秘书写作基本功训练“六字”诀

文/江苏省盐城市政府督查处 田夏

秘书的主要职责是参与政务、处理事务、提供服务，他们是连接决策者和执行者的关键环节。秘书工作中的一个重要任务就是从事大量的文字工作。向上请示报告工作，向下传达领导要求，对内沟通协调，对外搜集信息，都需要“写”来完成。从某个角度来讲，秘书的写作能力直接决定服务质量，而写作能力提高的关键在于写作基本功的训练。三年多的秘书工作让我逐渐悟到一些方法，写作基本功训练可用“听、记、读、说、写、改”六个字来概括。

“听”，首先要认真聆听领导讲话，深刻理解讲话精神，领会领导的工作思路、工作经验、具体要求，在写作中加以贯彻落实；其次是仔细听取各部门领导的汇报，了解各部门的基本情况、工作进展、存在问题和工作建议，并加以整理，给领导决策提供详实的第一手资料；再就是要认真听取办公室领导关于起草文件、报告的具体要求、思路，并加以记录，为自己的写作把控方向；最后要虚心倾听领导和同事们提出的写作建议和心得介绍，在日常工作中，善于与其他秘书沟通交流，汲取他们的写作经验。

“记”，就是做好各种会议记录、领导谈话记录，整理完善学习笔记。会议记录是对会议进行情况及会上发言和决议事项所作的原始记载,客观地反映了本单位实施集体领导决策的全过程，对今后的工作起着重要的参考、咨询和依据凭证作用，对起草文件、讲话稿起着非常重要的指导作用。对领导谈话的记录过程，也是体味领导思想、领会领导意图的过程，再要起草文件、讲话时，就能自如地从领导的视角去分析问题、解决问题了。整理笔记其实就是一个再学习，再提高的过程，要将近期主要工作的思路、措施、成效以及亟待落实的工作项目牢记在心，把各项主要经济指标完成情况、原因以及重要数据熟记于心，为起草文件和讲话储备科学客观的基础材料。

“读”，一是广泛阅读报刊杂志，及时收看各级电视台的新闻联播，从中了解和掌握国家的方针政策和地区落实方针政策的具体措施、做法、成效；二是认真阅读上级重要文件和各级领导的讲话，充分把握上级的有关政策要求，掌握本地区经济和社会各项工作的思路、重点及具体工作措施；三是仔细阅读部门领导的调查报告、情况反映和有关信息，深入了解掌握各部门的实际情况、存在问题、工作打算；四是坚持阅读秘书专业书籍和杂志，不断提高业务-素养和能力。

“说”，说话简练明达是对秘书口才的要求之一，也是秘书加强写作基本功训练的重要途径之一。首先“三思而后言”，俗话说:“会说话的想话说，不会说话的抢话说。”未曾开口，先想一想这个话该怎样说，怎么才能把主要意思表达清楚，这就像写文章时的“精心构思”；其次围绕中心，用尽量简洁的针对性强的语言，鲜明地表达自己的观点，切忌支支吾吾、拖泥带水，这就是文章写作时的“主题鲜明”；最后要注意分层表达,讲述的内容要条理化。请示问题、汇报工作按问题的性质与轻重缓急作适当的归类排列,避免眉毛胡子一把抓，颠三倒四、东拉西扯，这就如写文章时的“层次分明”。

“写”，就是起草文稿的过程，这是“六字”中关键。秘书写作，基本都是“受命”而作，因此必须遵循严格的程序进行:1.领会意图，拟定思路。动笔前需要认真听取领导的嘱托,务求准确地领会领导的意图,并以此为指向去思考问题，确定写作提纲，这是写作的关键。2.归类甄别，选定题材。在起草领导讲话、汇报材料、发言提纲时，虽然也有一定公文格式，但不是固定不变的，要根据会议要求、领导意图和实际工作需要而定，要注重内容的选取。总结工作时要客观真实、全面详细，要多用数字和事实说话；分析问题时要准确，要有针对性和前瞻性；部署任务时要符合实际，要有可操作性和科学性。3、综合梳理，组合文稿。对之前的准备工作一一进行梳理，形成一个立体的概念，就可以落笔了。这时需要注意的有两点，一是执笔者先要淡出自己个人的主体角色,尽量以组织的、领导的视觉和思维方式进入起草过程；二是文稿的语言虽然有别于文学创作，但同样需要生动形象，富有文采。适当运用名人名言、成语典故、谚语俗语和修辞手法，可以增强文章的表现力。同时，注重运用好“全面”与“部分”、“最好”与“一般”、“显著”与“稳步”等程度用语，切忌以偏盖全，失去准确性。

“改”，文章不厌百回改。我们常用的改稿方式有:1.朗读法。稿子刚刚成型时，一边朗诵一边改，不但可以改掉错字别字，理顺句子，精简词句，正确标点，加强修辞，还能注意文字的节奏音韵；稿子相对成熟时，不妨用“试一试”的方式，模仿用稿领导的习惯、口吻来读读稿子；用“想一想”的方式，站在听众的角度琢磨琢磨稿子。2.反复法。第一稿写成后，先放一放再从头修改，从谋篇布局，到选材立意，到遣词造句逐一推敲，然后再放一放，再改一改，如此反复就能精益求精；3.集思广益法。在写稿过程中，要充分听取领导、同仁的写作建议。初稿写成后要及时送给领导审阅，听取领导的修改意见，然后进行针对性的修改。经过这几个来回的修改，一篇令人满意的稿子就出炉了。

[1]蒋红波.秘书提高文字写作能力的“三要素”[J].办公室业务，2008(9).

[2]李秀芹.秘书要具有精深的语言文字功夫——胡乔木秘书思想研究之二[J].秘书之友，2007(4).

[3]朱炜.六年秘书悟“六字”[J].秘书,2002(1).