对改善公共视野下的高校毕业生档案管理的研究

文/山东省枣庄市人力资源服务中心 孙柏国

在我国，人事档案可以说是人一生中发展轨迹的说明，它忠实记录着我们每个人的身份、学历、资历等重要事项，是我们成长和发展的历史记录册。高校毕业生档案作为其重要的组成部分，记录的是学生在校期间的成长与发展，学生的个人荣誉、思想发展、学习成绩、行为品质等各方面都被一一记录在其中，它反映了学生的成长和发展，能够在一定程度上反映学生的个人素质和工作能力。同时毕业生档案，也是学生进入社会实现就业的凭证，也是企业从毕业生中选拔人才的重要参考。毕业生档案在学生毕业时一般会存放在公共就业服务机构，公共就业服务机构是人事、劳动保障部门的就业和人才服务管理机构合并成立的公共服务机构，毕业生档案由其统一保管存放。

一、现今高校毕业生档案管理的问题

（一）管理技术落后，管理模式陈旧

当前许多公共就业服务机构在管理毕业生档案时仍旧延续着传统的保存方式——使用纸质材料保存管理。但是，现今是计算机技术飞速发展的时代，数据库等各种计算机管理材料、档案的高科技方式却没有被采用，即使采用了计算机档案管理，大都也只是起到辅助管理的作用，真正意义上的档案电子化并没有形成。纸质档案在保存、管理、转递等方面存在许多缺点和不便，而且，当代毕业生往往会多次择业，其档案呈现流动性大的特点，但是其与档案的管理模式是极不相适应的。

（二）管理机制不健全，出现弃档现象

现今，许多毕业生对于自己档案的重要性认识不足，或是对于档案管理的意识不强，出现了许多弃档现象。这一现象的出现与公共就业服务机构的管理机制不健全也有一定的关系。公共就业服务机构对于毕业生档案的接收态度大多为“有送达，才接收”，也存在少数公共就业服务机构没有采取积极有效的毕业生档案管理措施。

（三）没有有效的监督机制，档案失真

由于现今不少人对于毕业生档案的不重视，导致个别公共就业服务机构在管理档案方面并没有建立健全相对有效的管理机制，更不用说，对于毕业生档案管理的监督机制的建立。有些学生在校期间犯有重大错误，被学校方面处分过，但在经过某些公共就业服务机构管理后，转递到学生相应的工作单位时，其有些处分材料竟然奇异消失，这也是监督管理机制欠缺、管档人责任意识不强的必然结果。

二、积极解决自身存在的问题，改善和加强对毕业生档案的管理

（一）增强管理技术的应用，改善管理模式的陈旧

现今，毕业生档案大都使用纸质材料记录，其在保存、管理和传转递等方面存在着诸多不便，当今是信息化、电子化的时代，计算机技术发展迅速，作为高校毕业生人事档案的管理机构，更要广泛利用计算机的先进技术。加强档案管理人员对于计算机技术的了解和掌握，开发并使用有效管理高校毕业生档案的软件，这样才能够有效发挥计算机技术在保存和管理毕业生档案方面的独特优势。作为能够掌握毕业生就业情况的公共就业服务机构，也应推广此种毕业生档案管理技术，真正实现毕业生档案电子化。这样，学生在毕业时，其档案在各方的转递、保存和管理也更为方便。

（二）建立健全管理机制

现今，不仅许多毕业生对于档案管理意识薄弱，有些档案管理人员也对于毕业生档案管理的重要性认识不清，摆不正自己在档案管理中的位置。其实，作为档案管理人员首先应该把自己的位置摆正，明确自己的职责，明白自己是毕业生在就业方面的指引者、服务者，公共就业服务机构也并不仅仅高校是毕业生人事档案的保管者，最主要的，其是毕业生档案的管理者、保护者。确实有一些毕业生没有意识到自己档案的重要性，但作为管理档案的专业性人员，在学生们真正成长之前，要替他们把其未来的人事档案保存好，换句话说，保管其档案就是保管其人生。

（三）加强监督管理，确保档案的真实性

在人才发展的今天，越来越多的人也开始重视毕业生的档案资料。对于学生在学校所犯的错误、所记录的处分，无论学生事后有多悔过，也不能改变。我们所要做的，就是保证毕业生档案的完整性和真实性。如果毕业生档案失真，不仅对档案利用者起不到有效甄选人才的作用，其他同台竞争的毕业生也是不公平的。作为政府所属专门的毕业生档案管理公共服务机构，更应尽到自己所应尽的职责和义务，保证档案的完整性和真实性。

三、总结

公共就业服务机构，不仅仅是政府所属专门的档案管理机构，还是毕业生就业发展的指引者、导向者。因为其自身拥有对毕业生档案管理、保存的专业性、法定性，因为毕业生对其机构的信任性，或者是其他的原因，更应该履行好自己的职责、尽好自己的义务，确保高校毕业生档案的完整性和真实性，改善和加强毕业生档案管理的模式，真正实现档案转递便利化，档案管理电子化。