浅谈中职学校档案在评估中的作用

文/广东省湛江卫生学校 林艳梅

为了促进中等职业教育发展，各级教育主管部门开展了一系列的评估，这对于深化中等职业教育改革，引领中职学校可持续发展具有十分重要的意义。开展教育教学评估，可以促进学校办学质量的全面提升。实践证明，档案是学校评估的基础，是衡量一所学校办学水平和办学质量的重要依据。学校档案的管理水平直接影响学校的评估结果。在学校的各类评估中，如果没有档案作评估佐证材料，评估就会失去真实性和可借鉴性。

一、档案在学校评估中的作用

学校档案室保存和整理着学校各个时期的重要档案资料，它真实地记录着学校的发展历程。学校档案是学校不同历史时期发展的见证，档案作为学校建设和发展的基础，在学校各项评估中有着十分重要的作用。

档案是评估检查的基础。学校在迎接各类评估检查中，都要对照评估指标体系内涵的要求，准备佐证材料。这些材料基本上以学校现有的档案材料为基础。档案具有其它信息资料不可替代的作用和价值。档案是随着学校的建设而产生，是学校历史活动最真实的原始记录，是评估最可靠的第一手材料，学校档案记录、反映了学校教育教学及管理的真实情况，它是学校管理的历史信息的存储，具有评估的凭证作用。

在各级各类评估检查中，评估专家主要是通过材料审核、师生座谈会、听课、教学实验实训室检查、现场考核等方式进行。根据评估指标体系，一般评估文字等材料占了很大比重，评估组专家审核材料的依据就是档案材料，所以档案材料的完整性、系统性、规范性、真实性直接影响着受评学校的得分及评估结论。因此，只有档案材料齐全完整，档案工作管理规范，才能对受评学校进行客观、公正、全面地评估。实践证明，近年来我校在省示范校评估、重点专业评估、校园安全综合治理、学生助学金、实验室专项资金使用、档案省特级认定复查等各项评估中，档案资料发挥了不可替代的作用。近年来学校评估得以顺利进行，学校办学水平不断提高，都得益于学校档案管理规范、档案资料完整和齐全。

二、通过评估加强学校的档案建设

学校档案是评估的基础，学校要通过评估进一步加强档案建设，重点要做好以下几个方面：

（一）学校重视，提高认识

学校各级领导要高度重视档案工作，把档案管理工作纳入学校发展的长效机制和学校的日常管理之中。正确认识学校档案管理工作的地位和作用，做到组织落实、人员落实、经费落实、设备落实、场地落实。学校档案管理人员要做到与时俱进，充分认识到档案工作的新要求，积极探索适应新时期档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，热心为师生服务、为社会服务，形成有利于学校档案建设与发展的良好氛围。

（二）加强制度建设

要建立健全学校档案工作制度。学校档案工作要依据《档案法》等法规制度，结合中职学校的工作实际制定和完善学校的各项档案管理的工作制度，以制度建设为抓手，建立健全档案管理的各项规章制度，如制定《学校档案室工作职责》、《学校档案室管理制度》等。要确保学校档案资料的收集齐全、完整，学校档案室专职人员要负责组织和指导科室兼职档案员做好档案资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等工作。档案管理要实现目标管理，向科学化、规范化、制度化、现代化方向发展。要按照学校档案管理的科学规范，实现档案管理工作标准化，为档案的开发利用奠定良好的基础。

（三）档案管理向信息化发展

学校档案信息化建设是适应社会发展的必然趋势，是创新档案服务机制、全面提升学校档案管理手段的必然要求。学校档案管理要以建设数字化档案室为目标，通过文档一体化、实物与电子文档归档的方法，实现档案管理的科学化。要加快开发档案信息资源，建设以信息、数字化为依托的档案馆。加快基础信息数据库的建设，充实内容。做到馆藏档案信息全文数字化和档案管理自动化。使用光盘系统，对馆藏档案资料和音像资料进行存储，利用计算机进行检索。为实现信息共享，做到档案信息传递网络化，真正做到档案信息社会共享。

（四）全面提高档案管理人员的综合素质

建立一支结构合理、业务精通的档案工作队伍是做好学校档案管理工作的重要保证。学校档案管理人员直接服务于学校师生及社会，他们的素质如何直接影响学校的档案管理水平和服务质量，因此，提高档案人员的综合素质尤为重要。档案管理人员要树立终生学习的理念，构建学习平台，完善激励机制，不断激发档案管理人员的学习热情。随着社会的不断发展，档案学作为一门独立的学科也在不断地发展变化，其中蕴含着丰富的学问。目前学校的档案工作已经实行了信息化、网络化管理，为档案的开发利用提供了巨大的发展空间。因此，要求档案管理人员要熟练掌握业务知识，不断学习、更新档案学专业知识，采取网上在线学习、函授、学术交流、参加档案专业培训班等形式，不断更新专业知识结构。中等职业学校要建立和形成一套科学系统的管理方法，全面提高档案管理人员的综合素质，为学校档案的开发利用提供优质服务。

（五）建立一支专兼职的档案管理队伍

学校要建立一支由专兼职人员组成的档案管理队伍。学校综合档案室要按规模配备专职的专业技术人员，他们是做好档案工作的保证。要充分发挥档案专职人员的工作积极性，积极主动参与学校的重大活动和重要会议，拓宽档案收集的渠道，掌握档案资料收集归档的主动权。

学校要加强对兼职档案人员的管理培训，以参加档案主管部门的短期培训和校本培训相结合，结合工作实际，有针对性地开展业务技能培训，使他们逐步掌握业务知识和专业技能。档案资料的收集是否齐全，最为关键的是兼职档案员。在档案工作的收集、整理、鉴定、保管、利用等环节中，收集和整理是档案形成最基础的环节，而这些最基础的工作一般都是兼职档案员来完成的。档案文件的形成是否规范、真实、科学，都会影响学校档案工作的水平。因此，兼职档案员的素质也直接影响着学校档案工作的质量。

档案工作是学校管理中不可或缺的重要组成部分，要不断深化对档案工作重要性的认识，努力实现档案工作的科学化、规范化、制度化和现代化，建立健全档案工作的长效机制，使档案价值得以充分体现。档案的开发利用对学校各类评估发挥了极其重要的作用，评估对学校档案的管理和建设也有着积极的促进作用。实践证明，中等职业学校只有努力把档案工作做好，才能促进学校的可持续发展。

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