高校档案管理工作中的电子档案管理

文／杨凌职业技术学院　姚萍

高校档案管理工作中的电子档案管理

文／杨凌职业技术学院姚萍

高校档案管理工作中要加强电子档案管理，在电子档案管理的过程中要关注纸质教学档案的管理。档案管理员要不断规范电子教学档案管理工作，让电子档案管理系统规范化，并加强现代化档案管理方式，提高档案信息化管理水平，充分认识高校教学档案的重要性，加强教学档案管理的创新工作。

高校档案管理；电子档案；管理

在高校档案管理工作中，电子档案管理已经与传统的纸质档案管理并驾齐驱。电子档案管理以其借助现代化信息技术以及网络技术的优势有着更为强大的信息转换存储功能，不但能在一定程度上提高工作效率，而且高校电子档案的使用能够更好地适应高校扩招等高校大量的档案处理需求。作为高校教学档案管理人员，要善于运用电子档案系统管理软件，让电子教学档案真正为院校教学科研服务。

一、在电子档案管理的过程中，也要关注纸质教学档案的管理

（一）电子档案管理与纸质教学档案管理要形成优势互补。随着信息时代的到来，在高校教学档案管理的过程中，电子档案管理已经占据了非常重要的位置。但是不可否认的是，单纯的电子档案具有着一定的缺憾，如原始性真实性安全性存在争议，电子教学档案的原始性和权威性受到质疑。而且电子教学档案的易复制、修改、删除的特点，使得电子档案的稳定性以及电子文件的价值大打折扣，而电子档案的设备依赖性也使得电子档案在某种程度上造成了提档的不方便。而纸质档案的原始性以及稳定性使得档案更为真实、直观和安全。但是纸质档案的增长速度大于销毁速度使得教学空间的利用更为紧张，纸质档案的存放也受保管条件的限制，如果时间过长，难免会有虫蛀、字迹褪变等情况发生。而电子档案易存放，节约空间的特点正好解决了纸质档案管理的问题。因此，要想保证教学档案管理的真实性、重复利用性，就要让电子档案管理和纸质档案管理形成优势互补。对于储存价值一般的可以只采用电子文档，而对于重要的档案资料可以电子文档和纸质文档两种文档一起备份，即可以保证文档的真实性，又可以确保重要档案资料的储存。

（二）加强电子档案和纸质档案的管理。电子档案和纸质档案对保存的环境都有一定的要求。纸质档案对保存空间的温湿度以及空间大小有所要求；而电子档案对存储介质载体也有要求，不适宜的磁场环境会对电子教学档案造成部分损伤，甚至会造成数据丢失，因此作为档案管理人员首先要确保电子档案以及纸质档案的管理环境，保证档案的保存良好。其次档案管理人员要做好内部案卷级和文件级的目录编制，要在统计与检索等基础性管理上，强化专业性的教学档案管理，确保教学档案能够真正为院校的教学科研工作服务。档案管理人员要关注电子教学档案的优点，从文件的拟定、整理到归档再利用要在基本保密性原则的基础上实现院校教职员工的共享性和复制性，方便教学档案被需要调档的教职员工使用，促进教学档案的信息利用率。当然，电子教学文档在被教师共享的时候，档案管理人员要设置阅读权限，既保证电子教学文档的隐私性，又保证电子文档的可利用性。最后档案管理人员要运用电子文档快速灵活的特点，关注电子文档的形象性和趣味性，在电子教学文档中加入图像、音频以及视频资料。如在档案管理中，教师的课堂视频录像就可以用专门的文件夹进行保存，让教师在进行教学科研以及评职称等方便调取。

二、规范电子教学档案管理工作，让电子档案管理系统规范化

（一）规范电子教学档案管理工作。高校电子档案管理工作要规范化、系统化才能让电子档案真正为教学科研服务。因此电子档案管理要建立真实、有效的电子教学档案管理制度，不管是一级院校还是二级院校在电子档案建立的过程中都要严格按照相关的法律法规开展档案管理工作。而作为档案管理人员，也要强化电子教学档案管理意识，重视电子档案管理工作，避免因人为损坏导致的电子教学档案出现缺失或者遗漏。高校每年都要有大量的教学档案需要变动，其维护、更改、保存以及迁动等相关流程造成档案管理工作量十分庞大，电子教学档案要根据《档案法》和《大学档案管理办法》将教学档案管理过程系统规范化，从收集、整理、鉴定、保护、统计、编制等六个方面提高教学档案的研究和利用水平。

（二）提高安全管理意识，确保文档的及时准确性。在教学档案管理工作中，有一些高价值的基层教学单位、教师的教学档案如果未能及时归档，将会对未来的教学科研工作造成极为惨痛的损失；而价值不高的教学档案不经选择地进行保存，减少了档案使用的价值。因此作为高校教学档案管理人员，要提高安全管理意识，运用计算机档案管理软件系统，实现档案信息网络化，并在这个基础上建立电子教学档案目录数据库，利用数据库分类技术将师生提交上来的电子教学档案的目录数字化。档案管理人员可以根据档案管理的要求，发动全校师生积极投入档案建设中来，确保有价值的教学档案资料及时归档，并根据保密性原则实现教学档案的资源共享，让教学档案真正成为推动教师相互学习，提高高校教学水平的重要资料。同时，针对电子档案管理错误删除、磁盘硬盘损坏、易被窃取拷贝、数据中毒等缺点，可以建立安全防范机制，定时更新病毒库，平衡公开和保密两者之间的尺度，设置档案资料需要调阅人员的数据调阅权限以及调阅方式，避免档案资料被删除或者更改。在这个基础上，档案管理人员要养成文档备份的习惯，还可以采用云文档备份的形式，让重要的档案资料安全保存。

三、加强现代化档案管理方式，提高档案信息化管理水平

（一）增加经费投入，实现电子档案的现代化管理。在电子档案管理过程中，最重要的是电子档案管理需要的计算机以及电子设备。在高校的电子档案管理中，设备的投入是非常重要的。因此高校要做好预算，增加经费投入，真正实现电子档案的现代化管理。同时，在每台电脑上要安装电子档案管理系统软件，确保教学档案的电子化，增加电子教学档案的利用率。信息化管理以及办公自动化可以使电子教学档案以便捷的优势实现资源共享，也能防止教学档案的不必要的流失。在这个基础上，要加强对电子档案管理人员的电子档案管理的技能培训，提高管理人员专业技能，强化管理人员队伍建设。首先，院校要为电子档案管理人员提供继续教育的平台，让档案管理人员通过一系列的培训、检查、评比活动提高档案管理工作能力。其次，要将档案管理人员的档案管理质量纳入绩效考核项目，确保相关管理人员必须具备必要的专业知识，提高自身相关的素质。最后，档案管理人员要从技术性角度和专业性角度不断的学习相关知识来提升自己的专业技能，以完成电子教学档案管理工作。在这个基础上，可以开展档案管理人员技能大赛，组织档案管理人员针对档案管理系统知识和基本的电脑操作，以及是否熟练灵活运用文件管理系统软件进行电子档案的归档进行训练。

（二）提高档案信息化管理水平，变被动服务为主动服务。在电子教学档案中涵盖着每个专业课程的教学计划、教学大纲、课程标准、教学质量评估报告，每个学院和教师的科研成果、毕业班学生的实习报告、毕业论文、实验实训计划和项目运行、教案等各种图纸、表格、声像以及文字文件，电子档案管理借助强大的信息储存功能以及快捷的信息转换功能，将档案规范化、系统化，不仅提高了工作效率，增加了档案的可读性、可视性、可靠性，丰富了档案的内容，强化了归类、排序以及搜索功能，储存也变得更为便利。但是教学档案如果仅是简单的电子归档，就失去了建立教学档案的学术价值。院校档案管理人员在档案管理过程中，要提高档案信息化管理水平，通过对电子教学文档的归类、积累、贮存和开发利用，使电子教学文档能够更好地为教学服务。首先，高校档案部门要根据院校自身的情况设计适合本院校的电子档案管理系统，通过对电子教学档案立卷、归档、访问等方面设置相应的命令来实现电子记录存储、管理和使用，对于具有一定学术价值的电子教学文档，不但要满足教师员工的正常提档，而且档案管理人员要善于与相关的教职员工进行沟通，将有价值的教学文档推荐给相关的教育教学人员进行备用，促使档案的再利用，让教学档案能够在教育教学管理工作中以及教育科研工作中发挥出更大的价值。在这个基础上，推进现代化管理手段，利用档案网页、校园网等将档案信息实现资源共享，最大限度满足利用者为教学档案的需求，既减少了档案管理人员的工作量，也提高了档案运用的实效。

四、充分认识高校教学档案的重要性，加强教学档案管理的创新工作

在高校电子档案管理的过程中，档案管理人员要充分认识到高校教学档案的重要性。在高校教育教学管理工作中，教学档案作为记录教学过程的客观依据，不仅是教学过程、教学水平的历史再现，更重要的是教学档案的有效利用可以帮助教学活动深入开展，让教师在相互观摩中提高自身的教学水平和教学质量。同时，教学档案记录了教师在教学过程中的收获与失败，为进一步进行教学科研，开展课题研究提供了非常好的佐证。在这种情况下，电子教学档案的有效利用不仅可以使同一所院校内的教师直观感受到教学水平以及教学管理水平的高度，帮助教师加强教学管理、进行教育科研，而且在教学评估的过程中教学档案也是重要的依据，是规范科学办学的重要依据材料。在教学评估的过程中只有丰富详实、真实可靠的档案材料作为支撑，才能让教育评估顺利展开。因此，高校教学管理人员要充分认识到高校教学档案的重要性，加强教学档案管理的创新工作。管理人员要开拓思路，把握为教学这个中心工作服务的切入点，实现计算机文件检索、重要档案全文存储检索，采取多种形式，让“死”档案变成“活”材料，为教学科研服务。

五、结论

总之，在高校档案管理过程中，电子档案的管理作为信息化时代的产物，已经成了高校教学档案管理的重要方式。作为高校教学档案管理人员，要注重发挥现代化的信息技术手段，实施档案电子信息化管理，并积极拓宽服务领域。档案管理人员不但要做好档案的搜集整理以及归档工作，还要善于创新电子档案的管理，变被动服务为主动服务，让教学档案管理真正为院校的教学科研工作服务。

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