浅谈信息化条件下城市建设档案的管理

时间：2024-06-04

文/吉林省和龙市园林管理处姜敏

一、信息化对于城市建设档案的重要意义

社会主义中国日新月异、发展迅猛而稳健，与我们生活息息相关的城市建设作为经济、社会发展的载体，自然要跟得上中国发展的速度，又好又快地进行城市建设工作任重道远。城市建设以城市规划为依据，最终服务于城市的运行，而城市规划对于城市的发展具有指导性的意义，是城市管理的龙头。社会主义中国发展至今，个各城市的规模、建设情况都有了较大的发展变化，所以城市的复杂系统特性决定了城市规划是要跟随城市的发展与运行状况而发展，需要长期调整、不断修订、持续完善。如何高效管理城市建设、规划档案信息，对于档案管理工作者而言是一项艰巨的任务。

我们需要采用信息化方发管理城市建设档案信息。信息化是指广泛使用、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。信息化是科教兴国的重要手段，是实施可持续发展战略的重要组成部分。城市建设档案工作的重点主要包括了大量工程建设图纸和建设施工现场影音资料，从这个角度看，城市建设档案信息资源不同于侧重文书的综合档案，它是城市建设活动中专业技术和行业管理信息的积淀。因此，从建立城市建设基础性数据库的角度出发，用信息化方法建立城市建设档案电子信息库，实现城市建设档案收集、管理、利用的电子化，从而实现城市信息的广泛共享，最大限度地实现城市建设资源信息的利用率，是我们管理城市建设档案的最有效方法。

实践是检验真理的唯一方法。目前，我国已经有200多家城市建设档案馆建立了信息化管理系统，利用信息化方法管理城市建设档案信息，他们建立了专门的网站，提供档案信息远程查询、检索等强大的功能，信息化方法为他们提供了高效、优质的服务，为城市建设档案管理工作提供了巨大的便利。信息化发展是一个趋势，越来越多的城市建设档案馆利用信息化方法，正朝着数字档案馆的目标迈进。放眼全国，各市的城市建设档案馆的信息化进程明显快于其他综合性档案馆，这说明信息化确实为城市建设档案信息的管理带来了实实在在的好处。

当然，我们应当清醒地意识到，我国信息化发展水平同发达国家相比还有一定差距，城市建设档案管理信息化的普及工作任重道远，而如何将信息化巨大优势发挥于城市建设档案管理工作是我们今后工作的重中之重，需要我们深入研究、广泛探讨、反复实践、详细总结。

二、城市建设档案管理模式

（一）探索城市建设档案管理模式

当前，我国正处于计划经济向市场经济转变的重要时期，城市建设档案管理工作要发展，就必须建立一套适应市场经济发展的管理模式，以此推动行业创造更大的价值。经过积极探索，我们认为城市建设档案工作要从经济行政手段向依法管理转变，档案实体管理向信息管理转变，档案管理手段由手工向技术性转变，档案服务由单一向综合型服务转变。要从过去单一的建设传统纸质档案馆，转变为建立一个多元化的、适应现代发展需驱动数字城市建设档案馆。我们工作的重点，要建立一个具备数字化档案的管理能力、信息能力、信息传输能力的数字城市建设档案馆。对原有信息管理系统升级，加强信息查询、检索、数据存储、备份等多项功能。建立一个网站，以此实现档案管理信息化、文档管理一体化、保管智能化和服务现代化。我们只有在思想适应新形式、在工作上采用新模式、在技术上使用新技术、在管理上实施新措施，才能将城市建设档案管理工作在市场经济发展的今天，跟上时代发展的步伐，为城市建设发展作出贡献。

（二）实现城市建设档案管理的对策

1.加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员即要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理知识、科技知识、尤其是运用现代手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。以此档案管理人员加强学习、提高素质、适应工作需要。

2.掌握现代化管理技能。以前，档案材料的形成从文件袋起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，使文件的形成。运行、转换等各个环节与办公自动化衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者掌握运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者为之努力的方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注意计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己成为具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。