纠纷的重要举措。如今，虽然房地产市场的繁荣带动房地产企业的快速发展，但是企业档案管理却严重落后于企业的发展步伐，并阻碍了房地产企业的发展。本文通过分析房地产企业档案管理的特点，以及在档案管理中存在的一些问题，提出一些解决措施，以提高房地产企业档案管理水平，促进企业的发展。

一、房地产企业建设工程类档案的特点

房地产企业建设工程类档案是指房地产企业在发展过程中，与工程建设相关的资料记录。它包括工程建设的背景、过程、实施状况，以及在工程实施过程中举办的相关活动。档案根据国家对建设工程档案的格式要求进行统一制定，形成严格规范的实体档案。房地产企业建设工程类档案的特点如下：

（一）成套性。一个工程建设项目就是一整个档案，它由主体项目和配套工程组成。从项目的规划、申报、施工，一直到竣工都需要经过相应的程序，通过相应的手续，因此会有对应的材料。这些材料一环套一环，构成了整个工程建设档案。

（二）阶段性。整个工程建设档案室由一个个小的文档构成的，在工程的不同阶段，都有不同的内容记录。因此建设工程档案具有阶段性的特点。在项目筹划阶段需要进行市场调查、地理位置分析等一系列活动，这些材料信息需要归档；在项目申报阶段需要将申报材料进行整理、准备申报文档等；在施工阶段，需要有人员分配记录，管理记录、材料使用记录等文档资料；在工程竣工后，需要有工程质量鉴定等材料。在项目的不同阶段，一定要做好档案记录和整理工作，这是保证档案真实性和有效性的关键。

（三）专业性。档案管理不是单纯的文档装箱过程，需要管理人员对文档进行整理，检查文档是否齐全，文档是否有效，将文档信息进行科学的分类管理，并进行必要的数据电子化记录，以便于后续的分析和保存。

（四）完善性。随着工程建设的开展，新的档案信息需要建立新的文件档案，其中有些是对原档案的补充，有些是对原档案的修正，这些都需要合理归档，保证档案的真实性和一致性。为后续的审查工作提供方便。

二、房地产企业档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员素质良莠不齐。档案管理人员是档案管理的重要组成部分，档案管理人员的素质直接关系到档案管理的质量。目前，很多房地产企业对档案管理不加重视，档案管理人员严重不足，档案管理人员的素质更是良莠不齐。甚至有些房地产企业为节约资金，没有设置档案管理部门，更谈不上管理人员了。有些企业的建设工程类档案管理处于空白状态，工程类档案由行政部门代为管理。鉴于建设工程类档案技术类文件多，对管理人员的知识储备有较高的要求，因而普通行政人员无法正确识别这些文件的有效性，更谈不上文件的分类存放和管理。因此在实际的档案管理过程中，出现严重的管理不科学、档案材料缺失等问题。

（二）档案管理制度不完善。随着房地产企业的快速发展，房地产企业的档案管理速度相对滞后，无法跟上企业发展的步伐，因此档案管理制度相对落后，管理程序复杂，管理出现严重漏洞。另外，企业人员的频繁变动，导致很多资料没有及时归档，档案资料的丢失现象严重。对于档案资料管理，企业管理者和档案资料管理者都没有给予足够的重视，档案归档工作开展困难，工作者行动怠慢迟缓，对工作不上心，造成了档案归档工作的效率低下，而且档案完整性、真实性也难以保证。

（三）房地产企业对档案管理重视不够。房地产企业为追求利益的最大化，往往投入大量的人力、物力在高收益部门，而对于短期效益不明显的档案管理部门重视不够。企业在档案管理方面，总是一省再省，看似节约了资金，但其实让企业在长远发展的道路上步履维艰。房地产企业可以为谈成了一笔交易大肆庆祝，却舍不得购买进行档案管理的辅助设备，导致档案管理工作进行困难，很多资料的存储不完善甚至无法存储，为后期的资料调取查看形成阻碍。房地产企业对档案管理的不重视态度导致企业档案管理不能发挥出应有的效能，这是企业的巨大损失。

（四）档案材料不齐全。档案材料的归档不及时是导致档案材料不齐全的重要原因。随着工作压力的增加以及员工重视程度不够，很多员工往往忘记定期对档案资料进行整理归档，这些材料常常被遗忘、丢失，造成档案材料不齐全。员工认为这些材料可有可无，却看不到材料背后工作人员的艰辛努力。档案管理者在存档时，挑选材料出现偏差，或者是采用的存档分类方法不科学也会导致材料的混乱存放，资料残缺不齐。

（五）档案管理混乱，信息化水平低。现阶段很多企业的档案管理还停留在盒子、柜子、箱子、屋子阶段，没有做到信息化。这些档案资料一般被封装在黑屋子里，长期潮湿的环境会让纸张破损，为以后的查找造成不便。另外，随着档案资料的日益增多，查找原始纸质资料已经相当困难，因此对文档实行电子化存储极为重要。只有电子化的文档，才能方便数据分析和前后对比，才能让档案更好的发挥作用。

（六）档案泄露问题严重。由于企业管理者的不重视态度导致很多文件无法及时归档，或者是整理好的文件没有得到加密处理，很容易被窃取。纸质档案一般被存放在特定的仓库里，随着文件档案的日益增多，管理者往往忽视以前的档案存储，只是重视新存入的档案。管理者的不重视往往影响到仓库管理人员，导致他们工作怠慢，容易因为蝇头小利而出卖公司机密，导致公司重要文件的泄露。对于电子档文件，更是需要加密处理，这些材料里面可能包含公司的机密文件，这对公司的安全都产生了极大的威胁。

三、针对档案管理问题的解决措施

（一）加强培训，提高档案管理人员的整体素质。档案管理人员的整体素质直接关系到档案管理的水平。房地产企业管理者应根据不同部门档案管理的需求，对档案管理人员进行必要的培训，提高他们的专业水平，并定期开展管理技能的比拼活动，对表现优异的员工给予物质和精神的奖励，充分调动员工的积极性和参与热情。让员工在进行档案管理时有意识地积累心得体会，进而在竞赛的过程中与大家分享。这既能提高员工的实际管理能力，又增进了大家的学术交流，促进了大家的共同进步。

（二）完善企业的档案管理制度。完善的档案管理制度是进行档案科学管理的保证。企业对于档案管理部门一定要予以公平的态度，促进其发展。要聘请专门的管理人员，制定科学的档案管理制度，并颁布实施，在各个环节都要加强监督，保证档案及时归档，档案资料规范、准确。档案存放安全，档案加密工作顺利实施。在进行管理时，一定要对表现好的员工予以一定的物质和精神奖励，提高员工的待遇，促进员工竭尽全力为公司谋发展，在企业中给予员工展示自我的平台，促进员工的自我实现。

（三）实现档案管理的现代化。房地产企业的档案管理一定要改变装箱存放的传统档案管理理念，实现档案管理的信息化、现代化。在具体的实施过程中，企业需要引进先进的设备，配备专业人员对档案资料进行存档，对数据进行可视化存储，可运用摄像、扫描等多种方式，既实现对原文档的存储，又实现数据共享。在存储过程中，既要保证数据的安全准确，又要保证数据的查看方便、数据分析方便。加快数据的传递速度，解决数据流通慢、业务办理周期长的问题。

（四）房地产企业管理者给予足够重视。企业管理者的重视是档案管理工作得以持续有效开展的关键。企业管理者定期对档案管理工作进行询问，让管理人员及时进行工作汇报，能够提高档案管理人员的责任意识，感觉到受重视，能够促进其更好的开展档案管理工作。另外，企业需要增加资金投入，确保档案管理工作能够顺利开展，保证数据的真实性，有效性和数据存储的高效性、方便性。

（五）加强保密工作，防止资料泄露。房地产企业建设工程类档案是房地产企业的内部机密资料，它决定着后期房屋质量检测、维护等各种配备设施的安排，对于公司在房屋建造方面的创新与工程安排有很好的指导和借鉴作用。另外，有些档案是关乎公司长远发展的机密文件，因此，做好档案的保密工作至关重要。首先，要选择良好的文档保存纸质，对于工程图纸等对精度要求较高的文件一定要用耐磨，抗潮的纸质，存档的文件一定要是原始文件，不能是复印件；在文档信息化的过程中，也要设置密钥，进行加密处理，保证文件的安全性。而且在后期，一定要派专人进行管理，避免档案资料泄露。

四、结语

房地产企业档案管理工作对于房地产企业的长远发展具有极其重要的作用。特别是建设工程类档案的管理与归档，直接关系到房地产企业房屋建造质量，以及后续的安居工程的开展。本文通过分析房地产企业档案管理的成套性、阶段性、专业性等特点，并根据房地产企业建设工程类档案管理存在的一些问题，提出相应的解决措施，以加快房地产企业档案管理安全化、信息化的发展进程。

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