办公室工作质量管理策略分析

时间：2024-06-04

文/中国飞行试验研究院刘文佳陈鹏

办公室作为一个综合与全面的办事机构，是任何一个事业单位都不可或缺的重要组成部分。如今随着我国社会主义市场经济体制改革不断完善，办公室对促进企事业单位长远发展起着更为重要的作用，承担着监督指导、综合协调、管理服务等多重功能，因而，新形势下，办公室工作只有不断创新、与时俱进，才能发挥更大的作用。本文则基于此具体探讨办公室工作质量的管理。

一、现代办公室工作管理的作用

随着经济全球化和社会的不断发展，各级单位必须对内部管理工作进行必要的强化与规范，而办公室作为引导全局的职能机构，其工作质量的好坏对其他部门产生着直接的影响，总体来讲，办公室管理主要有以下几点作用。

（一）重要的参谋功能

现代办公室管理需要将各种工作信息及时传递到各个部门，提供有效地参考，并且办公室工作需要根据领导者的意见来对各种文稿进行处理，进行实际的调查等工作，同时也需要对重大事件提出有效地建议与意见，辅助单位领导完成重要的决策。

（二）重要的纽带作用

办公室是现代企事业单位中不同职能部门与员工之间的重要纽带，起着传达与沟通的重要作用，办公室处在领导者与基层的中间位置，因而可以对重要事件决策进行有效地调节与权衡，促进制定的决策能够同客观条件互相适应。

二、办公室工作管理中存在的问题

（一）缺乏创新观念

如今社会高速发展，信息技术的不断发展带来了人们生活与工作的变化，而办公室工作管理的内容与形式同样需要不断地更新，发挥其高层次与全方位的作用，但如今一些企事业单位办公室工作管理依然固守着“治人”的传统思想与方式，简单地指挥、控制与监督，导致办公室工作效率低下。

（二）服务管理水平待提升

服务管理水平的不足首先体现在服务对象不清，办公室人员服务对象包括领导与全体职工，而许多办公室干部认为只要将领导所交代的事情办完就行，没有主动了解基层职工的需求。并且在工作中过于被动，不会积极去思考一件事，有事情就做，没有事情就等着领导吩咐，从而造成了办公室工作效率与服务水平低。

（三）管理制度不完善

办公室管理工作没有明确的职责与目标规定，存在着诸多不规范的地方，造成了不必要的资源与时间的浪费，降低了工作效率，制度的不完善也导致了员工的工作目标的不明确，不清楚办公室工作应当如何做，做到什么程度，导致员工缺乏活力激情，毫无进取之心。

三、优化办公室工作质量管理的途径

现代企事业单位办公室管理工作，必须要坚持以人为本的理念，树立起良好的服务意思、大局意识、创新意识与学习意识等，不断提升工作质量与效率，现提出以下几点途径供参考。

（一）健全制度，规范管理

要完善办公室管理，提升办公室工作质量与效率，必须要建立起长足有效的管理制度规划，发挥管理功能，对部门与职员进行有效地约束，管理制度的制定需要结合单位的实际情况，将原则落实到各项规章细节当中，同时流程的建立需要引导与示范，在执行上要下功夫控制，做到一视同仁，形成规范，促进办公室工作凡事都有章可循，提升办事效率。

（二）以人为本，树立正确管理意识

办公室工作管理的主体为职工，因而其管理工作的优化与实施必须要始终坚持以人为本，利用人性化的管理模式促进员工积极参与，企事业单位需要时刻为员工着想，促进员工全身心地投入到工作当中，切实提升他们的主动性与积极性，从而为办公室各项工作的开展打好基础。同时，作为综合管理部门，办公室的工作目的需要同本企事业单位整体管理目标完全一致，服从于整体利益，因此，办公室工作人员必须要树立起全局意识，形成大局观，直接为实现管理目标而服务。

（三）把握基本原则，树立服务意识

办公室工作的基本原则需要包含准确性、高效性与保密性等特征，这些也是办公室员工必须遵守的基本原则，因而首先要促进员工把握工作的基本原则，要求办公室人员以一个严谨的态度，踏实认真去了解并完成自己的工作，进一步推进办公室工作的制度化与规范化。同时，办公室工作员工需要树立起牢固的服务意识，积极适应企事业单位内部与市场现状，转变观念，不断学习知识与技能，例如领导学、管理心理学、组织行为学等，提升自身的理论实践水平，在学习中实践，总结经验，制定完善的工作计划，严密部署，提高服务素质和管理水平。

（四）创新管理方法模式

办公室工作的性质与重要性决定其方法与思路必须要与时俱进，不断地推陈出新，企事业单位需要利用有效地管理方法来调动起员工的工作热情与主动性，利用新的思维模式为载体促进办公室工作的高效运行。例如将办公室管理同工作人员完成的各项工作任务有效地结合起来，以企事来单位整体办公速度和素质提升为推进点，促进办公室工作对企事业各项工作的保障作用，从而推进整体工作，促进办公室工作质量的提升。