企业档案标准化管理的安全效用

文/中铁十二局集团第三工程有限公司 付积川

随着我国经济的飞速发展，企业生产经营的充分活跃，经济安全逐步成为全社会备受关注的一个重要课题，其中企业档案管理工作直接关系企业的经济安全。与此同时，随着信息化技术的深入推动，档案管理也面临着从理论方式到技术手段的革命性转变，档案管理逐步体现出现代化的新趋势，新的档案管理系统、管理手段和档案存储介质等客观上对以往档案管理制度提出了更为严峻的挑战。档案管理“在一定意义上讲，没有（档案）标准化就没有（档案）现代化”①。面对企业发展的新形势和当前信息化的新挑战，档案标准化管理成为推动档案现代化并从制度上保障档案安全和企业经济安全的积极尝试。

档案标准化管理是指在档案工作领域，由相关档案主管部门针对档案管理的工作原则、方法、质量、概念、设施等制订出的科学、统一的规则和技术规范，并予以贯彻执行的全部过程。档案标准化管理是档案工作逐步走向规范化、统一化的工作，通过制订和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作形成统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，在档案管理中取得最佳效益。档案标准化管理符合档案管理现代化的客观要求。

企业档案是记录企业过去和现在生产经营活动的，具有保存价值的各种文字、图像、声象等不同形式的历史记录。“企业档案是企业全部活动的真实记录和凭证，对于今后的生产、经营、管理等工作有着重要的参考作用和使用价值，是一种宝贵财富”②，因此确保档案安全是维护企业经济安全的重要工作内容之一，推进符合企业自身特点的档案标准化管理是企业应在发展过程中的维护经济安全的必要举措。

一、档案标准化管理有利于提高档案质量，减少企业价值档案的流失

档案的质量反映所保管的历史记录的价值含量。企业档案的质量即是要追求最大化地保存企业价值的历史记录。在推行档案质量标准化管理过程中，只有明确档案的价值标准，减少企业档案冗杂现象，才能达到降低企业价值信息流失的风险。

（一）是要准确把握档案价值的标准

根据企业自身特点，明确企业生产经营过程中形成的哪些文件材料等是具备档案价值的，才能予以立卷或归档，而没有档案价值的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱，增加管理的安全隐患。

（二）是明确档案立卷归档的重点并进行合理的立卷分工

在“以企业为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。

（三）是要注意有效地维护档案的完整性

在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住档案的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案标准化管理奠定坚实的工作基础。

为提高档案标准化管理，要在管理工作上积极贯彻：

1.企业档案材料标准化。在形成档案的文件材料格式、规格，文件材料排列顺序，文字书写，图幅规格，标题栏各项汇签标准化，线条、字迹、制图，电子档案等贯彻统一标准。

2.企业档案整理的标准化。企业要根据国家档案局《国营企业档案管理暂行规定》并结合自身和行业特点，做到档案分类标准化，图纸、文件材料排列标准化，档号编写标准化，档案著录标准化，案卷标题标准化等。

3.档案分类排架标准化。档案分类准确，排架合理，便于调档提档，方便利用，减少档案遗失风险。

二、档案标准化管理有利于规范档案的保管工作，确保企业档案价值

（一）档案保管是一项系统性工程，涉及档案硬件和软件建设

1.贯彻高标准、严要求，实现档案库房标准化建设。企业的库房建设要在档案安全保管、温湿度控制、防霉防虫等方面做到严格要求，对于档案的保管设备要统一标准，方便保管工作。

2.积极升级企业档案的软件建设，逐步实现信息化管理。做好企业档案信息资源的标准化建设工作，通过数字化、网络化技术手段，建立起标准化、可共享的目录数据库和内容数据库。

（二）档案保管也是一项连续性工作，涉及档案的维护及档案的处理工作档案价值是动态的变化过程

企业的一些历史档案价值可能随着时代变迁而发生变化，成为冗余或价值无效的档案。销毁、出售等处理手段就成为档案“死亡”的必要阶段，档案处理工作的规范和标准也直接影响档案安全。

首先，针对失去保管价值的档案，管理部门要向企业档案主管部门提请档案销毁或出售等建议，说明档案内容，处理的必要性，等待部门批复。

其次，档案处理工作获得主管部门批复后，在主管人员陪同下，由档案管理人员按档案处理规范执行。

再次，做好档案处理的工作记录，明确已处理档案的内容概要并记录处理工作的授权人和执行人。

三、档案标准化管理有利于档案的规范使用，降低企业的经济风险

档案使用是档案实现价值的重要途径，使用权限则是档案安全管理过程中的关键环节。严格完善企业档案的使用规范和权限，提高标准化管理，才能保证企业的经济安全。企业档案的调阅使用，要在申请、批复、登记、借阅、回收等环节上严格遵循标准化管理章程。

（一）要严格规范档案查阅或使用的审批手续

申请使用档案的部门或个人首先要向企业主管档案部门提请使用。主管部门根据档案保密级别，确定档案使用的权限范畴，明确使用形式、规定时限、保管条件等，并对符合使用条件的部门或个人批复使用证明。针对保密级档案，主管部门更要严格把控。

（二）要严格规范档案登记制度

档案管理部门在接到主管部门的批复证明后，根据批复要求安排档案的合理使用并做好档案的使用记录，要向档案使用者说明档案，尤其是保密级档案的使用规范。

（三）要严格档案回收制度

确保档案完整、及时归还，做好回收后档案复查工作并及时归档，确保档案使用过程中的安全。

四、档案标准化管理有利于推动档案管理的现代化步伐，提升企业应对信息化时代下经济安全挑战的能力

随着信息化技术的深入发展，新技术条件的日益成熟，电子档案、档案存储新介质不断涌现，网络办公的普及都对企业核心信息资源安全产生了挑战。电子档案的安全管理不仅面临着技术上的挑战，同样面临制度上的挑战。档案标准化管理即是要通过完善制度建设防范电子档案的安全风险。

（一）统一电子档案的安全保护措施

选用特定标准的有效存储介质，保证电子档案载体物理上的安全，保持信息存储的稳定性；通过企业特定的签名技术、加密技术、身份验证、防火墙等技术措施来确保电子档案的安全，防范非法访问和破坏；严格文件拷贝制度并实行关键电子文件备份制度。国家档案局颁布的《电子文件归档及电子档案管理办法》规定：“具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档”。

（二）划分电子档案的管理界限，实现权责分明

电子文件作为新形式的档案类型，其形成、积累、归档过程的权责标准应明确：档案管理部门制定企业电子档案形成和存储的标准；电子档案归档前要符合档案的规范标准，由电子档案形成的部门负责；电子档案归档后由档案部门负责，以保证电子档案的完整性和准确性。

五、结语

档案管理是以现代化为发展方向的，而现代化则是以标准化为前提的。现代化的档案管理模式是要转变传统的收集、保管和按需供卷的被动服务，转移到对档案信息资源的二次开发和利用，使档案部门由单纯的管理型向服务型角色的转变，为企业决策提供信息资源。档案标准化管理是实现档案现代化的必然阶段，并通过建立健全一整套行之有效的档案管理工作制度和监督考核办法以规避安全风险。企业档案标准化管理通过对企业档案工作的定性定量，完善制度制约，以增强档案管理人员的责任感，提高档案工作效率和质量，确保企业档案安全和经济安全，保证企业在市场中的竞争力。

注释：

①陈兆褆.读《案卷标准化有利有弊》所想到的三个问题[J].北京档案,2000,12,(16).

②贾意珍.关于国有企业档案管理现代化的思考[J].档案天地,2002,5,(20).

[1]杨瑞英.论档案的开放与保密[J].太原大学学报,2000(12),16.

[2]赵长珍,董泗利.现代档案管理工作的四大变化[J].中国档案,2002,6,(30).

[3]陈永成.档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势[J].北京档案,2003,11,(23).

[4]王萍,王强,王志才.电子档案安全保护措施的局限性及对策分析[J].档案学研究,2007(5),56.