高校档案服务信息化发展策略研究

文/山西大同大学大同师范分校 白晓春

自从网络普及以来,本文的主题便成为高校档案工作者谈论的热门话题之一。但时至今日,这一问题并没有得到根本性解决。高校档案信息服务的效率与效益依旧处于较低水平,社会功能的发挥极其有限。随着科学技术的飞速发展，信息化已经对社会的各个领域构成了影响，高校档案服务工作当然也不例外。如何促进高校档案服务信息化的发展，充分发挥信息化在高校档案服务方面的优势，从而更好地为各种用户群体提供服务，是当前高校档案服务工作的主要内容。

一、加强高校档案服务信息化意识的培养

随着社会经济的发展，人们原来越希望能够快速、准确的获得信息，然而高校档案部门的工作长期处于一个相对

比较封闭的环境中，往往仅限于学校这个小天地之中。大多数的高校都有自己的网站，但是却看不到综合档案信息，使这些档案信息不能够快速便捷的查询利用。目前，高校档案工作已经逐步走向开放化，档案信息化也已经起步，但是档案工作还是没有真正树立为公众服务的观念，以至于档案的利用率比较低，失去了档案建立的基本意义。

因此，高效档案馆要加强《档案法》的宣传力度，尽可能的组织档案工作人员参加培训，不断增强全员的档案意识，促使人们意识到档案和档案工作的重要性。高效的各个级别的领导都应该给予档案工作高度重视，要以历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，加强高效档案管理的使命感、责任感以及紧迫感，同时将档案管理工作纳入到高校的总体规划中，从各个方面确保高校档案管理服务工作能够顺利开展。

二、采用多样化的信息服务手段

目前，高效档案馆还是采用传统的管理模式，往往仅仅提供查阅、服务以及摘抄，且多数情况下仅供查询，不能够将先进的现代信息技术运用其中，实现档案全文查询、电脑查询、网络查询等。随着社会的发展，人们的生活步调也相应比较快，但高校档案馆却不能快速准确的为各个用户提供需要的信息，长此以往，人们运用档案的兴趣就会越来越小，甚至忘记档案馆的存在，这样以来高校档案馆的服务就完全失去了存在的意义。因此，高校档案馆应该为各个用户提供快捷、便利、准确的信息服务，这就要求尽可能够的采用多样化的信息服务手段，运用各种恰当的先进设备，加快档案信息化、数字化管理，从而更好地位各个用户提供服务，满足各个用户的需求。

三、网络技术应用于高校档案馆信息服务

在现代社会中，有一项技术可以说改变了全球的生活模式，那就是网络技术。随着社会的进一步发展，网络渗入到人们的生活、工作的深度日益增大。网络技术的一大优点就是高效、快速、准确的定为到人们所需要的资源信息，在在保证安全和隐私的情况之下还可以做到资源共享，所以在这样强大的优势下，网络技术以及其理念应经运用在不同的共组领域中。高校的档案管理也是一种信息化管理，将网络的管理理念应用于此可以将此工作的高效性、准确性和实时性发挥到最好。将网络技术和理念应用于高校档案馆的管理共组之后，可以很方便的查阅个人和团体的信息，通过一些加密措施还可以将个人和团体的信息做到保密化，这样就可以避免个人信息以及其它重要信息的外泄，做到个人的隐私保护。除此之外，应用于网络技术管理高校的档案信息还可以做到资源的共享，可以与其相关的兄弟院校联合起来形成一个档案信息网络，这样不同学校的需要者就可以不必出自己的校门就可以查阅到自己想知道的信息，这样可以做到档案管理的人性化，真正的以人为本为他人服务。最后，网络技术和理念应用于高校的档案馆信息管理还可以节约人力，物力，财力，这样就可以做到以最少的资源管理最大的数据资源，这样的发展模式正是现代社会发展的需要，所以在现代社会的发展中，众多的现代化信息技术能否应用于在实际的生活、工作需要是我们需要认真考虑的，技术是为人了服务的，我们应该善于利用人类以创造出的技术来方便于社会以及个人。

建立在网络技术基础上的社会信息化所引发的工作方式与生活方式变革以及高校改革客观上要求高校档案信息服务工作必须实现根本性转变。为此,各高校应从自身实际出发,选择适宜的档案信息策略,并通过高校档案信息服务评价体系的建立及作用的发挥来推动高校档案信息服务工作实现根本性转变。另外，作为一名高校档案工作者，应该不断地学习新知识，掌握一定的信息技术运用技巧，从而不断提高自己的工作效率。高校档案不能够盲目的运用现代信息技术，而是要及时地调整信息服务的观念与信息服务的模式，从而形成一个科学合理的工作体系，这样既能够满足各种信息用户的需求，还能够有效地提高档案信息服务的水平，逐步成为学校发展的信息保障。

[1]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯,2011(05).

[2]刘丽佳.信息化视野中的高校档案服务创新策略[J].锦州医学院学报(社会科学版),2006(03).

[3]刘宁.高校档案服务于校园文化建设策略探索[J].淮海工学院学报(人文社会科学版),2012(23).