企业档案管理信息化建设

时间：2024-06-04

文/海南省建设项目规划设计研究院邹玉玲

企业档案管理信息化是网络社会和信息社会发展的必然历程。企业档案管理信息化建设可以实现企业档案管理的规范和标准，完善企业的管理。传统档案管理模式和方式已经无法和当前企业的快速发展相协调，在信息时代，企业应不断提高市场竞争力，从而获取最佳的经济效益、社会效益和工作效率。

一、档案管理信息化实施的必要性

档案管理对于企业经营和生产来说是必不可少的手段之一。档案管理是见证企业发展历程、维护企业利益和合法权益的充足证据,同时也是反映企业发展历程、发展、经营、资源、技术及成果的重要资料。

国家档案局极为重视档案的信息化建设工作，中央下达《全国档案信息化建设实施纲要》，明确提出建设档案信息化的主要任务和目标，希望能够统一标准,安全保密,分级建设,统筹规划,加强信息化建设和电子档案规范化管理。加快实现信息化的档案管理，是政府对企业的要求，是企业对自身的要求，更是社会经济发展对企业的要求。

二、当前企业档案管理中的主要问题

企业经营管理活动繁琐和复杂，传统档案管理大多使用纸质档案，随着时间的推移，企业各项事务增多、工作人员增加都给档案管理带来巨大难题，而且传统档案管理需要充足空间以存放档案，也需要大量人力对档案进行专门管理和监管，这不仅浪费人力、物力，同时也给企业的档案建设工作带来障碍。档案信息化，能够有效地解决传统档案所难以解决的问题。但是，信息化建设是对档案管理革新，区别于传统方式的优势，信息化管理也有其独有的缺陷。

（一）档案管理信息化的意识薄弱

在实际情况中，部分企业仅仅是简单的将其看作是档案存储、使用方式的改变，没有认识到这是企业管理理念的转变，没有考虑到建立一个综合性档案管理信息化系统。有一些企业错误地认为档案难以给企业带来经济效益,盲目的把资金投入到其他建设项目,对档案事业疏于建设和管理,对档案信息化建设所需设备和配备不予以重视。

（二）管理人员素质有待提高

在档案信息化建设中，管理人员的综合素质较低。档案信息化管理要求管理人员不仅有一定程度的专业管理能力，而且必须掌握信息技术处理能力，同时也要对企业的工作流程和工作方式有着深刻的了解。可是现有的企业档案管理人员很少具备这样完备的综合素质，难以满足信息化档案管理的高要求。

（三）信息化建设尚未完善

随着信息化的不断深入,档案管理基础数据技术的标准化无法满足企业的需求,严重影响了档案信息的及时性、准确性和规范性,令企业遇到了许多本可以避免的问题。

除了上述几点问题外，还有许多细节方面的问题也需要企业时刻关注。首先，要做到对员工的信息审核和更新，信息化档案建设依靠的是信息技术，可是档案的管理以来的人，对于老员工的离职和新员工的加入，档案管理要跟进。其次，对于档案的管理要注意安全措施，档案是一个人的个人信息和企业内部资料的集合，要加强安全管理工作。

三、完善档案管理信息化的策略

（一）从企业内部强化档案管理理念

档案管理信息化管理理念直接决定信息化建设的实施力度及信息化的程度。加强档案管理信息化建设,领导者要把档案信息化概念和期许转变成实践及现实,正视档案管理建设的艰巨性和复杂性,在资金、人才、设备等方面进行合理和准确的投入,针对内部档案管理工作的各项问题，不仅要予以关注，更要在具体操作上予以支持。

（二）引进优秀管理人员

信息化管理建设对于企业来说是发展的必要历程，企业的档案管理信息化需要引进优秀、专业的管理人才，在工作中对其教育和培养，完善企业的档案管理工作，促进企业实现档案管理信息化，推动企业进一步发展。企业针对管理工作需要引进科学的管理方式和管理体系，为企业档案管理提供制度保障和人才支持。

（三）完善企业信息化建设

企业应针对档案管理的信息化投入设备、人力和资金支持，为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。档案的信息化管理能够建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能够立足于企业档案的特点,建立健全企业档案信息数据库。譬如企业项目数据库,能够集合企业在项目规划、项目立项、项目建设以及企业资料等有关信息,为进一步开拓市场和技术创新提供参考。