从“非转农”现象谈高职院校档案服务的面向社会趋势

文/金华职业技术学院档案馆 刘颖

伴随20多年的城市化大潮，“农转非”一度是个香饽饽，但最近几年在部分省市却出现了逆转。以2010年浙江省户籍管理部门公布的数据为例，该省“农转非”数量从2004年时的57.7万人降到了2009年的18.9万人，降幅高达67%；与此同时，《浙江日报》以浙江农林大学为范本统计，2008年至2010年间，户口迁入学校的新生比例逐年下降，分别为25.7%、18.6%和11.8%。浙江省是经济较为发达省份，随着城市的发展，城郊的土地价格逐年上升，还得获得集体收益的分成，农村户籍显而易见地可以获得大量的经济利益。加上近年来惠农政策不断出台，使得农村户口日益受到欢迎。“非转农”的程序大同小异，其中与高校档案馆有着本质联系的就是“必须提供本人的毕业证或毕业证明”。高校档案馆迎来了大批因遗失毕业证书来补办相关证明的曾经的在校在，而高职院校档案馆这种现象尤为突出，那是因为高职院校的前身大多省内几所中专合并升格而成，而在“非转农”范围内的1995年至2003年前入学的这些中专生就业形式并不算好，赋闲在家或自谋职业的情况较为多见，符合“非转农”的政策范围。于是，大量的社会人员涌入曾经就读高职院校档案馆找寻与之相关的档案以供使用。

一、高职院校档案服务概况

我国绝大多数高校是在计划经济体制下成长壮大起来的，在管理模式上有一定的计划性经济的封闭性。高校档案管理模式也与之相适应的封闭，而高职院校因为起步晚，档案管理模式基本参照于高校档案管理的模式，即自己学校产生的档案自己保管，并供自己学校所利用。以我校为例，在合并前，需并的五所中专学校均有自己所独立的综合档案室，属于学校机构或属于校办公室，均不对社会提供档案服务。合并升格为学院后，五所中专学校的文书档案和学籍档案均交由校档案馆管理。根据1989年国家教育委员会6号令（《普通高等学校档案管理办法》，以下简称“6号令”）规定，高校档案馆应按规定向全校和社会开放档案。高校档案馆对社会开放档案有了一定的依据和义务。但“6号令”同时又规定，不具备成立档案馆条件的高校设立综合档案室，高校档案室所保存的档案，主要供本校利用。由于认识和条件的不同，高校基本上成立了档案，但许多高职院校多成立综合档案室。其实不管从馆藏数量还是档案工作，档案馆与档案室的服务性质是一样的，但就是这一字之差，高职院校档案的服务是否应像高校独立的档案馆那样面向社会提供档案服务就成了高职院校档案服务的疑问。

二、高职院校档案面向社会已有法令支持

2008年教育部27号令（《高等学校档案管理办法》，以下简称“27号令”）规定：高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。与“6号令”不同的是，“27号令”将公布档案的责任同时赋予档案馆与综合档案室，范围明显扩大，高校档案服务定位趋于合理。与此同时，伴随高职院校办学自主权的不断扩大，高职院校逐步成为独立的校内档案馆。但“27号令”用“公布档案”替代了“开放档案”，关键词的差异对档案服务也提出了不同的要求，对高校及高职院校的档案社会化服务带来不同的影响。

三、高职院校档案服务面向社会是社会的迫切要求

在日新月异的今天，高校的的展对社会的发展起着越来越大的作用。高校档案是高校师生的智慧之精华，合理被社会利用将起到不可估量的推动社会发展的作用。特别是高职院校课程与研究的设置多是根据当地的经济、文化、科技发展而设，所产生的研究成果更是针对性地对当地一些科学技术和经济文化的发展起着关键的指导作用，社会对高职院校档案的需求呼吁声越来越高。另一方面，高职院校尽可能充分地开放本校档案，提供本校档案的利用效益，也有助于扩大本校的社会影响，为本校发展赢得越来越优质的社会资源与社会环境，为高校实现办学的社会化与国际化营造良好的条件。因此，高职院校的档案服务均应在做好本校档案服务利用的同时，积极思考能满足社会对高职院校档案的需求，在一定程度上开放本馆档案，为学校和社会提供交流的渠道。

四、高职院校档案服务面向社会提升了档案文化建设

随着高职院校外聘实训教师与双师型人才的增多，越来越多的社会文化形成了高职院校特有的文化档案，之后的档案资源整理也是档案文化，因为档案工作的全部活动在一定意义上都可以归纳为对历史文化的记录保存加工和传播，其中的档案的传播的最主要表现形式就是档案的服务，在进行档案服务的同时也宣传了档案知识，使社会人员有了一定的档案观念，档案工作人员在服务的同时也向社会了解了档案加工保存服务的文化信息，档案服务提升了档案文化建设。

五、高职院校档案面向社会服务构想

高职院校管理信息化程度、档案工作发展现状的差异决定了不同高职院校在选择档案社会化服务策略时应有所不同。

（一）档案服务面向社会的程序

在档案信息服务方面，高职院校档案部门应积极借鉴社会各档案馆的经验，仔细分析社会对高职档案馆藏利用的内容和形式，设计符合本校特点的具有可操作性的服务流程、服务管理流程，摸索出一套适应高职院校特点的档案面各社会服务体系，从根本上提升高职院校档案服务质量。还可通过宣传海报和网络平台向师生及社会宣传本校档案面向社会服务的一些流程、程序等，既方便了利用者，也进行了一定的档案宣传。

（二）高职校档案面向社会服务的内容

根据利用内容的统计初步设计档案社会化服务内容是做好高职院校档案社会化服务的一大提升。根据“非转农”利用统计看来，一般社会需要为：毕业生录取名册、毕业证书号认证、入学时户口迁入及毕业时户口迁出证明；根据几年的利用统计分析来，社会利用除上述内容以外，还需要学籍材料、课程设置材料等,主要是为已毕业的学生出国之所用；还有一些校内的科技档案，可以在符合《档案法》和校内实际情况的情况下适可而止地开放。

（三）档案服务面向社会的形式

在信息化的今天，档案社会化服务的形式可谓多种多样，高职院校档案部门根据本校的情况理性地进行选择。除了传统的复印利用形式以外，高职院校档案部门也可尝试采取以下服务方式：

1.档案寄存服务:通过开展人事档案代存,为离校教工和没有落实就业单位的毕业生解除后顾之忧。从“非转农”利用看来，当时许多毕业生存在户口未能及时迁回原处，并且造成了大量人事档案的遗失，使这些毕业生不得不到处奔波找相关资料补办档案，造成了经济和精神上的损失。档案寄存服务可以有效解决这个问题，但毕业生档案量大且流动性大也给档案部门管理带来一定的难度。

2.远程服务:通过电话答疑、邮寄资料、网络服务等,尽可能地满足社会各方面的利用需求。在网络化时代，人们的诸多需求都是通过网络来实现的。档案事业的发展向来是与时俱过的，早在十多年前，档案工作的指导者们都已提出了档案数字化、信息化的要求。经过十多年的发展，越来越多的高校和高职校档案馆在档案数字化信息化的工作上已有长足的发展。馆藏档案已有技术有能向公众提供远程服务，档案服务部门也不应固守传统的工作方式与服务方式，应思考更好更新的方式提供档案服务，提升档案文化。我们高职院校的档案工作人员应该从政府的网络化办公、教育部门的网络化办公、图书的网络传播的影响看到档案网络化服务的前景，开展顺应网络化的人们的活动方式与心理诉求的档案网络社会服务。

在《档案法》修订中，立法理念是从以“保密是原则、公开是例外”为主转变到“以公开为原则、以不公开为例外”上来，可谓是顺应了时代和社会对档案利用的期盼，作为一名档案工作者，更应遵循法律，顺应形势，把新的理念和工作思路运用到档案服务工作中，为档案文化建设添砖加瓦。

[1]中华人民共和国教育部令第 27号.高等学校档案管理办法[S].2008-8-20.

[2]国家教育委员会令第6号.普通高等学校档案管理办法[S].1989-10-10.

[3]胡鸿杰.档案与文化[J].档案学通讯,2004(5):12—14.

[4]陈永生.档案利用现象的归纳与分析[J].档案学通讯，2004(6):28-31.

[5]叶小洋.高校基建档案为专业教学服务探析[J].办公室业务，2011(9):42.