探索档案工作的意义及优化途径

文／吉林省镇赉县民政局婚姻登记处　夏艳宏

探索档案工作的意义及优化途径

文／吉林省镇赉县民政局婚姻登记处夏艳宏

随着社会信息化大潮流的涌进，新时期档案管理工作在社会化建设中的地位越发突出。党和政府已经将档案管理工作作为服务经济建设大局的关键性工作。在受到广泛关注的同时，档案工作仍存在一些列突出问题，如何对当前档案工作进行完善与优化成为相关人士关注的重点。所以，如何实现档案工作的合理优化是一项值得深入探讨的重要课题。本文分析了当前档案管理工作的重要性，同时对现存的一些档案管理问题进行描述，并提出一些优化建议。

信息化；档案管理；信息整理

档案是保存、收藏具有重要参考价值资料的重要工具之一，它将历史、现在以及将来进行了紧密的联系，为社会主义事业的各项工作提供了服务。国家社会团体在组织各种活动中用文字、图像等形式留下档案，成为重要的历史资料，为此，从事档案工作的人员需要利用科学的方案对档案进行管理，使其为未来的发展提供清晰的借鉴。在社会信息化的背景下，档案工作完成的优劣将直接影响到教学、科研等各项管理工作的完成，所以，档案管理科学化、现代化发展，成为档案管理人员的主要奋斗目标。

一、档案工作的重要性

一方面，各地经济、政治、社会文化事业的发展都离不开档案的辅助，作为社会主义和谐社会建设的基础性工作，做好档案工作至关重要。此外，档案还具有资政和记录历史的功能，它延续了人类的记忆，传承了国家文化，是连接历史、现在和未来的重要纽带，是人类文化遗产的重要组成部分。尤其从近些年来看，党和政府为了表示对于档案管理事业的关注，颁布了《档案法》等文件，使档案管理工作走上了新的轨道。

另一方面，档案工作为更好的实现“服务人民”的宗旨奠定了良好的基础，受到了广大人民的密切关注。因为本着一切为着服务民众切身利益出发的原则，也在一定程度上能够通过提高档案服务水平，使各单位吸取历史经验，不断提升自身服务态度。所以，建立结构合理、内容丰富、涵盖内容广泛的档案资源体系是社会大发展必不可少的环节。

二、当前档案管理工作中存在的问题

（一）相关人员素质不高。据调查发现，当前管理档案人员多数是非专业人士，兼职档案员现象频繁发生，导致交接管理不及时、不到位。由于缺乏专业知识储备，部分资料无故丢失、档案业务水平普遍偏低，对档案管理工作的展开产生了巨大阻碍。同时，不完整的资料以及混乱处置的档案很难达到高效的服务社会主义事业建设的目标。

（二）缺乏优良的条件支持。由于多数单位领导对于档案工作重视的程度不够，只有小部分单位专门设立了档案室，且只有极小比例单位的档案室环境符合专业要求。大部分单位选择将档案与其他办公室合并以缩减开支，有些单位甚至将档案与杂物存放到一起，档案破损现象时有发生。这些行为都将导致部分重要资料丢失或泄露，将对以后的工作造成严重影响。

（三）档案利用率过低。就当前形势来看，多数党政机关对于档案的使用都是片面的档案数据的上传，有的甚至还处于对于历史数据的手工抄袭阶段，而非进行了详细的整理归类和更新后的再使用，档案数据化、网络化水平过低。这些现象会严重影响档案工作人员的工作效率，同时由于受工作量过大等因素的影响，档案人员在记录或者借阅登记等过程都会出现漏洞。

三、优化档案管理工作的措施

（一）增加培训力度。档案人员的业务培训是提升档案管理工作效率的重要途径之一。单位需要定期组织培训，让档案员能够及时掌握最新的档案管理技术与科学管理方法，只有在不断学习、不断讨论和摸索新形势下的档案工作的变化特点才能在不同时期、不同环境应对各种突发情况。培训过程需要结合实际让档案员掌握专业理论，使其在独立进行档案规整等工作时能够做到及时、高效。

（二）提高档案管理条件。良好的档案管理工作的展开离不开优越条件的支持，为此，专业的档案室必不可少。在日常工作中，工作人员应该有良好的安全防范意识，单位应该搞好档案防火防盗工作，定期进行防湿防渍、防霉防虫等工作。专业的档案管理人员应该做到人走断电，切断库内电源，并定期对库内警报系统进行检查维修。采用气体灭火体系，避免用水或者干粉灭火造成的档案损坏等重大损失。此外，档案的管理实现自动化，也是安全使用档案的一项重要工作。

（三）实现档案管理信息化、自动化。档案管理工作关系到其他工作的顺利展开，为此高效的档案管理工作至关重要。在档案管理中引入计算机的使用，开发专门的工作软件，让档案员能够及时有效的更新或者查找所需资料，而互联网的介入能够实现多地区档案的共享功能，让档案传递交流工作畅通无阻，节省时间的同时也降低了人员使用量，真正实现省时高效。

四、总结

综上所述，档案工作在日常生活中占据着至关重要的地位，各个行业的发展都需要高效、高质的档案工作的支持。所以，深入了解档案工作的重要性以及对当前档案管理工作存在的弊端进行合理优化将对其他工作的顺利展开发挥极其关键的作用。档案信息化应用系统的开发和基础设施建设将是一项艰巨而重要的任务。实现档案管理的科学化、现代化是档案管理人员一直奋斗的方向。

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