职业院校毕业生档案的规范化问题分析

文／山东省泰安市高级技工学校 高翠贞

职业院校毕业生的档案管理对于毕业生就业的影响非常大，但是由于档案管理具有一定的难度，所以也是我国职业院校管理工作中的一个薄弱环节。现阶段，我国职业院校的毕业生档案管理存在着许多的问题，管理不规范现象严重，影响了职业院校毕业生的就业。因此，规范职业院校毕业生档案的管理工作，提高毕业生档案的管理质量具有非常重要的现实意义。

一、职业院校毕业档案规范化管理中的漏洞

随着电子信息产业的发展，职业院校的档案管理工作有了巨大的进展。但是由于缺乏一定的经验和管理方法，依然存在许多问题，并且这些问题影响了档案管理的质量和档案管理工作向规范化发展。

（一）管理工作缺乏相应的规章制度。职业院校的毕业生档案管理需要制定相应的管理制度才能保证管理工作的正常有序进行，促进毕业生档案向规范化发展。和普通高等院校相比，职业院校的毕业生档案管理工作缺乏一定的管理措施，由于没有相应措施的保障，档案管理很难向规范化发展。

（二）管理职责不明确。就我国目前情况来看，大多数职业院校对于毕业生档案管理的重视程度不够。很多的职业院校都将毕业生档案的管理工作放在毕业生就业的末尾来进行。在职业院校中档案管理的部门主要是就业部门或者是各独立的院系，有的学校甚至没有专门的管理部门。这种情况就造成了毕业生档案管理工作管理职责不明确，不能够形成规范化的管理系统。

（三）毕业生档案管理不规范。职业院校的档案管理工作缺乏相应的管理部门、相应的管理制度还有专职的档案管理员，所以非常的容易造成毕业生档案管理不规范的情况。这种情况最为突出的表现就是毕业生档案资料归档不完整。由于大多数职业院校的档案管理人员由老师暂时充当，这些管理人员对于档案规范化管理的标准以及方案不熟悉，所以在档案管理的过程中档案资料的标准会出现很大的差距。这就很容易给用人单位选人工作带来不良的影响。

（四）毕业生档案保存工作不规范。毕业生档案的保存是一项非常重要的工作，但是在实际的档案保存中存在着非常多的问题，这也是职业院校档案管理规范化进程中的一个弊病所在。每年职业院校都有一部分学生不能够就业，另外还有一些用人单位不接收毕业生的档案，这两种情况下毕业生的档案就会暂时留在学校由学校进行保管。我国教育部规定，毕业生的档案留在学校后学校可代为保管两年。但是，在实际的档案保管工作中这项规定并没有得到很好的落实。部分毕业生由于没能按照约定的时间完成转档事宜加之职业院校的档案保存不妥善，导致很多毕业生的档案成了死档，甚至是出现丢失现象。①

二、职业院校毕业生档案规范化发展的措施

规范化的管理职业院校的毕业生档案对于毕业生的就业能够提供非常大的便利，同时毕业生档案规范化管理也能够更好的帮助毕业生就业。下面就简单的介绍一下职业院校毕业生档案规范化发展的相应措施。

（一）建立健全职业院校毕业生档案管理制度。职业院校在开展毕业生的档案管理过程中一定要建立相应的管理制度和管理你体系，以适应新的教育背景下毕业生就业体制的要求，建立健全完善的档案管理部门，科学有序的进行档案的归档，档案的转递、档案的移交与接收以及档案的管理等工作。②通过这些措施来避免档案规范化发展因为管理职责不明确以及缺乏相应的管理制度带来的不良后果。

（二）培养档案管理专门性人才。毕业生的档案管理是一项对于专业知识要求很高的工作，职业院校的档案管理要求技术人员不仅具备一定的档案管理知识和工作经验，还必须熟悉高校毕业生就业工作的流程且认真负责、细致耐心。职业院校应该立足于自身的实际情况，通过教学来培养专门的档案管理型人才，或者是选出部分的教师进行档案管理方面的技能培训，从而更好地保障档案管理的规范化发展。

（三）探索新的档案管理模式。随着科技的发展，档案的管理工作更应该向数字化发展。可以通过计算机建立档案管理的监控体系，实现档案的数字化管理。此外职业院校的档案管理工作还应该秉持着一切为学生服务的理念，更好的为学生的就业工作服务。职业院校应该不断地对档案管理的模式进行改革，建立符合职业院校特点的档案管理模式，从而促进毕业生档案管理工作向着规范化方向发展。

三、结语

职业院校毕业生档案的规范化进程受很多因素的影响，学校要更加的重视起档案管理对于毕业生就业的重要性，从建档、管档、归档以及转档等档案管理的各个环节入手，建立相应的管理措施，明确管理部门的管理职责，从而保证档案管理能够向着更加系统化、规范化、制度化的方向发展。此外，职业院校还应该对毕业生档案管理的方式不断地进行探索和创新，找到符合自身特点的毕业生档案管理办法，促进毕业生档案的规范化发展。

注释：

①张俊英.高职院校毕业生档案管理存在的问题及对策[J].人力资源管理,2013(4).

②王平.高职院校毕业生档案管理中的问题及对策[J].吉林省经济干部管理学院学报,2012(2).