浅谈中学档案信息资源管理现代化开发与利用

时间：2024-06-04

文/赤峰市翁牛特旗乌丹一中周海岩

一、现阶段我国中学档案信息资源开发利用的现状

（一）档案工作人员的思想观念相对落后

由于受到传统思想的束缚，一些中学的领导和档案工作人员没有充分认识到档案信息资源对学校发展的作用，使得档案的管理工作没有得到足够的重视，导致档案的管理无法与学校的发展相协调。

（二）我国中学档案信息资源开发利用工作的基础相对薄弱

其主要表现在以下几个方面：一是归档的材料出现残缺；二是档案信息收集的途径单一；三是档案工作人员开发档案信息的业务水平低。所以，从实践中看，缺乏完整的基础建设，中学档案信息资源的开发管理也就很难顺利实现。

（三）档案编研工作落后

现阶段，我国档案编研材料的内容不协调，存在着注重文书而轻视教学的现象，从而使得一些与教学密切相关的档案信息资源不能得到有效的开发。再加上我国的档案编研材料的档次低，虽然编研的成果很多，但是能够适应学校发展的、有价值的编研成果却非常少。

二、中学档案信息资源管理现代化开发与利用的措施

（一）转变落后的中学档案信息资源开发利用观念

1.树立正确的档案资源观念。学校应当明确认识到档案信息资源的管理对学校发展的重要意义，进一步发挥档案在中学档案信息资源开发利用过程中的作用，从而使档案资源能够得到合理的配置和流动。学校领导应当高度重视对档案资源的管理工作，将档案资源的管理纳入到学校的日常建设中来，并且要成立专门的机构，不断优化档案管理的外在环境，从而更好地实现对档案的管理。

2.树立科学的档案资源开发的观念。学校的档案资源管理部门应当摒弃落后的思想观念，确立开放的、科学的观念，最大程度地对档案资源进行开发利用，从而适应学校未来的各种发展需求。

（二）构建适合中学档案信息资源开发利用的管理模式

1.完善中学档案信息资源开发与利用的相关制度。完善对档案信息资源的管理就是要求学校必须制定出方便灵活、科学合理的档案管理制度，其不仅是档案资源开发利用的基础，而且也是促进档案工作逐步走向科学化、规范化的重要保证。例如，学校可以参照相关的档案管理制度，制定一些《档案资源管理》、《档案人员的工作职责》等相关规章制度。此外，学校应当将档案工作纳入到责任考核中去，鼓励档案人员积极地对档案资源进行管理，从而使档案管理工作能够全面、有效地展开。

2.健全档案资源开发利用的保障体制。健全档案开发的保障机制就是必须要要获得学校领导和财政的支持，在学校财政支持的基础上，不断加强对档案资源的开发利用，从而保证档案开发工作能够持续稳定的发展。另外，学校还可以充分利用人才优势，引进相关的档案管理人才，从而为档案资源管理工作提供人才保障。

（三）健全中学档案信息资源管理现代化开发与利用的途径

1.进一步规范中学档案信息资源的收集。现阶段，我国中学档案信息管理系统的规范化相对滞后，并且应用软件也比较杂乱，这就在很大程度上阻碍了档案信息管理系统水平的提高。其实档案规范本身就是一项系统的工程，所以在对中学档案信息进行收集时，应当按照统一的标准，科学合理地对档案信息进行收集整理，从而实现档案管理的规范化和标准化。其主要表现在以下几个方面：一是要明确学校不同部门以及工作人员的责任；明确不同时期档案管理工作的重点；明确档案收集的具体方式。二是要制定出相关档案材料的收集标准，用科学合理的方法对档案进行管理，从而收集整理出系统科学的档案。此外，档案工作人员还应当妥善处理好档案的“接收”和“移送”，做到接收时有清册，移送时有手续。

2.重视档案资源开发利用的有效性。学校的档案工作人员应当根据相关的管理规定，及时对档案进行归类整理，完善建档工作，强化档案的管理意识，能够在日常档案的管理中发现档案所蕴含的对学校的教学有用的信息，从而进一步地实现档案信息资源的有效性。

（四）加强学习，最大限度地开发档案中的信息资源

首先，可以以现代的检索方法来转变传统的档案检索方式，同时也可以依据微机检索的方式为主干，对档案信息网络进行区域化管理，并且做到有步骤、有计划地进行联网，从而实现档案信息资源利用方式的转变。其次，就是要进一步提高研究室开发储藏档案的能力，通过向社会提供一些经过精心研究和整理的有用信息，这样就减少了查阅的时间，从而也提高了档案室的工作效率。