医院人事档案管理存在的问题及其对策

时间：2024-06-04

文/肇庆市第三人民医院严金瑜

人事档案是记载人生轨迹的重要依据，为人事部门正确用人提供基础，对人力资源管理发挥着重要作用。

一、医院人事档案管理存在的问题

医院较为重视对临床一线专技人员的培训与管理，而往往忽视了人事档案管理工作，致使其存在诸多问题。

（一）人事档案管理制度落后

目前，绝大多数医院都制定了较为完善的临床一线的管理制度和各科室医护人员的工作职责，但关于人事档案管理的制度、职责、考核标准却较少，医院的人事档案工作管理体制落后，缺乏各项创新与激励机制，不能适应时代发展。

（二）人事档案管理方法滞后

医院人事档案管理主要依靠传统方法人工查找相关人员资料，电子化、网络化的程度不高，致使人事档案不能以最便捷的方式被使用，极大地影响了工作效率。

（三）人事档案管理过程不规范

在人事档案材料收集过程中，经常发现一些档案缺少学生登记表、年度考核表、工资晋升表等；有些填写随意，内容前后矛盾；有些因保管不妥造成纸张残缺不全；有些资料没有盖上公章，这些情况，都直接影响了人事档案的规范性和完整性。鉴别与分类不严谨也是常见现象，一方面会加重档案存放的负担，一方面会使档案内容混乱，不利日后查找。装订不规范更是普遍存在的现象，有的纸张大小不一，有的装订不好造成脱页散页，有的没有除去易生锈的回形针、订书钉等。

（四）人事档案管理人员素质参差不齐

医院档案管理人员大多是从医院其它科室调岗而来的，在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，且存在着学历偏低和管理理念落后等问题，难以推动新形势下医院档案工作的发展。

（五）人事档案管理硬件投入不足

有些医院由于地方有限，医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准，有些医院档案多，但专供人事档案放置的档案柜少，导致档案没按规范放置；有些医院档案室极其潮湿，易引起档案材料霉变；有些医院甚至连必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

二、加强医院人事档案管理的对策

医院人事档案管理存在诸多问题，不利于医院全面掌握人才情况，优化卫生人才资源配置。因此，加强人事档案工作的管理，有助于医院的发展和提高医院的竞争力①。

（一）健全人事档案管理制度

首先必须加强人事档案管理意识，把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，然后医院要根据《档案法》、《医药卫生档案管理暂行办法》等有关法律法规，结合实际情况，逐步完善本单位人事档案管理的各项规章制度，使每个工作内容都有章可循，并确保各项制度得到落实，使人事档案管理工作更科学、规范、高效。

（二）改进人事档案管理方法

在人事档案管理工作中，应促进人事档案管理电子信息化，即把人员信息录入信息系统，必要时可扫描全部内容，将人事档案做成人才数据库，提高档案管理的检索效率，使人力资源管理部门可迅速在数据库中查找到人员的档案信息，为医院人事决策提供科学依据，在工作中发挥干部人事档案的可利用价值②。

（三）规范人事档案管理过程

应严格按照人事档案材料归档的要求，在收集过程中看所收材料是否完整，是否分类放好，是否盖上公章。在鉴别上一定要遵循“取之有据、舍之有理”的原则，注重及时更新、补充归档材料，并注重保养人事档案。在装订时实行全国的统一标准整理装订，做到经常检查室内清洁卫生、防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等。

（四）提高人事档案管理人员素质

随着医院档案信息化建设的深入推进，档案工作由传统型的管理向高度知识化、高度集约化、高度技术化转变，档案领域更需要一支具有较强的综合技术和管理能力的复合型人才③。应加强对档案专技人员的思想政治素质与业务能力的培训力度，增强其责任感、紧迫感与专业技能。同时，鼓励积极自学，鼓励积极与同行交流学习，不断拓展自己的知识领域，把学习情况与专业技术年度考核挂钩，充分调动档案专技人员的学习主动性，促进其努力提高自身素质。

（五）加强人事档案管理的基础设施建设

重视档案的基础设施建设，加大资金投入力度，在硬件方面，必须满足档案室的办公用房，配置档案信息的记录设备，如扫描仪、相机、摄像机等与档案保护设备，如空调，除湿机，灭火器等。在软件方面，要引进计算机信息管理系统，用计算机储存人事档案，既可极大地方便使用者阅读、查找资料，又能够提高工作效率，节省大量人力物力，为医院领导提供更加可靠、准确的数据信息④。