对我校档案保密工作与利用的思考

时间：2024-06-04

文/中共个旧市委党校杨园

对我校档案保密工作与利用的思考

文/中共个旧市委党校杨园

档案保密管理工作做得好坏与否，直接影响单位的安全和利益，因此在档案的利用过程中，应该做到既能利用档案又能保证档案的安全与完整。

档案保密；利用；思考

保密工作是档案保管利用工作中的重要环节，是保证档案在利用过程中安全的手段，二者具有相辅相成的关系，笔者对如何做好我校的档案保密工作及利用，确保档案安全与利用阐述几点粗浅的认识。

一、强化档案保密意识

我校十分重视和不断强化档案保密工作，利用每周五的政治学习时间组织全校教职工认真学习《档案法》、《云南省档案条例》、新修订的《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家有关档案法规、标准规范，通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性,举办档案法规和制度的讲座，多渠道地宣传档案的保密工作，强化保密法制的观念，自觉履行保守国家秘密的义务。档案工作者必须具有严格的保密观念和良好的保密习惯,在工作中要严于律己，随时做到警钟长鸣。

二、加强档案库房的安全建设

我校专门设立综合档案室,做到了库房与办公室分开，库房与查阅室分开。阅览室靠近库房，这样既方便及时调卷，以确保档案材料的保护。档案室按照档案管理的相关要求进行装修，配备了密集柜、计算机、打印机、数码相机等设，购置了档案管理软件，实现了电子文件归档功能和档案管理功能，建成了全部档案的文件级目录数据库，并根据《档案法》《中华人民共和国消防法》及国家有关规定，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施,严格执行安全用电制度，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范，并随时做好各项设施设备的维护工作。其次，综合档案室指定专人负责管理，制定有严格的档案室管理制度，无关人员一律禁止入内。其三，坚持日常监督与重点检查相结合，不定期进行全面细致的安全检查，认真清点核对档案数目，每日认真填写《温湿度观测登记表》，及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取切实的有效的防范措施。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案的保密工作、维护档案安全的基本保障。

三、提高档案管理人员的素质

档案保密工作的好与坏，与档案管理人员的素质有重要关系。档案管理人员需要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。在工作中既要主动热情，急利用者之所需，帮利用者之所需，又要熟悉政策和档案法律法规，同时还要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，要有严谨的工作作风和高度的保密意识，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，严防秘密的泄露。档案管理人员无论在什么场合，都应该做到守口如瓶，万无一失，把保守国家的秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

其次，档案工作是一项知识性、专业性、科学性很强的工作，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。我校积极选派档案管理人员参加档案业务工作培训，学习档案的专业知识理论。我校于2010年4月选派档案管理人员到云南省档案局参加了对《档案法律知识》《国家档案局八号令》《归档文件整理规则》《会计档案管理》《文档一体化管理》《档案信息开发利用》等专业知识的学习；于2012年5月选派档案管理人员到云南省档案局参加了全省档案专业技术人员继续教育培训班，学习了《档案资源建设》、《档案管理安全因素与措施》、《档案利用与档案文化产品的开发》及《电子文件安全管理》等专业知识，使我校的档案管理工作人员通过省档案局系统的培训，不断提高业务水平，为做好档案工作打下坚实基础。

四、完善保密档案借阅及销毁管理

我校制定有完善的档案查借阅制度、复制制度等。对于学校档案信息资源开发与利用，我们坚持按规章制度办事，档案员在利用档案为我校工作提供服务时，能迅速准确调出相关文件，建有《档案查借阅登记簿》、《档案利用效果登记表》，《收进移出登记表》，各项内容填写齐全。档案的借阅、移出、销毁等严格按规定手续办理，认真履行登记、签字手续，认真如实填写《档案查借阅登记簿》、《档案利用效果登记表》。借阅人手续齐全后方可借阅，且要遵守保密制度。查借阅档案使用完毕后要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被查阅的文件，不能私自涂改，更不得缺页少项，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明，及时向分管领导及档案部门报告，进行补救，挽回损失。其次，我校对档案的外借使用，也建有严格的外借制度。如有学校教师因工作的特殊需要，需将档案暂时借出时，须经分管领导签字，并经过审批后方能外借。借出时间、数量也有严格限制，借用人须负责档案的安全，不能将档案转借和私自翻印，更不能遗失、拆散、调换和污染档案材料，并保证按期归还。销毁方面，每年档案归档结束后，认真履行清点、登记手续，经单位主管领导审核批准后，送至市交销毁中心销毁。