浅析医院档案管理创新的多元化举措

文／秦皇岛市工人医院　邢文

浅析医院档案管理创新的多元化举措

文／秦皇岛市工人医院邢文

档案管理是医院一项重要的管理活动，医院档案管理工作的创新，对吸引高素质人才，提升医院服务能力意义重大。为此，本文阐述了档案管理方法、服务手段的创新，为医院档案管理水平的提升做有益尝试。

医院；档案管理；创新

创新就是走出常规、突破传统，并在原有的基础上有所发有所创造、有所前进。它既是对以往旧事物的一种否定和更新，也代表了事物的某种发展方向和生命力。在这个全行业全社会都在创新的时代，医院档案要保持与时代同步发展，就必须与时俱进、开拓创新，以创新思维指导档案工作实践。在全社会都在大力实施信息化建设的背景下，档案管理迎来了巨大的创新机遇和空间。在管理实践活动中，探索新的管理领域和方法，提炼新的管理理念，从而创新医院档案管理之路。社会形势的快速发展变化要求档案工作者须进一步解放思想，转变观念，促进档案事业的发展，更好地为医院发展出力，为民生大计服务。

创新是对陈旧观念的突破，是对不合时宜的一种扬弃。创新不是主观臆断出来的，而是建立在一定的基础上。我国档案事业经过长期的发展，产生了系统的理论、方法和工作经验，这为日后进一步做好档案工作奠定了基础。档案管理工作的创新必须以这些方法和理论为基础，在总结过往经验和认清现实基础上预测未来，使得档案事业的发展变得更加规范化与合理化，并为档案事业的发展提供理论与实践支持。

现具体谈谈档案管理所需要创新的方面和具体措施。

一、档案整理方法的创新

档案经过初步简单粗略的整理后，仍然处于条理不清的状态。只有经过科学地整理、系统地排列、有序地存放，才能便于今后的管理和查阅。常规的整理过程是先按大类划分并登记目录，然后对每个类型进行整理汇总并登记目录，最后制订具体医疗设备的档案卷册。1.对每份档案文件进行编号；2.按规范对文件进行顺序排列；3.编写卷内目录：序号、文件号、责任人、文件标题、日期、页码和备注。

做完以上工作后，查阅档案只需按类型浏览目录，比如查询某台医疗设备的卷内目录，就可了解该设备的档案具体明细表，为查阅者提供极大方便。当然，随着计算机管理信息系统的普遍应用，纸质档案转化为电子档案，医院档案整理的方法需要管理人员去不断创新，平稳从容地度过由纸质资料转化为电子资料的这一特殊时期。

二、档案管理科学化创新

（一）设备科学化。先进的设备是档案管理必不可少的辅助工具。现代社会的快速发展要求档案管理须改变以往的模式，实现纸质档案模式向电子档案模式的转变，充分利用计算机网络资源的自身优势，进行医院档案的收集、整理、保管、鉴定等工作，促进档案管理工作的现代化、精确化和高效化。另外，构建网络电子档案服务平台，并组建医院档案查询系统，促进档案信息资源的数据化和网络化，为医学研究者提供更可靠、真实的资料，从而促进现代医学事业的发展进步。

（二）人员分配科学化。档案管理人员的分配是一个系统的工作，需要考虑不同岗位各个环节的情况。科学的档案管理需要合适的人员，只有岗位要求和素质特征有效匹配，才能保障档案工作的有序顺利开展，从而为医院档案事业的发展提供人才支撑。

专业知识和技能是档案管理人员完成任务必须具备的任职资格。此外，要掌握档案收集、保管、统计、检索等工作必须的方法与技巧，为档案管理的有效高效实施提供工作方法上的支持。还有，做好档案管理工作得具备自然学科和社会科学的知识，并了解各种物理化学因素及环境变化对档案管理工作的影响，以最大程度地降低因非人为因素而给档案管理带来的损失。

现代档案管理一个最显著的特征是计算机网络技术的广泛使用。因此，对档案管理人员来说，掌握好计算机网络应用技术，对做好档案管理工作意义重大。只有熟识计算机网络知识技巧的专业人员才能防止档案的丢失、破坏和篡改。

高素质的员工队伍是做好档案管理的一个必须的条件。因此组织专门针对档案管理人员的培训，旨在提高档案管理人员的素质与技能，让其掌握科学管理档案的相关知识与方法，从根本上保障科学的档案管理目标的实现。

三、服务手段创新

首先，建立医院档案网页，开展网上利用服务。档案管理要充分利用医院内网与外网联接的益处，将医院的内网和医院的对外网页进行有效的对接，并积极组织上传有关的数据和医院动态，将医院对外服务的网站联接到档案管理服务系统，以实现病患档案信息的网上检索和查询服务。另外，医院档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集，并在档案部门的服务器上归档。

其次，建立“电子档案数据管理中心”。档案管理部门与医院其他各部门可加强密切配合，建立“电子档案数据管理中心”。该中心由档案部门管理，作为医院信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理医院内各部门归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广、内容丰富、利用率高。

最后，开展在线服务。摒弃传统的档案利用方式，尤其是到档案部门利用档案原件的方式，这在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，更多的通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。建立医院的对外的网络档案查询入口，使普通病患也能快捷迅速的查询病例或者医生出诊情况。